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E-Invoicing mit SAP für effiziente Rechnungs-Prozesse

E-Invoicing und Automatisierung im Finanzwesen gewinnen zunehmend an Bedeutung – nicht zuletzt durch die aktuellen Vorschriften des Gesetzgebers. Unternehmen sollten das E-Invoicing jedoch nicht als reine Pflichterfüllung gesetzlicher Anforderungen sehen. Denn die elektronische Verarbeitung bietet enorme Chancen zur Automatisierung und Erhöhung der Transparenz in den Rechnungsprozessen

Mit der SAP-Optimierung FIS/eInvoicing verarbeiten Sie Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen schnell und digital direkt in SAP. Die Software-Anwendung unterstützt Sie bei der Kommunikation mit Behörden und Geschäftspartnern beim Austausch von strukturierten, elektronischen Rechnungen.

Automatisierung und Digitalisierung als Chance nutzen

Durch elektronische Business-Prozesse werden manuell aufwendige Aufgaben im Finanz- und Rechnungswesen effizient und nachhaltig abgewickelt. Rechnungen werden nicht analog per Post oder Fax versendet und durch die Abteilungen gereicht, sondern in strukturierter Form als digitaler Beleg übermittelt und verarbeitet. Durch die papierlose Kommunikation erzielen Sie schnellere Durchlaufzeiten und können zum Beispiel Skonti effektiver nutzen. Zudem vermeiden Sie Eingabe-Fehler, die bei der manuellen Erfassung der Rechnungsdaten entstehen können. Alle benötigten Informationen sind stets verfügbar und werden korrekt übermittelt. 

E-Invoicing mit der FIS-Gruppe – Das sagen unsere Kunden

Bei der Entscheidung für FIS war nicht nur die Funktionalität ausschlaggebend, sondern wir wollten eine zukunftsfähige Plattform, die keine Stand-alone-Lösung ist.
Christine Wolfrum, Leitung Finanzen, Rechnungswesen und Controlling

Ihr Nutzen durch E-Invoicing mit FIS

  • Kosteneinsparungen und Nachhaltigkeit: bis zu 80 % Kostenersparnis im Vergleich zum papierbasierten Rechnungsprozess, u. a. durch Einsparung von Verwaltungs- und Portokosten 
  • Höhere Skontoerträge und verbesserte Liquidität: lange Versandwege entfallen, Rechnungen werden schneller bezahlt 
  • Zeitersparnis durch Automatisierung: schnelle Verarbeitung von Massendaten, verkürzte Durchlaufzeiten von SAP-Rechnungen
  • Hohe Datenqualität: Vermeidung manueller Eingabefehler, Daten stehen in Echtzeit im ERP-System zur Verfügung 
  • Vollständig integrierte End-to-End-Prozesse: automatisches Anstoßen von Folge-Aktivitäten, z. B. Freigabe oder Zahlung 
  • Steigerung der Prozesstransparenz: alle Informationen liegen im SAP-System vor, Überblick über den aktuellen Stand jeder Rechnung
  • Erfüllung gesetzlicher Anforderungen: Compliance-Anforderungen, automatische Fristenwahrung (z. B. Aufbewahrungs- und Löschfrist) 
  • Umsetzung internationaler Rechnungsstandards: XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, FatturaPA uvm.
  • Durchgängiger Finanzprozess zwischen allen Beteiligten: eine übersichtliche Oberfläche für alle Rechnungsformate und Kommunikationswege – auch für PDF-Rechnungen 

Digitale Rechnungsverarbeitung Mit FIS/eInvoicing

Die FIS-Software für das Rechnungsmanagement ermöglicht eine unkomplizierte Erstellung und voll automatisierte Übermittlung von E-Rechnungen. Damit erfüllen Sie zuverlässig die rechtlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung – und das ganz ohne eigenen Entwicklungsaufwand. 

Dabei ist es vollkommen egal, um welches Format und welchen Übertragungsweg es sich handelt: ob klassisches EDI (Electronic Data Interchange), Rechnungsformate wie XRechnung, Factur-X, ZUGFeRD und InvoicePA/FatturaPA oder die Kommunikation via E-Mail oder PEPPOL-Plattform. Selbst Papier-Rechnungen können verarbeitet werden: Die OCR-Erkennungssoftware von FIS digitalisiert die relevanten Daten und übersetzt sie in das benötigte Format. 

Mit der entsprechenden SAP-Lösung sowie der Optimierung FIS/eInvoicing, nutzt der Anwender für die Beleg-Bearbeitung jeweils nur eine einzige zentrale Oberfläche für den Rechnungseingang bzw. -ausgang. Dabei spielt es bei der Bearbeitung keine Rolle, über welchen Kanal und in welchem Format der Beleg empfangen bzw. versendet wird. Auch bei der Pflege und Zuordnung von Zieladressen, wie beispielsweise E-Mail-Adressen, profitiert der Anwender von einem einheitlichen Vorgehen.

Individuelle Anforderungen können mit der FIS-Software berücksichtigt und in das System implementiert werden. Auch die Integration in die SAP Standardprozesse ist nahtlos möglich. Zusätzlich kann der Rechnungsprozess durch KI & Maschinelles Lernen weiter automatisiert werden. Beispielsweise werden FI-Rechnungen eigenständig klassifiziert und kontiert, der verantwortliche Genehmiger gefunden sowie der Freigabe-Prozess angestoßen. 

Eingangsrechnungen digitalisiert verarbeiten – Procure-To-Pay-Prozess

Automatisierte Rechnungsstellung – Order-To-Cash-Prozess

Die häufigsten Fragen zu E-Invoicing

E-Invoicing ist der englische Begriff für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen im Unternehmen, sowohl im Rechnungseingang als auch -ausgang. Statt auf Papier werden Rechnungen digital als elektronisches Dokument versendet, beispielsweise als PDF-Dokument oder als standardisierte XRechnung.

Laut EU-Richtlinie 2014/55/EU muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Zudem muss das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglichen.

XRechnung ist ein deutscher Standard zur elektronischen Übermittlung von Rechnungsdaten. Seit November 2020 müssen alle Rechnungen ab 1.000 € an deutsche Bundesbehörden in diesem elektronischen Format übermittelt werden.

Die Spezifikation zur XRechnung beschreibt ein strukturiertes XML-Datenformat und definiert damit, wie die Rechnungsdaten technisch übergeben werden müssen. Das Rechnungsdokument an sich, ist nur sehr schwierig vom Sachbearbeiter lesbar, kann aber durch eine ebenfalls im Standard verfügbare XSLT visualisiert werden. Das Format ist besonders geeignet, wenn die Rechnungsempfänger überwiegend öffentliche Auftraggeber wie deutsche Behörden sind.

Um XRechnungen empfangen und automatisiert senden zu können, sind einige ERP-Anpassungen nötig. Gesetzliche Vorgaben müssen dabei beachtet werden sowie länderspezifische XML-Formate für den internationalen Rechnungsverkehr. Verschiedene Tools, wie beispielsweise die Software-Lösung FIS/eInvoicing, bereiten das SAP ERP für den Versand / den Empfang vor, formatieren die Rechnungsdaten aus dem SAP-spezifischen Format in das XRechnung-Format (und umgekehrt) und handeln den Datenverkehr über Import- oder Export-Schnittstellen.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat aus Deutschland, das aus einer visuellen PDF-Darstellung (konkret im PDF/A-3 Standard) und einer maschinenlesbaren XML-Datei besteht. Basierend auf der XML-Datei im speziellen ZUGFeRD-Format ist eine voll automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung möglich. ZUGFeRD-Rechnungen finden häufig Verwendung im Großhandel.

Factur-X ist das französische Pendant zum deutschen ZUGFeRD in der Version 2.0.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist eine Plattform für den weltweiten Austausch von elektronischen Dokumenten, wie z. B. XRechnungen. Alle Behörden sind verpflichtet, Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk zu akzeptieren. Besonders gut geeignet ist dieser Übertragungsweg, wenn regelmäßig Rechnungen an öffentliche Behörden gestellt werden.

Die Daten werden über einen zertifizierten Zugangspunkt (PEPPOL Access Point) versendet oder empfangen. Im PEPPOL-Netzwerk sind Details wie Lieferadressen und verwendete Dokumententypen hinterlegt. So können die Dokumente zwischen den Geschäftspartnern gezielt und vollautomatisiert ausgetauscht werden.

Je nachdem, welche Formate angestrebt werden und ob die Digitalisierung der Ein- und Ausgangsrechnungen im Unternehmen auf das Inland begrenzt, oder auch im Ausland eingesetzt werden soll, variiert die Implementierungszeit.

Um den genauen Implementierungsaufwand für die Optimierung der SAP-Software durch FIS abschätzen zu können, wird zuerst ein Workshop durchgeführt. Dabei wird die genaue Zielsetzung ermittelt und der zeitliche Rahmen abgestimmt.

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Höhere Prozesseffizienz durch SAP-Optimierungen von FIS

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Raphael Zundel
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