Kurtz Ersa stellt SAP HCM mit FIS im Brownfield-Ansatz auf SAP H4S4 um 

Auslöser der Transition war eine auslaufende Kompatibilitätsvereinbarung zum 31.12.2025. Damit musste die HR-Systemlandschaft rechtzeitig auf einen neuen technischen Stand gebracht werden, um den Betrieb weiterhin regelkonform und supportfähig sicherzustellen. Kurtz Ersa betreut Payroll und Zeitwirtschaft zentral für mehrere Konzerngesellschaften mit rund 1.050 Abrechnungseinheiten pro Monat. Unterschiedliche Tarifbindungen, Betriebsvereinbarungen und Mitbestimmungsstrukturen machen die HR-Landschaft entsprechend komplex.  

„Die Prämisse war klar: Wir wollten das behalten, was sich bewährt hat“, erläutert Jürgen Stahl, Team Leader Business Process Solutions bei Kurtz Ersa. Grundlage dafür war der SAP Readiness-Check, der notwendige Anpassungen im bestehenden System sichtbar machte – von Eigenentwicklungen über Coding-Anpassungen bis hin zu Fiori-relevanten Themen. 

Neben der technischen Transition nutzte Kurtz Ersa die Gelegenheit, die bestehende SAP-HR-Landschaft zu bereinigen. Nicht mehr genutzte Abrechnungskreise, Personalbereiche, Varianten und Lohnarten wurden aufgeräumt, um unnötige Komplexität im Alltag zu reduzieren. Ein wichtiger Erfolgsfaktor war das neu etablierte Key-User-Setup mit je zwei Key Usern für Payroll und Zeitwirtschaft. Sie bündelten fachliche Fragen, koordinierten Tests und bildeten die Schnittstelle zwischen Fachbereich, IT und FIS. „Der größte Erfolg ist tatsächlich, dass wir die Key User mit ins Boot geholt haben. Das hat der Zusammenarbeit zwischen Fachbereich, IT und FIS einen neuen Drive gegeben“, so Stahl. 

Auch SAP Fiori wurde gezielt eingesetzt: nicht als flächendeckender Ersatz der SAP GUI, sondern dort, wo es Mitarbeitende und Führungskräfte im Alltag unterstützt – etwa in Employee Self Services und Manager Self Services für Abwesenheitsanträge, Zeitnachweise, Entgeltnachweise und Genehmigungen. Ergänzend kamen Werkzeuge aus der FIS/hrd-Produktfamilie zum Einsatz. Das Kopier- und Vergleichstool FIS/hrd CCC unterstützte realitätsnahe Tests durch gezielte Datenübernahmen in Test- und Entwicklungssysteme. Der FIS/hrd Schemen- und Regeln-Analyzer (SRA) half insbesondere in der Zeitwirtschaft, komplexe Regelwerke transparent nachzuvollziehen und Änderungen gezielt abzusichern. Beide Werkzeuge unterstützen Kurtz Ersa auch im laufenden H4S4-Betrieb. 

Mit der abgeschlossenen Transition verfügt Kurtz Ersa über eine stabile technische Basis für kommende HR-Themen, etwa im Kontext von SAP SuccessFactors oder perspektivisch internationaler HR-Szenarien. Zugleich zeigt das Projekt, wie entscheidend klare Rollen, strukturierte Tests und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit für eine sichere HR-Transition unter Zeitdruck sind.