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Personal

Ausbildungsplanung – Es muss nicht immer Excel sein!

,Lesezeit ca. 4 Minuten

Ausbildern ist er wohl bestens bekannt: der betriebliche Ausbildungsplan. Für viele eine Qual, nimmt seine Erstellung meist sehr viel Zeit in Anspruch und kostet Ausbildern und Ausbildungsverantwortlichen einige Nerven.

Doch Ausbildungsplanung kann auch einfach und schnell gelingen, wenn die fehleranfällige Zettelwirtschaft und unübersichtliche Excel-Tabellen durch digitale Anwendungen aus der Cloud ersetzt werden.

 

 

Der betriebliche Ausbildungsplan

Jedoch ist jeder Ausbildungsbetrieb im Rahmen eines geschlossenen Ausbildungsvertrags dazu verpflichtet, einen betrieblichen Ausbildungsplan zu erstellen. Der betriebliche Ausbildungsplan ist Voraussetzung für die Eintragung in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse bei der zuständigen Kammer, wie IHK oder HWK.

 

Dem betrieblichen Ausbildungsplan liegen die Ausbildungsordnung und der Ausbildungsrahmenplan des jeweiligen Lehrberufs zugrunde. Diese werden im betrieblichen Ausbildungsplan an die Gegebenheiten im jeweiligen Unternehmen angepasst.

 

Hier gilt es beispielsweise zu prüfen, welche Fachabteilungen an der Ausbildung mitwirken können, welche Lernziele wo erfüllt werden können und welche Kapazitäten jeweils zur Verfügung stehen. Es entsteht somit ein betrieblicher Ausbildungsplan, der bestens auf das Unternehmen sowie die Auszubildenden selbst angepasst ist.

Sachliche und zeitliche Gliederung der Ausbildung

Der betriebliche Ausbildungsplan umfasst die sachliche und zeitliche Gliederung der Ausbildung, also den genauen Ausbildungsverlauf. Dabei wird die Vermittlung der Ausbildungsinhalte und das Erlernen der benötigten fachlichen Kompetenzen in sachlicher und zeitlicher Hinsicht gegliedert.

 

Diese Gliederung erfolgt zum einen anhand der Ausbildungseinheiten, in denen bestimmte Kenntnisse und Fertigkeiten vermittelt werden (sachliche Gliederung). Zum anderen wird der Ausbildungsverlauf anhand zeitlicher Vorgaben, wie Anzahl der Ausbildungsjahre, Urlaubs- oder Berufsschulzeiten gegliedert (zeitliche Gliederung).

Ausbildungsplanung leicht gemacht – dank digitaler Unterstützung

Nun ist es für Ausbildungsbetriebe und insbesondere für die ausbildenden Personen eine umfangreiche und zeitaufwändige Aufgabe, die Ausbildungspläne zu erstellen. Bei kleinen Betrieben, mit wenigen Auszubildenden im selben Lehrberuf, mag eine manuelle Planung mit Post-its oder Excel machbar sein.

 

Aber bereits bei fünf Azubis wird die optimale Verteilung der Kapazitäten sowie die passende sachliche und zeitliche Gliederung der Ausbildung für jeden Auszubildenden sehr kompliziert, unübersichtlich und somit häufig fehleranfällig. Lernen die Azubis dazu noch verschiedene Ausbildungsberufe, wird die Planung um ein Vielfaches komplexer.

 

Natürlich ist eine Planung auch in Excel, Word oder anderen Programmen umsetzbar. Wäre es aber nicht einfacher, ein intelligentes Tool einzusetzen, das verfügbare Kapazitäten, Urlaubszeiten oder Berufsschultage direkt in die Planung mit einbezieht und Vorschläge für eine optimale Planung macht? Die Antwort ist hier wohl eindeutig.

 

Intelligente Anwendungen für die Ausbildungsplanung ermöglichen die optimale Verteilung der Kapazitäten sowie die Erstellung passgenauer individueller Ausbildungspläne für jeden Azubi. Durch verschiedene Vorschläge und das automatisierte Prüfen von Überschneidungen oder dem Aufzeigen von Planungsfehlern, gelingt die Ausbildungsplanung auch bei vielen Azubis in verschiedenen Lehrberufen so einfach, schnell und übersichtlich.

 

Nutzerfreundliche Oberflächen und eine mobile Verfügbarkeit der Anwendungen ermöglichen eine intuitive Bedienung und schaffen Transparenz – und das zeit- und ortsunabhängig auf dem mobilen Endgerät.

Warum die Cloud die optimale technische Grundlage bietet

Mit Einbettung in die SAP Cloud Platform wurde die Anwendung auf eine leistungsfähige und flexibel nutzbare, technische Basis gestellt. Dies erfolgt mit dem Gedanken, den professionellen Ansprüchen von Unternehmen an Verwaltung und Sicherheit nachzukommen.

 

Außerdem ermöglicht die Bereitstellung in der Cloud, dass unterschiedliche Anwender beispielsweise aus verschiedenen Standorten auf den selben Standard zugreifen können und Kapazitäten, die gemeinsam genutzt werden, auch im Verbund verwaltet werden können.

 

Zudem bietet die Cloud-Anwendung die Möglichkeit, jedem Nutzer die für ihn relevanten Daten anzuzeigen. So sieht der Ausbildungsplaner alle Auszubildenden eines Ausbildungsberufes, der Auszubildende selber aber nur die für ihn relevanten Inhalte.

Integration in das Personalmanagement-System spart noch mehr Zeit

Zukünftig soll die Anwendung außerdem in das zugrunde liegende Personalmanagement-System SAP HCM oder Success Factors integriert werden. Auf diese Weise können beispielsweise Urlaubsanträge, die vom Auszubildenden gestellt werden, direkt in die Planung mit einbezogen werden.

 

Abteilungen und die entsprechenden Ausbilder werden automatisiert in die Anwendung übertragen, sodass für die Planung stets die aktuellen Daten ohne zusätzlichen Pflegeaufwand zur Verfügung stehen.

 

Dadurch, dass die Anwendung auf dasselbe FIORI Frontend aufbaut, kann die Anwendung direkt in die Personalmanagement Oberfläche eingebaut werden und der Nutzer, sowohl der Ausbilder als auch der Auszubildende, hat keine Medienbrüche in seinem täglichen Arbeiten.

Claudio Endres

Als Produktmanager bin ich jeden Tag mit Kollegen aus unterschiedlichsten Abteilungen in Kontakt. Die größte Herausforderung ist es dabei, die verschiedenen Schwerpunkte, mit denen sich die Gesprächspartner auseinandersetzen, zu erkennen und in meiner täglichen Arbeit und der Kommunikation darauf einzugehen. In meinen Beiträgen versuche ich Themen aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten, um somit eine gemeinsame Grundlage aus unterschiedlichen Bereichen zu schaffen.

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