Vom manuellen Excel-Prozess zum skalierbaren Cloud-ERP: FIS automatisiert zentralen Rechnungsprozess mit SAP Cloud ERP 

Vor Projektbeginn arbeitete das Unternehmen ohne klassisches ERP-System. Der zentrale Prozess beruhte auf Word, Excel und manuellen Arbeitsschritten. Informationen aus externen Datenquellen und einem Non-SAP-CRM-System wurden zusammengeführt, per Formeln berechnet und anschließend in Word-Rechnungen übertragen. Dieser Ablauf stieß mit Blick auf Effizienz, Fehleranfälligkeit und Skalierbarkeit zunehmend an Grenzen. 

Das Unternehmen entschied sich daher für die Einführung von SAP Cloud ERP. Ergänzend kamen SAP Document and Reporting Compliance, SAP Multi-Bank Connectivity, SAP Sales Cloud, SAP Service Cloud und SAP Analytics Cloud zum Einsatz. So entstand eine integrierte Systemlandschaft, die nicht nur den Rechnungsausgang unterstützt, sondern auch weitere Geschäftsprozesse digital abbildet. 

Ein Schwerpunkt lag auf dem individuellen Rechnungsprozess des Kunden. Dieser ließ sich nicht vollständig über den SAP-Standard abbilden, da externe Daten übernommen, nach einer spezifischen Logik berechnet und einem eigenen Preismodell zugeordnet werden mussten. FIS entwickelte dafür eine individuelle App innerhalb der Cloud-ERP-Lösung. Darüber lädt das Unternehmen Daten hoch, automatisiert Berechnungen und erzeugt daraus Kundenaufträge sowie Rechnungen. Die E-Rechnungen werden anschließend direkt aus dem SAP-System erstellt und versendet. 

„Das Projekt zeigt sehr gut, dass SAP Cloud ERP und individuelle Anforderungen zusammenpassen. Der Standard bildet die Basis, gezielte Erweiterungen schaffen den kundenspezifischen Mehrwert“, sagt Tobias Schneider, Team Manager Cloud ERP bei FIS. 

Die Umsetzung erfolgte schrittweise. Zunächst standen Stammdaten, ERP-Funktionen und die Anbindung weiterer Systeme im Fokus. Der erste große Rechnungslauf folgte später, sodass die individuell entwickelte App weiter stabilisiert werden konnte. Ein zentraler Ansprechpartner auf Kundenseite bündelte die fachlichen Informationen, koordinierte Anforderungen und testete die Prozesse. Zusätzlich wurde ein externer Buchhaltungsdienstleister eng in das Projekt eingebunden. Er wurde in die relevanten Prozesse eingeführt, testete die für ihn vorgesehenen Abläufe und arbeitet diese Tätigkeiten heute direkt im Cloud ERP des Kunden ab. 

Mit SAP Cloud ERP läuft der Prozess heute deutlich strukturierter. Manuelle Arbeitsschritte wurden reduziert, die Fehleranfälligkeit sinkt und der Versand elektronischer Rechnungen erfolgt systemgestützt. Zugleich schafft die neue ERP-Basis weitere Entwicklungsmöglichkeiten. Das Unternehmen prüft bereits zusätzliche Automatisierungen, Reporting- und Planungsthemen sowie mögliche KI-Anwendungsfälle. Auch der Rechnungseingang soll perspektivisch stärker automatisiert werden. 

Das Projekt zeigt, dass SAP Cloud ERP auch für kleinere und schlank aufgestellte Unternehmen eine geeignete Grundlage für die Digitalisierung zentraler Geschäftsprozesse sein kann. Aus einer konkreten Anforderung im Rechnungsausgang entstand eine ausbaufähige SAP-Cloud-Landschaft, die weitere Automatisierungs- und Digitalisierungsschritte ermöglicht.