Immer mehr Unternehmen verkaufen Produkte heutzutage an Kunden aus vielen unterschiedlichen Ländern auf der ganzen Welt, wodurch sie neue Märkte erschließen.
Zugleich sehen sich die Unternehmen zunehmend mit vielfältigen Anforderungen an die Rechnungsstellung und Steuereinhaltung konfrontiert, welche zunehmend komplexer werden.
Gerade in den letzten Jahren treiben viele öffentliche Einrichtungen die Einführung von e-Invoicing voran und zukünftig werden viele Länder deren Vorgaben noch verschärfen.
Ein Beispiel hierfür ist die Norm EN16931, welche die EU-weite Harmonisierung von e-Invoicing-Standards beabsichtigt.
Da sich diese Standards aber von Land zu Land unterscheiden, ist es gerade für international agierende Unternehmen schwer, die Einhaltung der Compliance- und Steuervorschriften sicherzustellen. So müssen beispielsweise die Anforderungen von China, Indien, Polen und vielen weiteren Ländern zunächst verstanden, erfüllt und fortlaufend angepasst werden, sollte es zu Änderungen kommen.
Geschieht dies nicht, können Konsequenzen wie Bußgelder, langwierige Prüfungen oder sogar strafrechtliche Sanktionen die Folge sein. Um mit allen diesen Veränderungen Schritt halten zu können, bedarf es entsprechend geschultes Fachpersonal, welches sich ausschließlich um diese Thematik kümmert.
Doch mithilfe von Automatisierung lässt wie in so vielen Fällen auch die Einhaltung von weltweiten Anforderungen erheblich vereinfachen. Denn mit digitalen Lösungen, die folgende Aspekte erfüllen, können Sie unbesorgt Ihrem Tagesgeschäft nachgehen:
- Gewährleistung von Compliance
- Abbildung und Aktualisierung länderspezifischer Prozesse
- Überblick über die Einhaltung von Vorschriften
Eine Lösung, die das und noch viel mehr leisten kann, ist das sogenannte SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC).
SAP Document and Reporting Compliance – Was ist das überhaupt?
Bei SAP Document and Reporting Compliance handelt es sich um eine etablierte Lösung von SAP zur Verwaltung der elektronischen Rechnungsstellung und des Meldewesens, welche global anwendbar ist und lokale Vorschriften abbildet.
Genauer können elektronische Dokumente und gesetzliche Berichte einfach erstellt, verarbeitet und überwacht werden, wodurch effektiv sichergestellt werden kann, dass allumfassende Compliance-Regelungen eingehalten, rechtliche Risiken erkannt und minimiert werden.
Des Weiteren bietet die Software eine benutzerfreundliche Oberfläche, die eine einfache und effiziente Verwaltung von Dokumenten zulässt, wodurch Compliance-Prozesse optimiert, automatisiert und individuell angepasst werden können.
Rechnungseingangsprozess mit SAP DRC: Von Geschäftsbelegen bis zum externen Meldewesen
Um zu sehen, an welchen Stellen die Lösung konkret unterstützen kann, werden einige Funktionen beispielhaft anhand des Rechnungseingangsprozesses beschrieben.
Bei der Verarbeitung von eingehenden Rechnungen von Lieferanten kann das SAP DRC an verschiedenen Stellen im Prozess unterstützen und Arbeiten zum Teil automatisieren.
Wird ein Peppol Network genutzt, kommen Rechnungen nicht mehr direkt vom Lieferanten, sondern werden automatisch aus dem nationalen System von e-Invoice oder Peppol Network abgerufen. Mit SAP DRC können aus den eingehenden Dokumenten automatisch elektronische Dokumente erstellt und – wenn vorhanden – über eine Lösung zur Automatisierung des Rechnungseingangs weiterverarbeitet werden. (1)
Sie möchten Ihren Rechnungseingang automatisieren? Mit FIS/edc, dem Electronic Document Center für SAP, steht Ihrem Unternehmen ein komfortables Instrument zur Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Papierdokumenten und elektronischen Formaten zur Verfügung.
Ist die Rechnung korrekt validiert, ist es möglich, die Rechnung mithilfe einer Rechnungsverarbeitungslösung wie dem FIS/edc ohne manuelle Handgriffe zu verbuchen. Tritt ein Fehler auf, kann je nach Systemeinstellung eine automatische Nachbearbeitung angestoßen werden, um händische Aufgaben zu minimieren und den Aufwand für die Mitarbeiter zu reduzieren. (2)
Fehler können aber ebenfalls über ein ganzheitliches Dashboard nachverfolgt und mit wenigen Klicks korrigiert werden, da schnell und nahtlos zu den zugrunde liegenden Rechnungen navigiert werden kann. (3)
Außerdem können zusätzlich zur weltweiten Überwachung laufend Konsistenzprüfungen durchgeführt werden. Dies dient der Vermeidung von Diskrepanzen zu den Aufzeichnungen der Behörden und ermöglicht einen nahtlosen Übergang zu den gesetzlich vorgeschriebenen Berichten.
Ein ganzheitliches Dashboard erleichtert es dem internen Compliance-Team oder dem Steuerberater, die elektronischen Dokumente zu überprüfen und sicher zu gehen, dass keine offenen Maßnahmen vorliegen oder vorhandene zu berücksichtigen. (4)
Im Anschluss kann die regelmäßige Berichterstattung unter Beachtung aller länderspezifischen Vorgaben eingeleitet werden. (5)
Die Lösung SAP DRC unterstützt also die gesetzliche vorgeschriebene Berichterstattung entlang des gesamten Prozesses und bildet diesen damit vollständig digital ab. Jegliche Anpassungen und Kontrollen sowie Drilldowns zu den zugrunde liegenden Daten als auch Genehmigungen über die Workflow-Integration können im System durchgeführt werden und Excellisten gehören der Vergangenheit an.
Durch eingebettete Analysen in Echtzeit lassen sich datengestützte Einblicke sowie eine vollständige digitale Rückverfolgbarkeit realisieren. Auch Genehmiger benötigen keinen Zugriff auf Offline-Daten mehr und können die Prüfung bequem über das System durchführen.
Dennoch sollte berücksichtigt werden, dass es einer Schnittstelle zwischen SAP DRC und Ihrer individuellen Rechnungseingangslösung bedarf, um von den Vorteilen des SAP Document and Reporting Compliance ganzheitlich zu profitieren.
Hierfür kann beispielsweise das SAP Application Interface Framework genutzt werden. Eine weitere Möglichkeit ist aber auch der Invoice Refinement Service von FIS, welcher eine kostengünstige Alternative darstellt. Dieser Service dient dem Mapping von Transaktionsdaten auf das vorgeschriebene Format und stellt zugleich sicher, dass SAP DRC mit dem FIS/edc Rechnungsmonitor fungieren kann.
So ist es möglich SAP DRC in Ihre bestehende Prozesslandschaft zu integrieren, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und die Vorteile der Lösung vollumfassend nutzen.
Welche Vorteile ergeben sich durch die Nutzung von SAP DRC?
Wie anhand des Prozesses zu sehen ist, lässt sich durch den Einsatz einer passenden Lösung die Effizienz sowie die betriebliche Nachhaltigkeit durch die zentrale Verwaltung und Kontrolle von E-Dokumenten und gesetzlichen Berichterstattungen fördern.
So bietet beispielsweise das Dashboard eine Übersicht über sämtliche Fristen der Einreichungstermine von Berichten an gesetzliche Behörden, was in einer Zeit- und Ressourcenersparnis resultiert. Des Weiteren können durch skalierbare Funktionen wie einheitliche Benutzererfahrungen oder vereinfachte Abläufe Geschäftsanforderungen abgedeckt werden.
Nicht zu vernachlässigen ist außerdem, dass diese Lösung international und individuell anpassbar ist. Wenn eine Tochtergesellschaft diese ebenfalls nutzen möchte, kann das System an die gesetzlichen Umstände des Landes angepasst werden, wodurch die Einhaltung von Compliance-Vorgaben gewährleistet wird.
Damit unterstützt SAP Document and Reporting Compliance nicht nur bei der Einhaltung sich ständig ändernder gesetzlicher Vorgaben und der Vermeidung rechtlicher Konsequenzen, sondern gewährleistet einen reibungslosen Übergang der regelmäßig verpflichtenden gesetzlichen Berichterstattung. Angesichts der umfangreichen rechtlichen Vorgaben und der erforderlichen Behördenzertifizierungen für den Versand und Empfang ist dies ein bedeutender Faktor, den man nicht vernachlässigen sollte.
Fazit: SAP DRC für Recht und Ordnung
Unternehmen, die weltweit unterwegs sind, stehen oftmals vor der Herausforderung, die Vielzahl lokaler und globaler Vorschriften zu verstehen und flexibel auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren. Diese Aufgabe erfordert dauerhafte Aufmerksamkeit, die viele Unternehmen nicht in vollem Umfang leisten können.
Mit SAP Document and Reporting Compliance existiert eine leistungsstarke Lösung, um Dokumente und Berichte in SAP zu verwalten und zu kontrollieren. Durch Unterstützung verschiedener Länder, Sprachen und Rechtssysteme bietet das System einen zentralen und vereinfachten Ansatz für die Dokumentenverwaltung und damit ein Plus an Effizienz, Compliance und Kontrolle.
