Wie funktioniert die SAP-Rechnungsverarbeitung mit FIS/edc?

Die Lösung für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen in FIS/edc ist voll integriert in den Gesamtprozess Purchase-to-Pay. Durch sie wird eine stufenweise Erhöhung des Automatisierungsgrads der Rechnungsverarbeitung in SAP erreicht. Im Finanzwesen gehen Rechnungen per PDF, in Papierform oder als elektronische Rechnung ein.

Für Dokumente ohne strukturierten Datensatz (Papier oder PDF) erfolgt die Verarbeitung via Intelligent Document Processing (IDP), einer KI-gestützten Form der intelligenten Dokumentenverarbeitung. Hierbei werden mittels KI-Technologien und OCR relevante Datenfelder zuverlässig erkannt und exzellente Erkennungsraten erzielt. Parallel dazu unterstützt die Software den direkten Import elektronischer Belege und Rechnungen, die bereits in strukturierten oder hybriden Formaten vorliegen (wie z. B. ZUGFeRD, XRechnung oder via EDI-Standards wie EDIFACT). Nach dem Einlesen der Dokumente findet eine automatische Zuordnung zu den vorhandenen Datensätzen im SAP-System statt.

Vorteile für Ihr Finanz- und Rechnungswesen:

Unterstützung aller gängigen Rechnungsformate, wie z. B. EDI, ZUGFeRD und XRechnung, in einer Lösung

Beim automatischen Abgleich beweist die Software von FIS höchste Effizienz. Erfolgt kein Match, ist eine unkomplizierte nachträgliche Rechnungsprüfung oder ein elektronischer Workflow zur Anreicherung der fehlenden Informationen möglich. Interne Belegzuordnungen, der Abgleich der Position und eine Anreicherung der Daten bieten die Grundlage für eine direkte Verbuchung eines Rechnungsbelegs in SAP. Elektronische Rechnungen können optional als visualisiertes PDF revisionssicher gespeichert werden.

Das angebundene Genehmigungsverfahren rundet die Möglichkeiten einer automatisierten Rechnungsprüfung ab. Dieser Workflow ermöglicht die komplett papierlose Freigabe, sorgt für einen entsprechenden Durchfluss der Rechnung und erhöht die Transparenz für das Management. Nach Durchlaufen des Freigabe-Workflows kann die Rechnung buchhaltungsbezogen weiterverarbeitet werden (Buchung, Kontierung und Bezahlung).

Praktisch: Mobile Rechnungsfreigabe per App

Mittels einer mobilen App, basierend auf SAP Fiori, können Genehmigungsanfragen in FIS/edc im Zusammenhang mit kreditorischen Belegen in SAP – d. h. Prozesse wie Prüfung, Genehmigung, Ablehnung, Kommentierung, Weiterleitung und Kontierung von Eingangsrechnungen – jederzeit, an jedem Ort und ohne lange Liegezeiten mobil ausgeführt werden. Ganz unabhängig davon, um welche Art von Rechnung (FI-Rechnung ohne Bestellbezug, MM-Rechnung mit Bestellbezug) es sich handelt.

Wie funktioniert E-Invoicing mit der SAP-Optimierung FIS/edc in SAP?

E-Invoicing und Automatisierung im Finanzwesen bieten enorme Chancen. Beschleunigen Sie die Durchlaufzeiten Ihrer Rechnungen und machen Sie Bearbeitungsstände transparenter. Mit E-Invoicing erzielen Sie vollautomatisierte SAP-Rechnungsprozesse und erfüllen dabei zugleich die Anforderungen der E-Rechnungspflicht – sowohl beim Empfang als auch beim Versand von Rechnungen.

Wie verbessert das FIS/InvoiceManagement Package die Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen?

FIS/edc optimiert das gesamten Rechnungsprozess – sowohl im Eingangs- als auch im Ausgangsbereich – durch automatisierte Prozesse, medienbruchfreie Abläufe und die Unterstützung gängiger elektronischer Rechnungsformate wie ZUGFeRD, XRechnung oder EDI.

Im Bereich der Eingangsrechnungen erfolgt die automatische Erkennung und Verarbeitung papierbasierter sowie elektronischer Belege mittels Künstlicher Intelligenz, OCR- und Validierungstechnologien. Die Rechnungen werden systemseitig mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen und über einen integrierten Workflow zur Prüfung und Genehmigung weitergeleitet – auf Wunsch auch mobil via App. Dadurch werden manuelle Arbeitsschritte reduziert und Durchlaufzeiten deutlich verkürzt.

Diese Form der automatisierten Rechnungsverarbeitung ist ein zentrales Anwendungsbeispiel für Intelligent Document Processing, bei dem Dokumente nicht nur erfasst, sondern auch inhaltlich verstanden und direkt in SAP-Prozesse überführt werden.

Für Ausgangsrechnungen bietet FIS/edc eine ebenso automatisierte Lösung: Aus SAP generierte Rechnungen können im gewünschten E-Invoicing-Format ausgegeben, elektronisch versendet und revisionssicher archiviert werden. Dabei wird sichergestellt, dass alle gesetzlichen Vorgaben (z. B. EU-Vorgaben zur elektronischen Rechnung) eingehalten werden. Die zentrale Übersicht über den Versandstatus und etwaige Rückläufer schafft Transparenz im gesamten Abrechnungsprozess.

Vorteile im gesamten Rechnungsmanagement:

Wie lassen sich Auftragsbestätigungen automatisiert verarbeiten?

Einkauf und Beschaffung profitieren von der Lösung FIS/edc für Bestellbestätigungen durch die automatisierte Verarbeitung von eingehenden Belegen, wie Auftragsbestätigungen. Die eingegangenen Dokumente werden in FIS/edc für Bestellbestätigungen angezeigt und von dort über die SAP-Standard IDoc-Schnittstelle direkt in das SAP-System importiert.

Im Customizing können Regeln zum Umgang mit Abweichungen zwischen Bestellung und Bestätigung definiert werden. Auch hier ist eine manuelle Nachbearbeitung bei Differenzen möglich. Durch die Zuordnung der Bestätigung zur Bestellung werden dem Prüfer Toleranzüberschreitungen bzw. Abweichungen zwischen Bestellung und Bestätigung dargestellt. Dies ermöglicht dann die effiziente Nachbearbeitung im Bestellprozess, direkt aus dem SAP-System heraus.

Vorteile für Einkauf und Beschaffung:

Wie verbessert FIS/edc die Verarbeitung von Kundenaufträgen?

FIS/edc für Kundenaufträge dient der Optimierung und intelligenten Dokumentenverarbeitung im Vertriebsinnendienst und unterstützt zahlreiche Anwendungsfälle der automatisierten Auftragserfassung. Die Lösung ermöglicht die inhaltliche und fachliche Erfassung und Bearbeitung aller eingehenden Bestellungen oder Aufträge – unabhängig davon, ob diese als Papierbeleg über OCR (Belegerkennung) in SAP erfasst werden oder deren Übermittlung in elektronischer Form als PDF-Datei mittels EDI oder E-Mail erfolgt. Fehlerhafte EDI-Aufträge können direkt vom Vertriebsmitarbeiter nachbearbeitet werden, was für eine Entlastung der IT-Abteilung sorgt.

Umfangreiche Prüf- und Matching-Routinen ermöglichen eine automatische Verarbeitung der eingegangenen Kundenaufträge. Das bedeutet, dass bei korrekten Kundenbestellungen, mit oder ohne Bezug zu Vorgängerbelegen (z. B. Angebote, Kontrakte), der Beleg systemseitig angelegt wird. Die logistische Kette wird anschließend automatisch angestoßen. Mit FIS/edc für Kundenaufträge behalten Sie außerdem immer den Überblick an einer zentralen Stelle zu allen kundenrelevanten Daten und Belegen.

Vorteile für den Vertrieb:

Wie verbessert FIS/edc die Verarbeitung von Lieferavise?

FIS/edc für Lieferavis ermöglicht die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Lieferavise. Durch die Integration in das SAP-System werden Lieferscheine direkt den zugehörigen Bestellungen oder Aufträgen zugeordnet.

Dies schafft eine verlässliche Grundlage für die Wareneingangsbuchung und die anschließende Rechnungsprüfung. OCR-Erkennung bei Papierbelegen sowie die Verarbeitung von PDF- oder EDI-Dokumenten sorgen für maximale Flexibilität bei der Erfassung. Fehlerhafte oder unvollständige Daten können durch Workflows einfach nachbearbeitet werden.

FIS/edc unterstützt dabei nicht nur die Effizienzsteigerung im Lager- und Logistikbereich, sondern auch die Transparenz und Rückverfolgbarkeit im gesamten Lieferprozess.

Vorteile bei der Verarbeitung von Lieferscheinen: