In einer sich stetig weiterentwickelnden Geschäftswelt ist es unerlässlich, Prozesse zu optimieren und Technologien intelligent einzusetzen.
Die AUDI AG hat genau das getan und sich die Frage gestellt, wie sich die Rechnungsprüfung bei zwei verbundenen SAP S/4HANA-Systemen zentralisieren und damit erheblich vereinfachen lässt.
Die Entscheidung der AUDI AG einen Prozess und die damit verbundene logistische Rechnungsprüfung von einem SAP-System auf ein zweites auszulagern, stellte uns als Dienstleister vor eine noch nie da gewesene Herausforderung.
Seit mehr als einem Jahrzehnt unterstützt der FIS/edc Rechnungsmonitor, eine SAP-Optimierung von FIS, den Ingolstädter Automobilhersteller bei der Bearbeitung eingehender Rechnungsdokumente.
Im Zuge der S4/HANA Transition bestand der Wunsch beide eingesetzten SAP-Systeme miteinander zu verbinden und dem Anwender so das Gefühl zu geben, weiterhin auf nur einem SAP-System die logistische Rechnungsprüfung durchzuführen.
Mit der Unterstützung von FIS als langjähriger Partner führte die AUDI AG diese herausfordernde Systemkonstellation unter dem Stichwort „Single Point of Entry“ mit dem erfolgreichen Produktivstart zu Beginn dieses Jahres ein.
Wie der Weg dorthin war und welche Herausforderungen sich ergaben, erfahren Sie in den nachfolgenden Abschnitten.
Herausforderungen der Systemintegration: Verbindung von SAP S/4HANA-Systemen
Die größte Herausforderung bestand darin, eine zentrale OCR-Applikation sowie mehrere EDI-Kanäle so aufzubauen, dass mehr als ein SAP-System mit den eingehenden Rechnungsdaten versorgt werden kann. Neben der zentralen User Experience für sämtliche Kreditorensachbearbeiter der AUDI AG, sollten auch die Sender der eingehenden Daten nichts von der verteilten Systemlandschaft erfahren und weiterhin ein System als Adressat der Dokumente verwenden.
Intelligente Lösung: Dezentrale Softwareinstallation und SAP API-Schnittstellen
Die AUDI AG entschied sich für eine dezentrale Installation der Softwarekomponenten. So besteht neben der Verfügbarkeit sämtlicher Funktionalitäten ebenfalls die Möglichkeit prozessspezifische Anpassungen für das jeweilige SAP-System vorzunehmen.
Ein SAP-System dient zunächst als Empfänger der eingehenden Rechnungsdaten. Über die in der Rechnung vorhandenen Bestellnummer, wird über eine SAP API Schnittstelle die Existenz der Bestellnummer geprüft. Ist die Bestellnummer im SAP-System A vorhanden, wird der Datensatz an das SAP-System A versendet. Ist die Bestellnummer im SAP-System B vorhanden, wird der Datensatz an das SAP-System B versendet. Außerdem wird durch unterschiedliche Bestellkreisnummernintervalle sichergestellt, dass die Bestellnummern nicht identisch sind.
Nahtlose Benutzererfahrung und Harmonisierung von Daten
Das SAP-System A dient dem Kreditorensachbearbeiter als zentraler Einstiegspunkt für die operative Belegbearbeitung. Per RFC-Schnittstelle sind beide SAP-Systeme verbunden und sämtliche Belegdaten, sowohl von SAP-System A als auch von SAP-System B, sind ersichtlich. Durch diese Tatsache ist eine gleichzeitige Anmeldung, an mehreren SAP-Systemen obsolet und bietet den von der Audi AG bekannten Komfort.
Gleichnamige redundante SAP-Tabellen wie zum Beispiel Vertreter- und/oder Genehmigertabellen, diverse kreditorenspezifische Einstellungen werden per IDoc Versand in sämtlichen angebundenen SAP-Systemen harmonisiert. Dies ermöglicht weiterhin eine zentrale Pflege der Daten.
Zukunftsaussichten: Erweiterung und Maschinelles Lernen
Auch der Ausgleich der offenen Posten erfolgt durch das zentrale SAP-System A. Vorabzahlungen / Zahlungen von SAP-System B werden durch die im SAP Standard eingesetzte Wertekopplung sichergestellt.
Mit der nun umgesetzten zentralen Rechnungsprüfung, über mehrere SAP S4/HANA-Systeme, ist die AUDI AG bereit, weitere Teilbereiche an das zentrale Finanzsystem anzubinden. Maschinelles Lernen (ML) und der damit verbundenen Erhöhung der dunkel verarbeiteten Belege, werden in den kommenden Monaten das Projekt abrunden.
