Kopier- und Vergleichstool FIS/hrd CCC
In diesem Fachartikel erfahren Sie, welche umfassenden Funktionen für Tests, Kopien, Vergleiche oder Migrationen dieses Tool für SAP HCM- oder H4S4-Anwender bietet.
Produktmanager
Was ist die SAP-Optimierung FIS/hrd?
Die FIS/hrd-Produktfamilie, die den FIS/hrd Schemen- und Regeln-Analyzer (SRA) sowie das Kopier- und Vergleichstool FIS/hrd CCC umfasst, bietet Funktionen und Erweiterungen zur Optimierung des SAP HCM und SAP HCM for S/4HANA (H4S4) Standards. Die Optimierung ist branchenübergreifend für HR-Abteilungen geeignet, die SAP HCM oder SAP HCM for S/4HANA (H4S4) im Einsatz haben und das Ziel haben, ihre Qualität, Effizienz sowie Sicherheit im Rahmen der SAP-Personalabrechnung zu verbessern.
FIS/hrd wurde mit einem Fokus auf Revisionssicherheit, Automatisierung und Datenschutz entwickelt und bietet einen speziellen Schutz für sensible Personaldaten in SAP. In diesem Fachartikel wird speziell die Komponente CCC erläutert.
Wenn der Fachkräftemangel auch HR trifft
Inhalt des Whitepapers
Wie optimiert das FIS/hrd Kopier- und Vergleichstool (CCC) den Umgang mit Personalstammdaten?
Um Geschäftsprozesse zu optimieren, müssen vorhandene Daten zu Analysen und Testzwecken herangezogen werden. FIS/hrd CCC (Copy, Compare, Convert) unterstützt Kunden bei Systemupdates, Systemwechseln etc. dabei, die Vielzahl der Daten korrekt und gegebenenfalls anonymisiert in Testumgebungen zu übertragen. Außerdem bietet es mit seinen unterschiedlichen Modulen die Möglichkeit, sensible Mitarbeiterdaten, wie beispielsweise Abrechnungsergebnisse umfangreich zu testen und prüfen.
Das Kopier- und Vergleichstool FIS/hrd CCC stellt umfassende Funktionen für Testmanagement, Kopien, Vergleiche oder Migrationen zur Verfügung. Mithilfe des Werkzeugs werden Zeitaufwände reduziert und der Umgang mit Personalstammdaten optimiert, denn der Schutz der sensiblen Daten hat dabei Priorität. FIS/hrd gewährleistet anonymisierte Mitarbeiterdaten und zuverlässigen Schutz vor unbefugten Zugriffen. Mit dem Kopier- und Vergleichswerkzeug FIS/hrd CCC wird die Umsetzung der EU-DSGVO erleichtert und der sichere Umgang mit sensiblen HR-Daten gewährleistet.
Umfassende Analyse- und Vergleichsfunktionen sorgen für Zeitersparnis und effiziente Abläufe bei Tests, Analysen oder Systemmigrationen. Daten können aus Sicht einzelner Personen oder über Abteilungen hinweg ohne Risiken und großen Aufwand analysiert werden. Tests und Massenvergleiche werden einfach und schnell durchgeführt. Auch das Klonen von Personaldaten für Testzwecke ist möglich. Somit lässt sich in kürzester Zeit der benötigte Testdaten-Bestand aufbauen, ohne dass das Produktivsystem davon betroffen ist. Mitarbeiterdaten werden für Testszenarien, Analysen oder Schulungen zuverlässig anonymisiert.
Was sind die wichtigsten Funktionalitäten des FIS/hrd CCC?
Auf einen Klick – FIS/hrd CCC im Einsatz
Massenvergleich
Der Massenvergleich von FIS/hrd CCC ermöglicht es SAP HCM-Anwendern, die Auswirkungen von Änderungen der Stamm- und Bewegungsdaten, z. B. durch das Einspielen von Support-Packages, auf die Abrechnung übersichtlich zu vergleichen. Dabei kann eine große Personengruppe als Vergleichsbasis genutzt werden.
Aus welchen Modulen besteht FIS/hrd CCC?
Das Basismodul von FIS/hrd CCC anonymisiert die Personaldaten außerhalb des Produktivsystems. Diese können dann weiterverarbeitet werden, ohne dass das Produktivsystem davon betroffen ist. Egal ob für Schulungszwecke oder detaillierte Analysen, es stehen Daten zur Verfügung, die die aktuelle Situation im Unternehmen widerspiegeln. Die definierbare Anonymisierung ermöglicht hierbei eine an die Situation und die geltenden Datenschutzregelungen angepasste Datenverarbeitung.
Werden Personaldaten von gezielten Organisationseinheiten, Divisionen, Tochtergesellschaften etc. benötigt, da Änderungen nur diese Einheiten betreffen, bietet das Modul FIS/hrd CCC „Planung“ die Möglichkeit, strukturell auf die Daten zuzugreifen.
Das Modul FIS/hrd CCC „Analyse und Auswertung“ bietet eine intuitiv bedienbare Oberfläche zur Datenauswertung. Die Darstellungsformen und Vergleiche sind für die Ansprüche der Personalwirtschaft optimiert und stellen alle wichtigen Informationen schnell zur Verfügung. Dies ermöglicht eine schnelle und übersichtliche Auswertung der Abrechnungsergebnisse.
Bei Systemupdates, Systemwechseln und Systemzusammenführungen müssen große Datenmengen übertragen werden. Damit hierbei die bestehenden Daten erhalten bleiben, müssen diese bei Bedarf entsprechend konvertiert werden. Das Modul FIS/hrd CCC „Konvertierung“ bietet hierfür alle benötigten Funktionen. Die Daten werden für das neue System vorbereitet und sicher übertragen. Durch die Konvertierung während des Vorgangs, können diese bereits ordnungsgemäß im Zielsystems ein- bzw. aufgebaut und in diesem Sinne korrekt übertragen werden.
Das Modul FIS/hrd CCC DIA „Daten-Informations-Analyse“ ermöglicht die Analyse des Datenbestands im SAP HCM und SAP H4S4 in unterschiedlichen Analysetiefen. Auf diese Weise kann erkannt werden, wo personenbezogene Daten im System vorhanden sind und wie lange diese schon im System sind. Diese Informationen können als Grundlage für die Erstellung eines Sperr- und Löschkonzepts verwendet werden.
Das Modul FIS/hrd CCC WAE „Wage Amount Encrypt“ schützt sensible Daten durch zusätzliche Berechtigungen und Verschlüsselung zuverlässig vor unbefugten Zugriffen. Somit sind zusätzliche Berechtigungsschichten über das SAP Berechtigungswesen hinaus möglich.
Was sind Support-Packages?
Support Packages sind Updates, die in SAP HCM- bzw. SAP H4S4 eingespielt werden, um dieses auf dem neuesten Stand zu halten. Besonders im Bereich Human Resources (HR) sind diese Updates sehr wichtig, weil sie sicherstellen, dass das System den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht. Das bedeutet, dass neue rechtliche Vorgaben und gesetzliche Änderungen berücksichtigt werden.
Durch das Einspielen von Support Packages werden betroffene Objekte in SAP HCM- bzw. SAP H4S4 angepasst. Das umfasst zum Beispiel Änderungen am Quellcode von ABAP-Programmen (wie Reports), aktualisierte Tabelleneinträge sowie Änderungen an Schemen und Regeln in SAP HCM. Insgesamt sorgen diese Updates dafür, dass die Prozesse gesetzeskonform bleiben und reibungslos funktionieren.
Was ist der Nutzen des Kopier- und Vergleichstools FIS/hrd CCC?
Wie erfolgen automatisierte und anonymisierte Tests mit dem FIS/hrd Kopier- und Vergleichstool?
In der Lohn- und Gehaltsabrechnung fallen immer wiederkehrende Aufgaben an, wie das Berechnen des monatlichen Arbeitsentgelts, das Anlegen neuer Mitarbeiter oder das Ändern von Steuerklassen. Gerade diese vielen Routineaufgaben bieten zahlreiche Potenziale, um Zeitersparnis zu realisieren, denn wiederkehrende Abläufe lassen sich gut automatisieren.
Ein wichtiger Punkt ist das Fehlerpotenzial bei händischen Berechnungen und Übertragungen. Das beginnt dabei, dass Felder in der Excel-Tabelle falsch ausgefüllt werden oder dass die berechneten Zuschläge nicht aktuell sind. Wird eine Software wie SAP HCM oder H4S4 genutzt, können sich die Anwender darauf verlassen, dass die Daten immer in Echtzeit aktualisiert werden und immer am richtigen Ort vorliegen. Kommt zusätzlich ein Tool wie FIS/hrd zum Einsatz, können falsche Berechnungen, sollten sie doch einmal vorkommen, schnell aufgedeckt werden.
Aber auch gesetzliche Änderungen, neue tarifliche Grundlagen oder individuelle Betriebsvereinbarungen, die über den Standard hinaus gehen, verlangen oft kurzfristige Anpassungen. Zeitkritische Anpassungen, die auch direkte Auswirkungen auf die Erstellung der Entgeltabrechnung haben. Dabei unterstützt die Software, dass die aktuellen Gesetzesänderungen in den monatlichen Abrechnungen berücksichtigt werden.
Ein effizientes Betreiben von SAP HCM- bzw. SAP H4S4 kann vor allem durch anonymisierte Tests erfolgen, denn der Datenschutz sollte dabei immer im Blick behalten werden. Ohne eine Automatisierung der Abläufe im HR-Bereich, insbesondere in der Lohn- und Gehaltsabrechnung, kann der hohe Aufwand mit den vorhandenen Ressourcen in Unternehmen kaum noch bewältigt werden.
Anwendungsbeispiel
Es gibt in der Personalabteilung oft den Fall, dass sich Vergütungsregeln nur auf einzelne Bereiche in einem Unternehmen beziehen. Dafür sind umfangreiche und automatisierte Tests notwendig. Bei einer händischen Überprüfung würde man nicht sofort bemerken, wenn sich eine Änderung auf Mitarbeiter eines anderen Bereiches ausgewirkt hat, da hier beim Test nur Stichproben durchgeführt werden und keine vollständige Analyse erfolgt. Bisher stellte die Durchführung von manuellen Testfällen einen hohen Zeitaufwand dar, der zudem sehr fehleranfällig war.
Automatisierte Tests bringen viele Vorteile mit sich, denn das Test-Szenario kann umfangreicher gestaltet werden. Mithilfe des FIS/hrd Kopier- und Vergleichstools (CCC) kann die Personalabrechnung anhand automatisierter und anonymisierter Tests überprüften, ob sich die Änderungen tatsächlich nur auf die betroffenen Beschäftigtengruppe ausgewirkt haben oder ob Fehler beim Testlauf bzw. Testmanagement aufgetreten sind. Zudem werden den Mitarbeitern der IT-Abteilung die Testdaten in anonymisiert auf dem Entwicklungssystem zur Verfügung gestellt, die keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten haben.
Wie gewährleistet eine Daten-Informations-Analyse den sicheren Umgang mit Personaldaten?
Zur Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) ist es notwendig, dass Unternehmen die vorhandenen personenbezogenen Daten kennen. Die Daten-Informations-Analyse (DIA) – eine Komponente von FIS/hrd CCC – ermittelt personenbezogene Einträge in unterschiedlichen Analysetiefen und bereitet diese strukturiert auf.
Anhand unterschiedlicher Kriterien, beispielsweise dem Buchungskreis oder dem Land, ermöglicht das Tool alle Tabellen und Felder in unterschiedlichen Analysetiefen zu betrachten, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Anhand dieser Informationen kann die EU-DSGVO konforme Datenverarbeitung erfolgen, ohne dass personenbezogenen Informationen angezeigt werden. Mit einer regelmäßigen Überprüfung durch das Modul FIS/hrd CCC DIA kann im laufenden Betrieb sichergestellt werden, dass die Daten dauerhaft korrekt verarbeitet werden und keine Daten vorhanden sind, die nicht in SAP HCM- bzw. SAP H4S4 vorhanden sein dürfen.
Die Anwendung unterstützt bei der initialen Analyse sowie der stetigen Überwachung der personenbezogenen Daten und deren Aufbewahrungsdauer. Basierend auf der initialen Analyse kann ein Sperr- und Löschkonzept erstellt werden. Die Sperre bzw. Löschungen der Daten wird unter Anwendung von SAP ILM durchgeführt. Anschließend kann mithilfe der FIS/hrd DIA-Komponente regelmäßig geprüft werden, ob sich weiter Daten in SAP HCM oder H4S4 befinden, die im ILM-Konzept berücksichtigt werden müssen. Das Konzept kann daraufhin kontinuierlich angepasst und optimiert werden.
Wie kann die Aufbewahrung, Sperrung und Löschung von Daten und Dokumenten ermöglicht werden?
Personenbezogene Daten in SAP ERP und SAP S/4HANA effizient und zuverlässig zu sperren, löschen und zu archivieren ist überaus komplex und stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar – vor allem in einem System mit kundenindividuellen Erweiterungen. Nicht nur der Datenbestand im produktiv genutzten SAP-System, sondern auch in Test- oder Qualitätssicherungssystemen muss betrachtet werden, um Risiken zu vermeiden.
SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) wurde zur Aufbewahrung, Sperrung und Löschung von Daten und Dokumenten entwickelt. Durch Information Lifecycle Management kann der Lebenszyklus von SAP-Daten mithilfe von Regeln automatisiert verwaltet werden. Das Tool wird von SAP als unterstützende Maßnahme zur EU-DSGVO empfohlen.
SAP ILM hilft bei der Lebenszyklusverwaltung der in SAP hinterlegten Informationen durch Information Retention Management Funktionen:
Die Datenarchivierung erfolgt auf einem ILM-zertifizierten WebDAV-Server, um die Unveränderbarkeit der personenbezogenen Daten zu garantieren und vorzeitiges Vernichten zu verhindern.
Durch die Kombination von SAP ILM mit der DIA-Komponente von FIS/hrd CCC sind Unternehmen für die Umsetzung der Anforderungen der EU-DSGVO aufgestellt.
Wie können Employee Central Daten in SuccessFactors bereitgestellt werden?
SuccessFactors stellt eine SaaS (Software as a Service) Lösung dar, die sich über verschiedene Bereiche des Human Capital Managements (HCM) hinweg erstreckt und so eine integrierte, cloudbasierte Komplettlösung für SAP HCM bereitstellt. SuccessFactors stellt die zukunftsweisende Lösung im Bereich HR seitens SAP dar. Die Software kommt jedoch ursprünglich aus dem Bereich des Talentmanagements und hat dort aktuell ihre größten Stärken. Die Wahl eines hybriden Implementierungsansatzes gewährt die Vorteile, die ausgereiften Prozesse der serverbasierten Lösung SAP HCM weiter zu nutzen und gleichzeitig im Talent Management neue Wege zu gehen.
Können viele SAP-Module nur gemeinsam mit anderen Modulen implementiert werden, so eignet sich SuccessFactors auch für Unternehmen ohne vorhandenes SAP ERP-System.
FIS/ECDataCopy ist eine Erweiterung des Standardproduktes SAP SuccessFactors, um Daten in Vorsysteme zu kopieren. Anhand der Daten können aussagekräftige Tests sowie Integrationstest durchgeführt werden. FIS/ECDataCopy ist eine Cloud Lösung auf der SAP Business Technology Platform. FIS/ECDataCopy ermöglicht die Übertragung einer gezielten Auswahl von Daten, die anhand verschiedener Kriterien übertragen werden sollen.
Nutzen von FIS/ECDataCopy
Fazit
FIS/hrd CCC ist ein äußerst nützliches Werkzeug, das HR-Abteilungen dabei unterstützt, Personalstammdaten effizient, sicher und datenschutzkonform zu testen. Es ermöglicht das einfache Kopieren, Vergleichen, Klonen und Konvertieren von Daten, was insbesondere bei Systemmigrationen, Updates und Tests von großem Vorteil ist. Durch die umfangreichen Funktionen zur Anonymisierung und Automatisierung von Tests trägt das Tool dazu bei, den Datenschutz zu wahren, die Qualität der Testdaten zu verbessern und Ressourcen zu schonen. Zudem ermöglicht die Zusammenarbeit mit SAP ILM eine gesetzeskonforme Datenaufbewahrung und -löschung. Insgesamt steigert das FIS/hrd CCC die Sicherheit, Effizienz und Qualität in HR-Prozessen, spart Kosten und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben – eine wertvolle Unterstützung für moderne HR-Organisationen.
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