Schemen und Regeln in SAP HCM: Wie Unternehmen gewachsene Strukturen sicher analysieren und bereinigen
14. September 2026 | Lesezeit: 12 Minuten
Strategisches Produktmarketing bei FIS
Rückrechnungen zwingen Unternehmen, historische Logiken in Zeitwirtschaft und Entgeltabrechnung über Jahre vorzuhalten. Gleichzeitig wachsen Schemen und Regeln immer weiter. Doch was davon wird tatsächlich noch benötigt – und was kann sicher bereinigt werden?
Ein geänderter Tarifvertrag, eine nachträgliche gesetzliche Vorgabe oder schlicht eine rückwirkend erfasste Abwesenheit: Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen in SAP HCM bereits abgeschlossene Zeiträume erneut berechnen müssen. Dafür muss das System auch Jahre später noch auf die damals gültigen Regeln zurückgreifen können.
Die Folge: Schemen und Regeln sammeln sich über lange Zeiträume an, und kaum jemand wagt es, vermeintlich veraltete Bestandteile zu entfernen. Mit der ORC-Komponente, dem „Operational Relevance Check“, erweitert FIS seinen Schemen- und Regeln-Analyzer um eine betriebliche Relevanzprüfung.
Ansgar Schleyer, Leiter Human Resource Management bei FIS, erklärt im Interview, warum diese Frage selbst erfahrene SAP-HCM-Experten vor Herausforderungen stellt und wie eine betriebliche Relevanzprüfung für Klarheit sorgt.
Warum sammeln sich in SAP HCM über Jahre so viele Schemen und Regeln an und weshalb können Unternehmen veraltete Bestandteile nicht einfach löschen?
Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft werden irgendwann eingerichtet und entwickeln sich dann über viele Jahre weiter. Neue gesetzliche Vorgaben kommen hinzu, Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen ändern sich, organisatorische Strukturen werden angepasst. Entsprechend wächst auch das Schemen- und Regelwerk.
Gleichzeitig müssen beide Bereiche rückrechnungsfähig bleiben. Erfordert ein bestimmtes Ereignis zu einem späteren Zeitpunkt eine Rückrechnung, muss das System den betreffenden Zeitraum unter den damals gültigen Bedingungen erneut berechnen können. Eine Betriebsvereinbarung, die heute nicht mehr gilt, kann deshalb für einen zurückliegenden Zeitraum weiterhin relevant sein.
Die Schwierigkeit liegt darin, dass sich die Relevanz von Schemen und Regeln nicht allein über einen Zeitraum bestimmen lässt. Es gibt kein festes Gültigkeitsdatum, anhand dessen eindeutig erkennbar wäre, ab wann ein Bestandteil nicht mehr benötigt wird. Die Relevanz ergibt sich vielmehr daraus, unter welchen Bedingungen einzelne Teile des Regelwerks durchlaufen werden. Deshalb sammelt sich über die Jahre sehr viel an.
In der Praxis führt diese Unsicherheit häufig dazu, dass veraltete Bestandteile im Regelwerk verbleiben. Denn ohne verlässliche Bewertung lässt sich nur schwer ausschließen, dass sie für spätere Rückrechnungen doch noch benötigt werden.
Welche Ereignisse können dazu führen, dass ein bereits abgeschlossener Zeitraum in der Zeitwirtschaft oder Entgeltabrechnung noch einmal neu verarbeitet werden muss?
Dafür gibt es unterschiedliche Gründe, wie beispielsweise eine Abwesenheit, die verspätet erfasst wird. Wenn jemand seinen Urlaub nachträglich einträgt, können sich dadurch sowohl die Zeitbewertung als auch die Entgeltabrechnung verändern. Es gibt aber auch Sachverhalte, die von außen kommen. Ein Pfändungsbeschluss kann etwa erst nach einem längeren Verfahren endgültig feststehen.
Sobald das entsprechende Urteil vorliegt, muss möglicherweise ein zurückliegender Zeitraum auf dieser Grundlage neu verarbeitet werden. Ähnliches gilt für gesetzliche Änderungen. Es kommt vor, dass steuer- oder sozialversicherungsrechtliche Voraussetzungen rückwirkend gelten und deshalb bereits vergangene Zeiträume noch einmal betrachtet werden müssen. Auch Tarifpartner oder Betriebsvereinbarungen können Anlass für rückwirkende Änderungen sein.
Daneben gibt es speziellere Fälle. Bei einer länger dauernden Krankheit können zu einem späteren Zeitpunkt Sachverhalte anders bewertet werden. Auch sogenannte Störfälle in der Altersteilzeit können dazu führen, dass Wertguthaben oder andere Bestandteile über einen längeren Zeitraum noch einmal neu aufgerollt werden müssen. Es gibt also sehr unterschiedliche Anlässe für Rückrechnungen. In der Entgeltabrechnung reichen sie in der Regel weiter zurück als in der Zeitwirtschaft. Rückrechnungsfähig müssen aber grundsätzlich beide Bereiche sein.
Warum ist es selbst für erfahrene SAP-HCM-Spezialisten schwierig zu beurteilen, welche historischen Regeln noch benötigt werden?
Schemen und Regeln sind eine besondere Form des Customizings, da sie die Ablauflogik in der Zeitwirtschaft und Entgeltabrechnung abbilden. Deshalb lässt sich bei einzelnen Regelbestandteilen nicht ohne Weiteres erkennen, unter welchen Voraussetzungen sie noch zum Einsatz kommen.
Auch eine Regel, die im aktuellen Tagesgeschäft seit Jahren keine Rolle mehr spielt, kann für einen bestimmten Mitarbeiterfall oder einen weiter zurückliegenden Abrechnungszeitraum noch relevant sein. Genau das erschwert die Bereinigung historisch gewachsener Regelwerke. Selbst erfahrene Berater sind deshalb zurückhaltend, wenn sich die betriebliche Relevanz eines Bestandteils nicht eindeutig beurteilen lässt.
Wird eine noch benötigte Regel entfernt, kann sich das unter Umständen erst Jahre später bei einer Rückrechnung bemerkbar machen. Fehlt dann die erforderliche Logik, kann die Verarbeitung im betreffenden Fall abbrechen. Die damals gültigen Regelungen und das daraus resultierende Ergebnis müssen anschließend aufwendig rekonstruiert werden. In der Praxis verbleiben deshalb viele veraltete Bestandteile vorsorglich im System. Das reduziert zwar zunächst das Risiko einer fehlerhaften Bereinigung, führt langfristig jedoch zu immer umfangreicheren und unübersichtlicheren Regelwerken.
Wie lässt sich mit dem Operational Relevance Check feststellen, welche Teile des Schemen- und Regelwerks tatsächlich noch relevant sind?
Die ORC-Komponente erweitert den FIS/hrd Schemen- und Regeln-Analyzer um eine zeitliche Relevanzprüfung. Dafür wird ein definierter Rückrechnungszeitraum über das bestehende Regelwerk gelegt. Anschließend lässt sich erkennen, welche Schemen, Regeln oder Regelbestandteile innerhalb dieses Zeitraums tatsächlich noch benötigt werden.
Ein Beispiel: Muss ein Unternehmen im Jahr 2026 maximal zehn Jahre zurückrechnen können, ist der Zeitraum ab 2016 relevant. Wurde ein bestimmter Regelbestandteil zuletzt 2005 durchlaufen und spielte seitdem keine Rolle mehr, liegt er außerhalb der erforderlichen Rückrechnungstiefe. ORC schafft damit eine belastbare Grundlage für die Bereinigung des Regelwerks. Entscheidend ist nicht, wie alt eine Regel ist, sondern ob sie innerhalb des definierten Rückrechnungszeitraums tatsächlich noch relevant ist.
Wie lässt sich das Schemen- und Regelwerk auf Basis der ORC-Analyse anschließend gezielt bereinigen?
Die ORC-Komponente schafft die Grundlage für eine fundierte Bereinigung des Regelwerks. Entscheidend ist zunächst, den für das Unternehmen relevanten Rückrechnungszeitraum festzulegen. Auf dieser Basis lässt sich beurteilen, welche Bestandteile weiterhin erforderlich sind und welche außerhalb der betrieblichen Relevanz liegen.
Die Bereinigung kann anschließend schrittweise erfolgen. Nicht mehr benötigte Bestandteile lassen sich zunächst auskommentieren und damit aus der aktiven Verarbeitung nehmen. Ist ihre fehlende Relevanz bestätigt, können sie vollständig entfernt werden. So bleibt das Customizing übersichtlich und enthält nur noch die Schemen und Regeln, die tatsächlich benötigt werden.
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In welchen Situationen ist der Einsatz der ORC-Komponente besonders sinnvoll?
Eine Transition ist ein typischer Anlass. In gewachsenen SAP-HCM-Systemen wird häufig sehr viel Historie mitgeführt. Wenn ohnehin eine größere Veränderung ansteht, bietet sich die Gelegenheit, vorher zu prüfen, welche Bestandteile tatsächlich noch benötigt werden und welche inzwischen überflüssig sind. Das Thema wird im Alltag häufig aufgeschoben, weil die Bereinigung zeitaufwendig ist und ohne verlässliche Grundlage auch Risiken birgt. Eine Transition ist deshalb ein geeigneter Zeitpunkt, das bestehende Regelwerk strukturiert zu überprüfen, anstatt sämtliche historischen Strukturen ungeprüft zu übernehmen.
ORC ist aber nicht nur im Zusammenhang mit einer Transition relevant. Auch Unternehmen, die Wert auf ein dauerhaft aufgeräumtes und stabiles System legen, können die betriebliche Relevanzprüfung regelmäßig einsetzen. Gerade bei langjährig gewachsenen und komplexen Systemen lässt sich so verhindern, dass sich immer mehr historische Logik ansammelt, deren tatsächliche Relevanz später nur noch schwer nachvollziehbar ist.
Was passiert mit bestehenden Schemen und Regeln, wenn sich beispielsweise Personalbereiche, Buchungskreise oder Mitarbeitergruppen ändern?
Ändern sich Personalbereiche, Buchungskreise oder Mitarbeitergruppen, bleiben Verweise auf die bisherigen Strukturen häufig im Regelwerk bestehen. ORC unterstützt dabei, diese Fundstellen gezielt zu identifizieren. Über die Suchfunktion lassen sich entsprechende Werte und variable Argumente systematisch im Schemen- und Regelwerk aufspüren.
Bei geeigneten Konstellationen können die gefundenen Werte anschließend gezielt angepasst oder über mehrere Fundstellen hinweg ersetzt werden. Das reduziert den manuellen Suchaufwand und erhöht zugleich die Sicherheit bei Umbaumaßnahmen, weil relevante Stellen nicht einzeln im Regelwerk gesucht werden müssen.
ORC kann die betriebliche Relevanz auf zwei Ebenen prüfen: allgemein über einen definierten Zeitraum und bezogen auf einen konkreten Mitarbeiterfall. Worin unterscheiden sich diese beiden Analysen?
Bei der ersten Variante wird die Relevanz unabhängig von einzelnen Mitarbeitern über einen definierten Zeitraum betrachtet. ORC prüft, welche Teile des Schemen- und Regelwerks innerhalb dieser Zeitspanne noch durchlaufen werden. Damit lässt sich beispielsweise feststellen, welche historischen Bestandteile für den erforderlichen Rückrechnungszeitraum noch relevant sind und welche für eine Bereinigung infrage kommen.
Bei der zweiten Variante wird zusätzlich eine konkrete Personalnummer einbezogen. ORC berücksichtigt dann die Informationen dieses Mitarbeiters im gewählten Zeitraum und zeigt, welche Zweige des Regelwerks für diesen Fall durchlaufen würden. Das ist insbesondere bei der Weiterentwicklung des Customizings oder bei der Fehlersuche hilfreich, weil sich der Entscheidungsweg bereits nachvollziehen lässt, ohne zuvor eine vollständige Abrechnung durchzuführen.
Ein konkretes Abrechnungsergebnis liefert diese Analyse nicht. ORC macht sichtbar, welchen Weg ein Mitarbeiterfall durch das Regelwerk nimmt; für das tatsächliche Ergebnis ist weiterhin eine Abrechnung erforderlich.
Wie fügt sich ORC in den FIS/hrd Schemen- und Regeln-Analyzer ein – und warum ist die Komponente nicht automatisch Bestandteil des SRA?
ORC ist eine zusätzliche Komponente des Schemen- und Regeln-Analyzers. Sie erweitert dessen Funktionalität insbesondere um die betriebliche Relevanzprüfung und um Hilfestellungen für Umbaumaßnahmen. Nicht jeder Kunde benötigt diese zusätzlichen Möglichkeiten beziehungsweise benötigt sie vielleicht erst zu einem späteren Zeitpunkt. Deshalb ist ORC nicht automatisch Bestandteil des SRA.
Die Funktionen des SRA lassen sich aber auch im Zusammenhang mit ORC nutzen. Ein wichtiger Punkt ist beispielsweise die Versionierung. Wenn mithilfe der Relevanzprüfung festgestellt wird, dass bestimmte Bestandteile nicht mehr benötigt werden, und anschließend Änderungen am Regelwerk vorgenommen werden, wird der veränderte Stand wieder versioniert. Damit stehen der vorherige und der neue Stand zur Verfügung und die vorgenommenen Änderungen bleiben nachvollziehbar.
Das ist gerade bei Bereinigungen wichtig. Unternehmen erhalten nicht nur Unterstützung bei der Frage, welche Bestandteile noch relevant sind, sondern können die daraus resultierenden Änderungen anschließend auch nachvollziehbar im Schemen- und Regeln-Analyzer abbilden.
Welchen Mehrwert bietet diese Kombination aus SRA und ORC gerade für Unternehmen mit komplexen Strukturen in Zeitwirtschaft und Entgeltabrechnung?
Der wesentliche Vorteil liegt darin, dass Unternehmen mehr Transparenz und Sicherheit in einem Bereich erhalten, der ansonsten stark vom Wissen und von der Erfahrung einzelner Spezialisten abhängig ist. Das gilt für die Bereinigung eines historisch gewachsenen Systems ebenso wie für eine Transition, organisatorische Umbauten oder die Analyse einzelner Mitarbeiterfälle.
Entscheidend ist zudem, dass sowohl die Zeitwirtschaft als auch die Entgeltabrechnung betrachtet werden. Beide Bereiche müssen rückrechnungsfähig sein und in beiden spielen historische Schemen und Regeln eine zentrale Rolle. Viele Sachverhalte wirken sich zudem nicht isoliert auf nur einen der beiden Bereiche aus.
Mit dem FIS/hrd Schemen- und Regeln-Analyzer und der zusätzlichen ORC-Komponente können Unternehmen deshalb genau dort ansetzen, wo in der Praxis häufig die Unsicherheit beginnt: Welche Logik müssen wir für die Zukunft noch vorhalten – und welche können wir auf einer belastbaren Grundlage aus unserem System entfernen?
Fazit: Aufräumen, ohne die Rückrechnungsfähigkeit zu gefährden
Historisch gewachsene Schemen und Regeln gehören in SAP HCM zur Realität. Kritisch wird es, wenn Unternehmen nicht mehr sicher beurteilen können, welche Bestandteile für Zeitwirtschaft und Entgeltabrechnung noch benötigt werden und welche lediglich weitergeführt werden, weil eine Bereinigung zu riskant erscheint. Genau hier setzt die betriebliche Relevanzprüfung an.
Die ORC-Komponente des FIS/hrd Schemen- und Regeln-Analyzers macht sichtbar, welche Teile des Regelwerks innerhalb des tatsächlich benötigten Rückrechnungszeitraums noch relevant sind. Gleichzeitig unterstützt sie bei organisatorischen Veränderungen sowie bei der Analyse konkreter Mitarbeiterfälle. Unternehmen erhalten damit eine fundierte Grundlage, um ihr Regelwerk gezielt weiterzuentwickeln und zu bereinigen – ohne die für spätere Rückrechnungen notwendige Historie vorschnell zu entfernen.
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