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Eingangsrechnungen in SAP verarbeitenAUTOMATISIERT UND EFFIZIENT GESTALTET MIT FIS/edc

Eingangsrechnungen in SAP verarbeitenAUTOMATISIERT UND EFFIZIENT GESTALTET MIT FIS/edc

Im Finanz- und Rechnungswesen gehen täglich unzählige Rechnungsbelege über verschiedenste Kanäle ein – ob PDF, EDI, XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X oder FatturaPA. Das führt zu hohem Aufwand, langen Durchlaufzeiten, Intransparenz und Fehlern bei der Kontierung und Verbuchung der Rechnungen. Mit FIS gehört die manuelle Rechnungsverarbeitung der Vergangenheit an: Automatisierte Prozesse, transparente Freigabeworkflows und smarte Machine-Learning Anwendungen bringen Ihren Rechnungseingang auf das nächste Level.

Diese Kunden sind bereits von unserer Expertise im Bereich FIS/edc überzeugt:

Eingangsrechnungen vollständig digital empfangen und verarbeiten

Mit dem Rechnungseingangsmonitor von FIS/edc, den SAP-Optimierungen FIS/eInovicing und FIS/fci, sowie der Lösung SAP DRC lassen sich eingehende Rechnungsbelege digital, vollautomatisiert und den länderspezifischen Anforderungen entsprechend, in einem durchgängigen Procure-to-Pay-Prozess verarbeiten. Unabhängig vom Kanal, über den der Beleg eingeht, wird automatisiert ein Stammdatenabgleich sowie eine erste Rechnungsprüfung, inklusive sachlicher Prüfung durchgeführt. Kann die Eingangsrechnung einer Bestellung zugeordnet werden, erfolgt direkt die Dunkelbuchung. Dabei lassen sich No-touch-Quoten von bis zu 90 Prozent erzielen. Das verkürzt die Durchlaufzeiten deutlich, entlastet die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung und verhindert manuelle Eingabefehler. 

Ist eine Nachbearbeitung oder eine Freigabe notwendig, kann dies durch smarte Workflows gesteuert werden. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Form von Machine Learning Anwendungen zur automatisierten Zuordnung von Eingangsrechnungen schafft zusätzliche Einsparpotenziale. Mit FIS/edc, FIS/fci und FIS/eInvoicing schaffen Sie durchgängig digitalisierte Prozesse im Rechnungseingang. 

Ihr Nutzen DURCH FIS/edc IM RECHNUNGSEINGANG

  • Zeiteinsparung und Senkung der Fehlerquote durch hohen Automatisierungsgrad  
  • Verbessertes Liquiditätsmanagement durch maximale Ausschöpfung von Skonto 
  • Rechnungsverarbeitung für verschiedene Kanäle und Formate – einschließlich internationaler Formate, wie XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, FatturaPA uvm. 
  • Erfüllung der meisten länderspezifischen Anforderungen 
  • Tiefe Integration der Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP und hohe Kompatibilität mit anderen System-Komponenten 
  • Ortsunabhängige Genehmigungen durch mobile Freigaben  
  • Strukturierte Historie zur schnelleren Analyse und vollständige Nachvollziehbarkeit der aktuellen Bearbeitungsstände von Rechnungen  
  • Verfügbarkeit für zahlreiche Länder und Sprachen 
  • Automatischer Abgleich beim Eingang von Zahlungsavisen mit offenen Debitor- oder Kreditor-Posten 

Optimierte SAP-Rechnungsverarbeitung IM FINANZ- UND RECHNUNGSWESEN

Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen in FIS/edc ist nahtlos in den Gesamtprozess Purchase-to-Pay integriert. Durch sie wird eine stufenweise Erhöhung des Automatisierungsgrads der Rechnungsverarbeitung in SAP erreicht. Im Finanzwesen gehen Rechnungen per PDF, in Papierform oder als elektronische Rechnung ein. 

Das automatische Verarbeiten von Eingangsrechnungen in Papierform oder PDF wird mithilfe von OCR-Dokumentenerkennung durchgeführt, wobei exzellente Erkennungsraten erzielt werden. Außerdem unterstützt die Software elektronische Belege und Rechnungen, wie z. B. EDI, ZUGFeRD oder XRechnung. Nach dem Einlesen der Dokumente findet eine automatische Zuordnung zu den vorhandenen Datensätzen im SAP-System statt. 

Unsere FIS-Software bietet einen automatischen Abgleich von Eingangsrechnungen mit den entsprechenden Bestellungen, was zu höchster Effizienz führt. Sollte kein Match zwischen den beiden Belegen vorliegen, ermöglicht unsere Software eine einfache nachträgliche Prüfung der Rechnung oder die Nutzung eines Workflows zur Ergänzung fehlender Informationen. Durch interne Belegzuordnungen, Positionsabgleiche und Datenanreicherungen kann eine direkte Verbuchung der Rechnungen in SAP erfolgen. Elektronische Rechnungen können optional als visualisiertes PDF revisionssicher gespeichert werden. 

  

Das angebundene Genehmigungsverfahren rundet die Möglichkeiten einer automatisierten Rechnungsprüfung ab. Dieser Workflow ermöglicht die komplett papierlose Freigabe, sorgt für einen entsprechenden Durchfluss der Rechnung und erhöht die Transparenz für das Management. Nach Durchlaufen des Freigabe-Workflows kann die Rechnung buchhaltungsbezogen weiterverarbeitet werden (Buchung, Kontierung und Bezahlung). 

Praktisch: Mobile Rechnungsfreigabe per App   

Mittels einer mobilen App, basierend auf SAP Fiori, können Genehmigungsanfragen in FIS/edc im Zusammenhang mit kreditorischen Belegen in SAP – d. h. Prozesse wie Prüfung, Genehmigung, Ablehnung, Kommentierung, Weiterleitung und Kontierung von Eingangsrechnungen – jederzeit, an jedem Ort und ohne lange Liegezeiten mobil ausgeführt werden. Ganz unabhängig davon, um welche Art von Rechnung (FI-Rechnung ohne Bestellbezug, MM-Rechnung mit Bestellbezug) es sich handelt.

Künstliche Intelligenz im Finanzwesen – INTELLIGENTE VERARBEITUNG VON BELEGEN

Bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung gibt es Arbeitsschritte, die auch weiterhin manuell durchgeführt werden müssen. Rechnungen im Arbeitsvorrat des Sachbearbeiters müssen unter anderem gesichtet, kontiert und zur Freigabe an den richtigen Genehmiger weitergeleitet werden. Diese Prozesse können mithilfe von Machine Learning Anwendungen automatisiert werden.  

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) bringt den Wandel für Ihre FI-Prozesse. FIS hat im Bereich Finanz- und Rechnungswesen einen effizienten Anwendungsfall mit Machine Learning entwickelt. Die Technologie bietet vor allem dann große Vorteile, wenn Prozesse automatisiert werden sollen, zu denen es keine allgemeingültigen Regeln gibt – wenn also klassisches Customizing nicht ausreicht.  

Die intelligente Kontierungs- und Genehmigerfindung von FIS nutzt die Technologie zur selbstständigen Klassifizierung von FI-Rechnungen und baut ein automatisches Kontierungssystem auf. Abschließend findet sie mithilfe der KI den zuständigen Genehmiger und sendet die Rechnung automatisiert zur Freigabe. 

Mit dieser smarten Lösung für die Rechnungseingangsverarbeitung werden unter anderem Ihre Mitarbeiter entlastet, manuelle Bearbeitungsfehler vermieden und Vorgänge im Rechnungseingang transparenter. 

E-Invoicing mit SAP EINGANGSRECHNUNGEN DIGITALISIERT VERARBEITEN

E-Invoicing im Finanzwesen bieten enorme Chancen zur Automatisierung und Erhöhung der Transparenz in den Rechnungsprozessen. Beschleunigen Sie die Durchlaufzeiten Ihrer Rechnungen, machen Sie Bearbeitungsstände transparenter und erzielen Sie vollautomatisierte SAP-Rechnungsprozesse im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen.

Oft hilft schon der automatisierte Abgleich von Teilinformationen, um den Prozess zu beschleunigen. Beispielsweise werden wichtige Rechnungsmerkmale ausgelesen, Rechnungen formal und rechnerisch geprüft oder mit den SAP-Stammdaten abgeglichen. Selbst ein einfacher Freigabe-Workflow, der die automatische Zuweisung der Rechnung an den Freigebenden ermöglicht, kann das Tagesgeschäft erheblich erleichtern – sogar bei niedrigem Rechnungsaufkommen. 

Das Lösungspaket von FIS übernimmt beim Rechnungseingang den Abgleich mit den vorliegenden Bestellungen im ERP-System und steuert die Prüfung und Freigabe – völlig unabhängig vom Rechnungsformat. Dadurch beschleunigen Sie die Durchlaufzeiten Ihrer Rechnungen und machen Bearbeitungsstände transparenter. Je nach Rechnungsformat erfolgt die Aufbereitung in ein für den Nutzer lesbares Format (Visualisierung). 

Durch die nahtlose Integration in den FIS/edc Rechnungseingangsmonitor, kann der Sachbearbeiter im Unternehmen die Rechnungsprüfung für elektronisch übermittelte Dokumente auf gleichem Wege durchführen, wie er es vom papierbeleg-fokussierten Vorgang bereits kennt. So realisieren Sie einen durchgängigen und abgeschlossenen Prozess im Rechnungseingang. 

Interessante Downloads ZU FIS/edc

Dokumentenprozesse mit FIS – das sagen unsere Kunden

Die ifm-Unternehmensgruppe suchte nach einer Lösung, die das Rechnungswesen automatisiert. Mit dem FIS/edc Rechnungseingangsmonitor wurden die Buchhaltungsprozesse harmonisiert und ein standardisierte Freigabeprozesse eingeführt. Dadurch wird die Qualität und Effizienz der Buchhaltung erhöht und die Mitarbeiter entlastet.
Karsten Reinert, Gruppenleiter Projects Accounting, ifm group services gmbh
„Bei der Entscheidung für FIS war nicht nur die Funktionalität ausschlaggebend, sondern wir wollten eine zukunftsfähige Plattform, die keine Stand-alone-Lösung ist.“
Christine Wolfrum, Leitung Finanzen, Rechnungswesen und Controlling

Hohe Qualitätsstandards – Unsere Produkte sind zertifiziert

Häufige Fragen zu FIS/edc

FIS/edc ist eine SAP-Optimierung für die Bereiche Rechnungswesen, Einkauf und Vertrieb. Mit dem Electronic Document Center für SAP können Anwender Dokumente (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Aufträge) und elektronische Formate (z. B. ZUGFeRD, EDI, XRechnung) automatisiert erfassen, verarbeiten und archivieren. Somit wird ein hoher Automatisierungsgrad der Prozesse und ein durchgängiger Informationsfluss sichergestellt.

  • Steigerung der Produktivität durch automatisierte Prozesse
  • Vollständig integrierbar in das SAP-System
  • Verbessertes Cash-Management
  • Kürzere Zahlungszyklen
  • Erhöhte Transparenz der Rechnungsprüfung
  • Integrierte mobile Genehmigungsverfahren zur Rechnungsprüfung
  • Automatisierte Kundenauftragsbearbeitung

E-Invoicing ist der englische Begriff für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen im Unternehmen, sowohl im Rechnungseingang als auch -ausgang. Statt auf Papier werden Rechnungen digital als elektronisches Dokument versendet, beispielsweise als PDF-Dokument oder als standardisierte XRechnung. 

Laut EU-Richtlinie 2014/55/EU muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Zudem muss das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglichen. 

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Optimierte Prozesse im Rechnungswesen

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Dokumentenprozesse für SAP mit FIS/edc

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E-Invoicing – Intelligente Rechnungsprozesse mit SAP

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Zahlungsavismonitor FIS/edc

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Bestellbestätigungsmonitor FIS/edc

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Rechnungsmonitor FIS/edc

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SAP Fiori-App – FIS/edc Rechnungsgenehmigung

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Effiziente Dokumentenprozesse in SAP – schnell, transparent, digital

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Rechnungsmanagement der nächsten Generation – Leistungsfähige Prozesse durch KI

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E-Invoicing: Internationale Rechnungsverarbeitung mit SAP

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Automatisierte Auftragsbearbeitung im Vertrieb: Wie Produktions- und Handelsunternehmen Kunden glücklich machen

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10 Tipps für den Rechnungseingang: Wie Sie Ihren SAP-Rechnungsprozess strategisch planen

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Digitalisierte Prozesse: 10 Tipps für Einkauf und Verkauf

Sie möchten Ihr Rechnungseingang auf das nächste Level bringen und effiziente, transparente und intelligente Abläufe schaffen? Dann kontaktieren Sie die Mitarbeiter von FIS gerne per Telefon oder E-Mail für Ihre individuelle Lösung.

Olaf Bischoff-Straub
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