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#FISPersonal

Transparenz, Flexibilität und Sicherheit – Fragen und Antworten zum digitalen Berichtsheft

Sandra Gehrke, Senior Account Manager bei FIS, beantwortet im folgenden Interview die am häufigsten gestellten Fragen zum digitalen Berichtsheft. Dabei werden auch die bedeutendsten Anforderungen an moderne Softwarelösungen – Transparenz, Flexibilität und Sicherheit – in den Fokus gerückt.

Melanie Weißmüller (MW): Mittlerweile findet man sie zu nahezu jeder Thematik und kompatibel mit den verschiedensten Endgeräten: Apps. Doch die Idee für eine neue App muss erst geboren werden. Aus welchem Bedarf heraus entstand der Einfall zur App "FIS/Berichtsheft"?

 

Sandra Gehrke (SG): Das FIS/Berichtsheft wurde aus der eigenen Anforderung der Digitalisierung in unserer Ausbildung geboren. Hier hatten unsere Azubis "die Finger" mit im Spiel, indem Sie die Anforderung an ihr Ausbilderteam stellten. Um ihre erworbenen Fähigkeiten in der Programmierung zu zeigen, wurde die Entwicklung zurück in die Hände der Azubis gelegt.

MW: Wem würdest du die Nutzung des FIS/Berichtshefts empfehlen? Gibt es spezielle Zielgruppen oder einen Fokus auf beispielsweise eine bestimmte Branche oder Unternehmensgröße?

 

SG: Die Zielgruppe ist selbstverständlich jedes Ausbildungsunternehmen. Dabei spielt die Größe des Unternehmens keine Rolle.

MW: Ein wichtiger Faktor der heutigen Zeit ist Flexibilität. Wie flexibel lässt sich das FIS/Berichtsheft einsetzen?

 

SG: Sowohl der Azubi als auch der Ausbilder kann jederzeit und überall auf das FIS/Berichtsheft zugreifen. Die einzigen Voraussetzungen sind der Zugang zum Internet und ein funktionierender Browser.

Der Ursprung des digitalen Berichtshefts war ein Projekt unserer Azubis, das nach Aufgabenstellung der Ausbilder oder durch Eigeninitiative der Azubis stattfindet. Im Laufe der Zeit sind aber auch viele Funktionsumfänge von Ausbildern eingeflossen. Dementsprechend ist unsere Lösung sowohl "von Azubis für Azubis" als auch "von Ausbildern für Ausbilder" gedacht.

Sandra Gehrke verantwortet das digitale Berichtsheft vertriebsseitig

MW: Durch den flexiblen Zugriff auf die Berichtsheft-App kommt das Stichwort "Transparenz" ins Spiel. Inwiefern wird die Transparenz für alle Beteiligten erhöht, was den Status des Berichts und die Noten angeht?

 

SG: Transparenz ist in diesem Fall für alle notwendig. Der Azubi sieht immer und zu jeder Zeit den aktuellen Status seiner abgegebenen Berichte und hat ebenfalls eine gute Übersicht über seine schulischen Leistungen. Die Notenübersicht gibt aber auch dem Ausbilder einen umfassenden Überblick über seine Auszubildenden. Hierbei kann der Ausbilder alle Filter so setzen, dass er optimal – in Abhängigkeit von seinen jeweiligen Anforderungen – alle Daten im Fokus hat. Dies ist natürlich bei der Berichtsübersicht genauso. Dem Ausbilder wir dort ermöglicht, mit einem Blick zu erfassen, welcher Azubi wie viele offene oder bereits angefangene Berichte hat, sodass er gegebenenfalls Benachrichtigungen an die Auszubildenden über das Nachrichtencenter senden kann.

MW: Um eine derartige Flexibilität und Transparenz zu gewährleisten, befinden sich alle Berichtsheft relevanten Daten voraussichtlich zentral in einer Cloud. Wie sicher sind die gespeicherten Daten dort? Ist die App darüber hinaus SAP-zertifiziert?

 

SG: Die Daten "liegen" in der SAP Cloud Platform. Diese Plattform wird durch den Betreiber gemanagt und immer mit den aktuellen Sicherheitsupdates versehen. Die Daten sind also absolut sicher und datenschutzkonform aufbewahrt. Dies hat uns SAP auch mit der Zertifizierung bestätigt.

MW: Abschließend noch eine Frage im Hinblick auf die Abschlussprüfung und die für die Ausbildung zuständigen Kammern: Wie hoch ist die Akzeptanz des FIS/Berichtshefts bei IHK und HWK, beziehungsweise wie können die erzeugten Berichte für die Prüfungszulassung eingereicht werden?

 

SG: Die Akzeptanz der IHK und HWK ist sehr hoch. Nicht ohne Grund haben wir von Anfang an intensiv mit unserer zuständigen IHK zusammengearbeitet. Die Kammern befinden sich ebenfalls im Wandel und öffnen sich immer mehr der Digitalisierung. Es war uns extrem wichtig, diesen Schritt gemeinsam zu gehen und das haben wir dann auch getan.

Melanie Weißmüller

Als Assistenz zur Leitung der Business Unit SAP, Technischer Großhandel und Industrie, wirke ich bei der Bearbeitung und Steuerung unterschiedlichster Prozesse mit und unterstütze beim Informationsaustausch zwischen den Fachabteilungen und der Führungsebene. In meinen Beiträgen berichte ich über deren Sachverhalte sowie zu Neuigkeiten hinsichtlich des Produkt- und Leistungsportfolios.

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