Personalstammdaten, Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft – Sicherheit und Effizienz in SAP HCM mit FIS/hrd

Sicherheit und Zuverlässigkeit stehen in den HR-Kernfunktionen, wie Personalabrechnung und Zeitwirtschaft, an erster Stelle. Die Herausforderung liegt in der Abhängigkeit von unzähligen Einflüssen. Darunter gesetzliche Änderungen, neue tarifliche Grundlagen oder individuelle Betriebsvereinbarungen. Zeitkritische Anpassungen, wie das Kurzarbeitergeld, wirken sich unmittelbar auf die Entgeltabrechnung aus. Neue Arbeitsmodelle, wie das Homeoffice und hybrides Arbeiten, beeinflussen unter anderem die Zeitwirtschaft.

Schon kleine Änderungen, können weitreichende Auswirkungen im SAP HCM-System haben. Mit passgenauen Optimierungen entlasten Sie die Verantwortlichen in der Personalabteilung und der IT in Ihrem Unternehmen. Zudem lassen sich Anforderungen in Bezug auf Revisionssicherheit und Datenschutz einfach umsetzen.

Diese Kunden sind bereits von unserer SAP-Expertise im Bereich Personalwesen überzeugt:

Datenschutz und Revisionssicherheit in SAP HCM DIE FIS/hrd-WERKZEUGE

Die Tools der FIS/hrd-Produktfamilie unterstützen SAP HCM-Anwender und erleichtern die tägliche Arbeit im Personalwesen und der HR-IT. Die HR-Kernfunktionen, wie Entgeltabrechnung oder Zeitwirtschaft, werden effizient, transparent und datenschutzkonform gestaltet.

Der FIS/hrd Schemen- und Regeln-Analyzer (SRA) ermöglicht die revisionssichere Entwicklung von Schemen, Regeln und Customizing in SAP HCM-Systemen. Mithilfe des Werkzeugs stellen Sie die Nachvollziehbarkeit von Änderungen sicher und profitieren von effizienten Prozessen, unter anderem in der SAP HCM Zeitwirtschaft und der Entgeltabrechnung – von Vergleichen zur Fehleranalyse, über die Abgleichsunterstützung beim Einspielen von Support-Packages bis hin zur transparenten Dokumentation direkt im HCM-System.  

Das Kopier- und Vergleichstool FIS/hrd CCC stellt umfassende Funktionen für Tests, Kopien, Vergleiche oder Migrationen zur Verfügung. Mithilfe des Werkzeugs reduzieren Sie Zeitaufwände und optimieren den Umgang mit Ihren Personalstammdaten – der Schutz der sensiblen Daten hat dabei Priorität.

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Datenschutz und Revisionssicherheit für SAP HCM – Das sagen unsere Kunden

Ihr Nutzen DURCH FIS/hrd

Schemen und Regeln-Analyzer FIS/hrd SRA

• Nachvollziehbarkeit der Änderungen an Schemen, Regeln und Tabellen erhöht die Revisionssicherheit
• Reduzierte Fehlerquote sowie schnelle Fehlersuche und -behebung
• Zeitersparnis beim Abgleich von HCM-Support-Packages, Entwicklungsständen und Systemdifferenzen
• Einfaches und effizientes Management komplexer HCM-Systeme
• Leichte Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Geringere Ausfallrisiken in der Entgeltabrechnung und Zeitauswertung
• Minimaler Aufwand bei FIS/hrd-Versions-Upgrades aufgrund modifikationsfreier Entwicklung im eigenen Namensraum

Kopier- und Vergleichstool FIS/hrd CCC

• Wegfall von System- und Mandantenkopien
• Schnelle Verfügbarkeit hochwertiger Testdaten
• Verbesserte Testqualität bei gleichzeitiger Zeitersparnis
• Optimierte Wartungsprozesse, insbes. durch Massendatentests
• Schutz sensibler Daten, wie Lohn- und Gehaltsdaten, vor unberechtigten Zugriffen
• Umfassende Anonymisierung unter Beibehaltung der Testdatenrelevanz
• Flexible Anpassung an individuelle Anforderungen, da über eigenes Customizing konfigurierbar
• Unterstützung bei Migrationen
• Minimaler Aufwand bei FIS/hrd-Versions-Upgrades aufgrund modifikationsfreier Entwicklung im eigenen Namensraum

Der FIS/hrd Schemen- und Regeln-Analyzer (SRA) Nachvollziehbarkeit & Revisionssicherheit

Im HCM-Umfeld kommt es besonders häufig zu Entwicklungsprozessen in laufenden IT-Systemen. Doch jede Änderung im Customizing wirkt sich auf die Abläufe und Ergebnisse in der Personalabrechnung und Zeitwirtschaft aus – bereits kleine Änderungen können große Auswirkungen haben. Bei Anfragen von Revisionen oder Fachabteilungen zum Stand des Customizings zu einem bestimmten Zeitpunkt, sind korrekte Auskünfte nicht gesichert.

FIS/hrd SRA gewährleistet eine nachvollziehbare und revisionssichere Entwicklung der HR-Kernprozesse, wie Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft. Denn mit Hilfe des Werkzeugs können Abrechnungsschemen und -regeln, aber auch alle anderen Tabellen-Ausschnitte, versioniert werden. So behalten Sie jederzeit den Überblick und können Deltas der ursprünglichen Versionen, auch über Systemgrenzen hinweg, schnell und einfach ermitteln – und das auch ohne großes IT-Know-how. Durch die Versionierung lassen sich Fehlerquellen in der Personalabrechnung zuverlässig identifizieren und beheben.

Die Operational Relevance Check-Komponente (ORC) von FIS/hrd SRA ermöglicht die umfassende Relevanzprüfung Ihrer Daten in ERP-Systemen. Die Relevanz von Schemen, Regeln und Code-Passagen wird automatisiert geprüft. Veraltete oder nicht genutzte Daten werden identifiziert und können anschließend einfach bereinigt werden. Somit wird das ERP-System schlank gehalten. Die ORC-Komponente ist vollständig in den FIS/hrd Schemen- und Regeln-Analyzer integriert.

Die wichtigsten Funktionalitäten von FIS/hrd SRA:

• Versionieren von Schemen und Regeln sowie Customizing-Tabellen
• Revisionssichere Dokumentation von Änderungen direkt im System, ergänzt durch Notizfunktion
• Abgleichsunterstützung beim Einspielen von HCM-Support-Packages
• Vergleich zwischen Ständen und Systemen zur Unterstützung bei Analyse, Wartung und Pflege, insbesondere zur Fehlersuche und -behebung
• Operational-Relevance-Check-Komponente (OCR) zur betrieblichen Relevanzprüfung der Daten

Auf einen Klick – FIS/hrd SRA IM EINSATZ

Qualität und Sicherheit für die HR-Kernfunktionen – Erfahrungsbericht thyssenkrupp Rasselstein GmbH

Das FIS/hrd Kopier- und Vergleichstool (CCC) Sicherer Umgang mit Personaldaten

Sensible Personaldaten erfordern höchsten Schutz: Profitieren Sie von anonymisierten Mitarbeiterdaten und gewährleisten rundum zuverlässigen Schutz vor unbefugten Zugriffen. Mit dem Kopier- und Vergleichswerkzeug FIS/hrd CCC wird die Umsetzung der EU-DSGVO erleichtert und der sichere Umgang mit sensiblen HR-Daten gewährleistet.

Umfassende Analyse- und Vergleichsfunktionen sorgen für Zeitersparnis und effiziente Abläufe bei Tests, Analysen oder Systemmigrationen. Daten können aus Sicht einzelner Mitarbeiter oder über Abteilungen hinweg analysiert werden. Tests und Massenvergleiche führen Sie einfach und schnell durch. Auch das Klonen von Personaldaten für Testzwecke ist möglich. Somit lässt sich in kürzester Zeit der benötigte Testdaten-Bestand aufbauen, ohne dass das Produktivsystem davon betroffen ist. Mitarbeiterdaten werden für Tests, Analysen oder Schulungen zuverlässig anonymisiert.

FIS/hrd CCC schützt sensible Daten durch zusätzliche Berechtigungen und Verschlüsselung zuverlässig vor unbefugten Zugriffen – weit über das reguläre SAP-Berechtigungswesen hinaus.

Die wichtigsten Funktionalitäten von FIS/hrd CCC:

• Einfaches Kopieren von HCM-Daten aus dem Produktiv-System in die vorgelagerten Systeme
• Vergleichsfunktionalität zur Durchführung von Vorher-Nachher-Analysen
• Klonen von Objekten, z. B. für Testzwecke
• Korrekturen bereits im Entwicklungssystem durchführbar
• Vergleichsfunktionalität, u. a. zur Unterstützung beim Einspielen von Support-Packages und bei Ergebnisprüfungen
• Umfangreiche Anonymisierungsoptionen, auch individuell konfigurierbar
• Zusätzliche Verschlüsselung sensibler Daten, weit über das reguläre Berechtigungswesen hinaus
• Konvertierungsoptionen für Zusammenführungen, Auskopplungen oder Reengineering von Systemen
• Dateninformations-Komponente (DIA) zur Ermittlung personenbezogener Einträge auf Tabellen- und Feld-Ebene

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Datenschutz und Datensicherheit – mit SAP ILM

Personenbezogene Daten in SAP ERP und SAP S/4HANA effizient und zuverlässig zu sperren, löschen und zu archivieren ist überaus komplex – vor allem in einem System mit kundenindividuellen Erweiterungen. Nicht nur der Datenbestand im produktiv genutzten SAP-System, sondern auch in Test- oder Qualitätssicherungssystemen muss betrachtet werden.

SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) wurde zur Aufbewahrung, Sperrung und Löschung von Daten und Dokumenten in Ihrem SAP-System entwickelt. Durch ILM kann der Lebenszyklus von SAP-Daten mithilfe von Regeln automatisiert verwaltet werden. Das Tool wird von SAP als unterstützende Maßnahme zur EU-DSGVO empfohlen.

SAP ILM hilft bei der Lebenszyklusverwaltung der in SAP hinterlegten Informationen durch Information Retention Management Funktionen:

• ILM-Regeln festlegen: Sie können selbstständig ILM-Regeln, z. B. Aufbewahrungsregeln und -zeiträume definieren, um die gesetzlichen Vorgaben in SAP korrekt abbilden und diese Vorschriften sowohl auf produktive als auch bereits archivierte Daten anzuwenden. Entsprechend dieser Vorgaben und Prozesse können die Daten automatisiert archiviert werden.
• Sperren von Daten: Daten können gegen vorzeitiges Löschen gesperrt werden, beispielsweise, wenn diese für Rechtsfälle relevant sind oder wenn sie gegen Zugriffe bestimmter SAP-Anwender bzw. Mitarbeiter blockiert werden sollen.
• Löschung von Daten: Unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben oder rechtsbedingter Sperrung lassen sich Daten regelkonform löschen.

Die Archivierung Ihrer Daten erfolgt auf einem ILM-zertifizierten WebDAV-Server, um die Unveränderbarkeit der personenbezogenen Daten zu garantieren und vorzeitiges Vernichten zu verhindern.

Durch die Kombination von SAP ILM mit der DIA-Komponente von FIS/hrd CCC sind Sie optimal für die Umsetzung der Anforderungen der EU-DSGVO aufgestellt.

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