IPEMA®-Service-Center (ISC) im Landesamt für Finanzen Rheinland-Pfalz Success Story eines Kundenprojektes
Das IPEMA®-Service-Center (ISC) im Landesamt für Finanzen Rheinland-Pfalz kümmert sich um die Pflege und Weiterentwicklung des SAP HCM-basierten Personalmanagementsystems IPEMA. Das Anpassen von Tabelleninhalten, Abrechnungsschemen und -regeln sowie die revisionssichere Dokumentation der Versionen sind komplexe Vorgänge. Das ISC nutzt seit rund 10 Jahren den FIS/hrd Schemen- und Regeln-Analyzer (SRA) sowie das Kopier- und Vergleichstool FIS/hrd Copy Compare Convert (CCC). Seitdem arbeiten das ISC und FIS erfolgreich zusammen. Mithilfe der Tools lassen sich Strukturen in der Personalabrechnung bzw. Zeitwirtschaft leichter warten, kontrollieren und revisionssicher weiterentwickeln. FIS/hrd sorgt bei den Anwendern des ISC für eine deutliche Arbeitserleichterung und unterstützt bei der Qualitätssicherung.
Branche
Öffentlicher Dienst
Unternehmen
Mitarbeitende: ~40 (ISC), ~600 (insgesamt)
Firmensitz: Koblenz
Ziel
Effiziente Anpassungen im System und revisionssichere Dokumentation von Versionen
Kennzahlen
Abrechnungsfälle monatlich: 180.000; Schemen: 360; Kundenregeln: rund 1.500
Herausforderungen
- Häufige Änderungen an Abrechnungsschemen und -regeln aufgrund tariflicher und gesetzlicher Neuregelungen
- Mangelnde Nachvollziehbarkeit von Änderungen im SAP HCM-System
- Fehlende Revisionssicherheit bei der Entwicklung des Schemen- und Regelwerks
- Abbilden komplexer Strukturen in der Personalabrechnung bzw. Zeitwirtschaft
- Tests und Vergleiche mit anonymisierten Personaldaten in großer Anzahl notwendig
- Ziel: Einfaches Anpassen von Tabelleninhalten, Abrechnungsschemen und -regeln sowie die revisionssichere Dokumentation von Versionen
Lösung und Kundennutzen
- Einsatz des FIS/hrd Schemen-Regeln-Analyzers und des Kopier- und Vergleichstools FIS/hrd CCC
- Änderungen werden revisionssicher abgespeichert und durch Versionierungen nachvollziehbar gemacht
- Komplexe Strukturen in der Personalabrechnung bzw. Zeitwirtschaft lassen sich leicht warten, kontrollieren und weiterentwickeln
- Reduziert Aufwände, mehr Sicherheit und eine höhere Qualität in der Personalabrechnung
- Sehr kurze Einarbeitungszeit der Beschäftigten – auch ohne IT-Know-how
- Vergleiche von Abrechnungsergebnissen schnell und zuverlässig durchführen
- Personaldaten können DSGVO-konform für Tests und Schulungsmaßnahmen geschützt werden
Landesamt für Finanzen Rheinland-Pfalz
Dem Landesamt für Finanzen (LfF) obliegt die Zahlbarmachung von Bezügen, die Reisekostenabrechnung, die Abrechnung von Trennungsgeld und Umzugskosten sowie Zuschüssen zu Krankheitskosten (Beihilfe) der Beamten, Arbeitnehmer und Versorgungsempfänger des Landes Rheinland-Pfalz. Mit seinen über 600 Beschäftigten zählt das LfF zu den größten „Lohnbüros“ des Landes Rheinland-Pfalz und betreut rund 180.000 Bedienstete des Landes. Das Gesamtausgabevolumen beträgt rd. 7,1 Mrd. Euro (rund 40% des Landeshaushaltes). Zum Zuständigkeitsbereich des LfF gehören außerdem die Aufgaben des Amts für Wiedergutmachung. Zudem ist das Landesamt für das Service-Center des landesweiten Integrierten Personalmanagement und Bezügeabrechnungssystem IPEMA® verantwortlich.
Revisionssicherheit und höchste Datenqualität DER FIS/hrd SCHEMEN- UND REGELN-ANALYZER
Mit dem FIS/hrd Schemen- und Regeln-Analyzer (SRA) werden die Anpassungen im SAP HCM-basierten System revisionssicher. Die Software speichert jede Änderung bei der Steuerung von Abrechnungsläufen nachvollziehbar ab. Bei Prüfungen kann das ISC die Daten somit jederzeit wieder aufrufen, Differenzen aufzeigen und hat damit größtmögliche Kontrolle im Bereich der Abrechnungsläufe. Durch seine Notizfunktion ermöglicht FIS/hrd SRA eine lückenlose Dokumentation, denn die Objekte werden bei Transportfreigabe automatisch versioniert. Vor jeder Abrechnung werden die Versionen zur Revision und späteren Analyse erzeugt. Sie dienen außerdem dem Abgleich vor dem Einspielen von SAP-Service-Packs. Durch die Möglichkeiten zur Versionierung lässt sich jederzeit nachvollziehen, welche Änderungen im System durchgeführt wurden.
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Tanja Kohl
Global Account Manager
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