ZUGFeRD
In diesem Fachartikel erfahren Sie alles über ZUGFeRD, das hybride Format für elektronische Rechnungen, seine rechtlichen Grundlagen und technische Funktionsweise, die Integration in SAP-Systeme. Außerdem werden der Kontext der E-Rechnungspflicht und die Vorteile sowie Herausforderungen dieses weit verbreiteten E-Rechnungsstandards aufgezeigt.
Produktmanager
- Was ist ZUGFeRD?
- Welche Anforderungen gibt es an ZUGFeRD-Rechnungen?
- Welche Versionen von ZUGFeRD existieren?
- ZUGFeRD als zentraler Baustein des E-Invoicing
- Welche rechtlichen Grundlagen gelten für elektronische Rechnungen wie ZUGFeRD?
- Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
- Für wen ist ZUGFeRD geeignet?
- Wie wird die ZUGFeRD-Rechnung im SAP-Umfeld integriert?
- Welche Vorteile bringt ZUGFeRD mit sich?
- Welche Herausforderungen gibt es bei der Implementierung von E-Rechnungen mit ZUGFeRD?
- Fazit
Was ist ZUGFeRD?
Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das ein maschinenlesbares XML Format mit einer menschenlesbaren PDF-Datei kombiniert. Es wurde speziell entwickelt, um den Rechnungsdatenaustausch zwischen Geschäftspartnern, Verbrauchern und der öffentlichen Verwaltung zu erleichtern.
ZUGFeRD kombiniert zwei wesentliche Elemente: PDF/A-3-Dokument und XML-Datei
PDF/A-3-Dokument
Das sichtbare Rechnungsdokument für Menschen.
XML-Datei
Der maschinenlesbare Teil für automatisierte Prozesse, die für die automatische Weiterverarbeitung verwendet wird.
Diese Kombination macht das Format sowohl flexibel für kleinere Unternehmen als auch leistungsstark für größere Organisationen. Die eingebettete XML-Datei basiert auf internationalen Standards wie EN 16931 und ermöglicht eine plattformübergreifende Rechnungsverarbeitung. Die XML-Daten enthalten alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Beträge und Zahlungsdetails.
Das Besondere an einer ZUGFeRD Rechnung ist die Integration eines strukturierten XML-Formats und einem festgelegten PDF Standards in einem einzigen PDF-Dokument, was eine einfache Verarbeitung für Rechnungsempfänger und Rechnungssteller ermöglicht. Dieses Format bietet eine Brücke zwischen rein digitalen und traditionellen papierbasierten Rechnungsprozessen und macht eine schnelle, rechtssichere und standardisierte Rechnungsverarbeitung möglich.
Welche Anforderungen gibt es an ZUGFeRD-Rechnungen?
E-Invoicing: Zeit sparen und Compliance sichern
Inhalt des E-Books
Welche Versionen von ZUGFeRD existieren?
Eine ZUGFeRD Rechnung basiert auf dem Cross Industry Invoice (CII)-Standard, einem weltweit anerkannten Datenmodell für elektronische Rechnungen. Dieses Modell gewährleistet, dass eine E-Rechnung plattform- und softwareübergreifend erstellt und verarbeitet werden kann, ohne den Datenfluss zu beeinträchtigen.
ZUGFeRD 2.0 und die Neuerungen
ZUGFeRD 2.0 brachte wichtige Anpassungen mich sich, darunter die vollständige Kompatibilität mit der EU-Norm EN 16931, die zentrale Anforderungen an elektronische Rechnungen definiert. Diese Version richtet sich nicht nur an die öffentliche Verwaltung, sondern auch an den B2B-Bereich, um Unternehmen eine einfache Umstellung auf elektronische Rechnungsformate zu ermöglichen.
ZUGFeRD 2.0.1: Anpassungen und Verfügbarkeit
In der Version 2.0.1 wurden kleinere Anpassungen vorgenommen, um die technische Struktur der E-Rechnung zu optimieren und die Nutzung im internationalen Rechnungsdatenaustausch zu verbessern. Zudem ist diese Version ein wichtiger Schritt hin zu einer breiteren Akzeptanz und Nutzung im europäischen Raum.
ZUGFeRD als zentraler Baustein des E-Invoicing
Die ZUGFeRD-Rechnung ist ein wesentlicher Bestandteil der Strategie zur Förderung von E-Invoicing (dt. elektronische Rechnungsstellung) in Deutschland und Europa, die auf die Digitalisierung und Standardisierung von Rechnungsprozessen abzielt. E-Invoicing steht für den vollständig digitalen Austausch von Rechnungen zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger und ersetzt papierbasierte Prozesse vollständig. ZUGFeRD unterstützt diese Entwicklung durch ein hybrides Format, das sowohl eine maschinenlesbare XML-Struktur als auch eine visuell lesbare PDF-Darstellung bietet.
Im Rahmen von E-Invoicing spielt die ZUGFeRD-Rechnung insbesondere im B2B-Bereich sowie für den öffentlichen Sektor eine bedeutende Rolle, da sie die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der deutschen E-Rechnungsverordnung (E-RechV) erfüllt. Gleichzeitig ist ZUGFeRD ein Beispiel für die Integration internationaler IT-Standards in das Rechnungswesen und wird sowohl im privaten als auch im öffentlichen Bereich zur Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen genutzt. Mit ihrer Verbreitung trägt die ZUGFeRD-Rechnung maßgeblich zur Förderung von E-Invoicing bei, indem sie einen flexiblen und rechtskonformen Standard bereitstellt, der Effizienz steigert, Kosten reduziert und rechtliche Sicherheit gewährleistet.
Welche rechtlichen Grundlagen gelten für elektronische Rechnungen wie ZUGFeRD?
Die Nutzung von elektronischen Rechnungen wie ZUGFeRD basiert auf klar definierten rechtlichen Vorgaben, die die Digitalisierung und Standardisierung von Rechnungsprozessen fördern. Die ZUGFeRD Rechnung ist speziell darauf ausgelegt, diese zu erfüllen und eine rechtssichere Rechnungsverarbeitung zu gewährleisten.
E-Rechnungsverordnung (E-RechV) in Deutschland
Die E-Rechnungsverordnung (E-RechV) schreibt die verpflichtenden Austausch von elektronischen Rechnungen im öffentlichen Sektor vor. Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes beziehungsweise Behörden stellen, müssen ein konformes Format wie ZUGFeRD verwenden. Besonders das PDF/A-3-Format, das die ZUGFeRD Rechnung unterstützt, erfüllt die Voraussetzungen des E-Rechnungsgesetz und ermöglicht dem Rechnungssteller sowie Rechnungsempfänger eine reibungslose Integration in digitale Rechnungsprozesse.
EU-Richtlinie zur E-Rechnung und ZUGFeRD
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU legt fest, dass alle öffentlichen Verwaltungen in der Europäischen Union elektronische Rechnungen im Standard EN 16931 empfangen und verarbeiten können müssen. Die ZUGFeRD Rechnung erfüllt diese Vorgaben vollständig und bietet eine rechtssichere Übermittlung, die den grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch in der EU erleichtert. Das Format ist somit ideal für Unternehmer, die sowohl nationale als auch europäische Standards einhalten möchten.
ISO-Norm 19005-3 (PDF/A-3)
Ein zentraler Bestandteil von ZUGFeRD ist der PDF/A-3-Standard, der die Einbettung einer XML-Daten in eine PDF-Datei ermöglicht. Dieser Standard gewährleistet, dass Rechnungsdaten langfristig archiviert werden können, ohne dabei die maschinelle Verarbeitbarkeit zu beeinträchtigen. Damit verbindet ZUGFeRD rechtliche Anforderungen an die Langzeitarchivierung mit den Vorteilen einer automatisierten Rechnungsverarbeitung.
E-Rechnungsfristen im Überblick
Diese rechtlichen Grundlagen machen ZUGFeRD zu einer idealen Lösung für Unternehmer, die gesetzliche Vorgaben einhalten und gleichzeitig ihre Rechnungsprozesse modernisieren möchten.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Die XRechnung wurde insbesondere für den B2G-Sektor entwickelt. Das ZUGFeRD-Format hingegen, wurde speziell an die Bedürfnisse der Wirtschaft und damit dem B2B-Sektor angepasst. Während die XRechnung ein rein XML-basiertes Datenformat ist, kombiniert ZUGFeRD maschinenlesbare Daten mit einer visuellen Darstellung im PDF. Dies macht ZUGFeRD besonders flexibel und für hybride Workflows geeignet.
Für wen ist ZUGFeRD geeignet?
Die ZUGFeRD Rechnung richtet sich an eine große Zielgruppe, da sie als hybrides Format gilt. Mit der Einführung des verpflichtenden Empfangs von E-Rechnungen im strukturierten Format gewinnt ZUGFeRD an Bedeutung. Denn das ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllt als Format die Norm EN 16931. Unternehmen können die Anforderungen demnach vollumfänglich mithilfe von ZUGFeRD erfüllen und profitieren dabei zugleich von einer standardisierten und medienbruchfreien Verarbeitung von Rechnungen.
Zudem ist eine ZUGFeRD Rechnung im Gegensatz zur XRechnung für den Menschen lesbar, da der XML Datei immer einer PDF Datei beigefügt ist. Es wird also insbesondere von Unternehmen bevorzugt, die ihre Rechnungen sowohl digital als auch in klassischer Papierform oder als PDF bereitstellen möchten.
Wie wird die ZUGFeRD-Rechnung im SAP-Umfeld integriert?
Die Integration des ZUGFeRD-Formats in SAP-Systeme wie SAP S/4HANA ermöglicht den Anwendern eine nahtlose Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Mit den richtigen SAP-Lösungen können ZUGFeRD-Rechnungen nicht nur erstellt und validiert, sondern auch direkt über die SAP-Systeme versendet und empfangen werden.
SAP stellt spezialisierte Schnittstellen für e Rechnungen bereit, die auch den Empfang und die Übermittlung von ZUGFeRD-Rechnungen erleichtern. Diese Schnittstellen ermöglichen es, die in den Rechnungen enthaltenen XML-Daten nahtlos in bestehende SAP-Workflows zu integrieren. Dadurch wird die Verarbeitbarkeit der Rechnungen erheblich verbessert, und Unternehmen können ihre Rechnungsprozesse effizienter gestalten.
Mit Lösungen wie SAP Invoice Management oder einer geeigneten SAP-Partnerlösung lassen sich die eingebetteten XML-Daten von ZUGFeRD-Rechnungen automatisiert auslesen. Diese Daten werden direkt in die Invoice Management Lösung eingebunden, wodurch manuelle Eingriffe minimiert werden. Der Automatisierungsprozess spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquote erheblich und steigert somit die Effizienz des gesamten Rechnungsworkflows.
Die Kombination aus spezialisierter SAP-Software und den Funktionen des ZUGFeRD-Formats stellen eine moderne und flexible Lösung dar, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und die Rechnungsprozesse optimal zu gestalten.
Welche Vorteile bringt ZUGFeRD mit sich?
Welche Herausforderungen gibt es bei der Implementierung von E-Rechnungen mit ZUGFeRD?
Die Ablösung von Papierrechnungen und die Einführung von E-Rechnungen und des ZUGFeRD-Standards stellt Unternehmen vor mehrere Herausforderungen. Dazu zählen die Anpassung bestehender ERP-Systeme, die Einhaltung rechtlicher Vorgaben wie der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie die Integration von strukturierten Datenformaten in bestehende Prozesse. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) kann die Implementierung von ZUGFeRD, das sowohl PDF- als auch XML-Daten kombiniert, technisch und finanziell anspruchsvoll sein. Hinzu kommen Unsicherheiten in der Datenvalidierung und Kompatibilität mit internationalen Standards. Trotz dieser Hürden bietet die Digitalisierung von Rechnungsprozessen langfristig Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen, weshalb die Überwindung dieser Herausforderungen essenziell für die Wettbewerbsfähigkeit ist.
Fazit
Das ZUGFeRD-Format hat sich als flexible und zukunftssichere Lösung für die elektronische Rechnungsstellung etabliert. Durch die Kombination aus PDF-Dokument und maschinenlesbarer XML-Datei bietet es Unternehmen eine ideale Brücke zwischen papierbasierten und vollständig digitalen Prozessen. Besonders die Rechtskonformität gemäß der E-Rechnungsverordnung und internationalen Standards wie EN 16931 macht ZUGFeRD zu einem wichtigen Werkzeug für Unternehmen, die ihre Rechnungsverarbeitungsprozess effizient und gesetzeskonform gestalten möchten.
Dank seiner einfachen Integration in bestehende Systeme wie SAP, der Unterstützung durch Schnittstellen und der automatisierten Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen profitieren Unternehmen von einer höheren Effizienz, weniger Fehlern und reduzierten Kosten. Zudem erleichtert das hybride Format den Einstieg für kleine und mittlere Unternehmen, die sich schrittweise auf digitale Prozesse umstellen wollen.
FAQ - Häufig gestellte Fragen
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