SAP SuccessFactors
In diesem Fachartikel erfahren Sie, wie Sie mit der cloudbasierten Lösungssuite SAP SuccessFactors die gesamte Personalarbeit – vom Recruiting über die Personalverwaltung bis zur Gehaltsabrechnung – verbessern können.
Produktmanager bei FIS
Was ist SAP SuccessFactors?
SuccessFactors stellt eine SaaS (Software as a Service) Lösung dar, die sich über verschiedene Bereiche des Human Capital Managements (HCM) hinweg erstreckt und so eine integrierte, cloudbasierte Komplettlösung für das HCM bereitstellt. Mit dieser Lösung werden sämtliche Prozesse im Bereich Human Resources digitalisiert und optimiert. Ihren Ursprung besitzt SuccessFactors im Bereich Talentmanagement.
Die SAP SuccessFactors-HCM Suite umfasst alle Kernfunktionen sowie Analytics für Personaldaten. Ziel der Suite ist es, den gesamten Employee Lifecycle – von der Akquise neuer Mitarbeiter über das Onboarding, Entwicklung und Vergütung bis zum Offboarding – in einem System abzubilden. Dabei verfolgt SAP einen Employee Experience-Ansatz: SuccessFactors löst das klassische SAP HCM On-Premises ab und rückt die Bedürfnisse der Mitarbeitenden stärker in den Fokus, um Engagement, Mitarbeiterbindung und Produktivität zu steigern.
Welche Module bietet SAP SuccessFactors?
Die Human Capital Management Suite besteht aus mehreren Modulen, die entweder einzeln als Bestandteil einer spezifischen Lösung oder zusammen als Komplett-Suite genutzt werden können. Jedes Modul deckt einen bestimmten Personalprozess ab. Die Module sind nahtlos miteinander integrierbar.
Im Folgenden die wichtigsten Module im Überblick:
SAP SuccessFactors Employee Central
Durch die zunehmende Globalisierung von Geschäftsprozessen und Projekten, rücken die globale Transparenz über Mitarbeiterinformationen sowie moderne Kollaborationsformen zwischen den Beschäftigten weltweit in den Fokus des Personalmanagements.
SAP SuccessFactors Employee Central (EC) bildet das zentrale Human Resources Informationssystem für die Stammdatenverwaltung der Mitarbeitenden. Hier erfolgen Personaladministration, Organisationsmanagement, Arbeitszeit- und Abwesenheitsmanagement (die Zeiterfassung erfolgt über das Modul Time Tracking) sowie Employee Self Services (ESS) und Manager Self Services (MSS). SAP SuccessFactors EC macht Personaldaten an zentraler Stelle verfügbar und vereinfacht dadurch auch die internationale Zusammenarbeit sowie globale Standardisierung der HR-Prozesse. Mitarbeiter profitieren dadurch von transparenten Entscheidungen und werden aktiv eingebunden. EC vereint die Vorteile einer Cloud-Lösung mit höchsten Sicherheitsstandards unter Berücksichtigung der EU-DSGVO. Durch die Zentralisierung wird die Effizienz der HR-Aktivitäten und folglich die gesamte Wertschöpfung gesteigert.
Employee Central bildet die Datenbasis für weitere Module: Bereits erfasste Mitarbeiterdaten, wie Personalstammdaten, Stellen, Organisationsstruktur, stehen den Talentmodulen zur Verfügung. Über ESS/MSS können Mitarbeiter z. B. persönliche Daten selbst aktualisieren und Führungskräfte bestimmte personalrelevante Vorgänge, wie Gehaltsänderungen, anstoßen.
Recruiting
Das Recruiting Modul besteht aus Recruiting Management und Recruiting Marketing und unterstützt die gesamte Personalplanung von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung. Es umfasst z. B. Karriere-Webseiten, Multi Posting von Stellenanzeigen auf verschiedenen Kanälen, digitales Bewerbermanagement mit Statusübersicht, Bewerber Pools und kollaborativer Auswahl. Intelligente Funktionen erleichtern die Akquise, etwa indem Kandidatenempfehlungen generiert oder ehemalige Bewerber bei neuen passenden Stellen automatisch kontaktiert werden. Das Ergebnis ist ein transparenter, beschleunigter Recruiting-Prozess – bewerberfreundliches Quick Apply vereinfacht die Bewerbungen seitens neuer Mitarbeitenden via Mobilgerät.
Onboarding und Offboarding
Das Onboarding Modul führt Mitarbeitende im HR-Bereich, Führungskräfte und neue Mitarbeiter in einem einheitlichen digitalen Prozess durch alle Schritte. Bereits vor dem ersten Arbeitstag erhalten New Hires Zugriff auf ein Willkommensportal mit wichtigen Informationen, Aufgaben und Ansprechpartnern. Automatisierte Workflows stellen sicher, dass z. B. IT-Zugänge, Ausstattung und Schulungen rechtzeitig bereitstehen. Gleichzeitig können mehrere Neueinstellungen parallel und standardisiert abgewickelt werden. Ein gut strukturiertes Onboarding sorgt für schnellere Einarbeitung, höhere Produktivität und steigert nachweislich die Mitarbeiterbindung.
Die Personalabteilung erhält ebenfalls Unterstützung beim Offboarding, inklusive Rückgabe von Equipment, Übergabe von Aufgaben und dem Versenden von Abschiedsbenachrichtigungen.
Learning
SuccessFactors Learning ist ein Learning Management System (LMS) zur Verwaltung von Schulungen, Trainings und Weiterbildungen. Unternehmen können Präsenzseminare, E-Learnings und sogar Social Learning anbieten. Darüber können auch externe Schulungen und Veranstaltungen angefragt sowie verwaltet werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen im Lernportal, welche Kurse für sie vorgeschrieben oder verfügbar sind, können Lerninhalte absolvieren und Zertifikate verwalten. Automatische Zuweisungen stellen sicher, dass z. B. Compliance-Schulungen oder regelmäßige Unterweisungen termingerecht absolviert werden.
Die Lernplattform fördert die kontinuierliche Mitarbeiterentwicklung und Qualifizierung – ein wichtiger Faktor, um Mitarbeiter zu halten und zu fördern. Zudem lässt sich das Learning-Modul im Onboarding einsetzen, da neue Mitarbeiter Pflichtschulungen direkt online durchführen können.
Performance & Goals
Dieses Modul hilft, Mitarbeiterziele mit der Unternehmensstrategie zu verknüpfen und die Performance transparent zu bewerten. Mit Performance & Goals können individuelle Ziele nach dem SMART-Prinzip vereinbart und der Fortschritt regelmäßig verfolgt werden. Führungskräfte führen systematisch Zielvereinbarungsgespräche, geben kontinuierlich Feedback und können Jahresendbewertungen effizient durchführen. Methoden wie 360-Grad-Feedback und Kalibrierung sorgen für fairere Beurteilungen. Zudem kann das Unternehmen Leistungsträger und Entwicklungsfelder objektiv identifizieren. Durch diese Plattform erhalten Mitarbeitende regelmäßiges Coaching und Feedback, was sowohl die Leistung verbessert als auch das Engagement und die Bindung stärkt.
Compensation
Das Compensation Modul deckt alle Bestandteile der Mitarbeitervergütung ab – von Gehaltsrunden über Bonuszahlungen bis zu Lohnüberprüfungen, die außerhalb der Grundgehaltsberechnung und regulären Auszahlung erfolgen. Führungskräfte und die Personalabteilung erhalten ein zentrales Tool, um Gehaltsanpassungen vorzuschlagen, Budgets zu verwalten und leistungsbezogene Vergütung gerecht zu steuern. Erfolgsprämien, Boni und andere Leistungszulagen können geplant und anhand von Kennzahlen zielgerichtet vergeben werden. Echtzeitdaten aus Performance & Goals fließen ein, sodass High-Performer entsprechend honoriert und Low Performer fair behandelt werden. Das Modul bietet Transparenz und Einhaltung von Vergütungsrichtlinien, simuliert Budget-Szenarien und unterstützt eine faire, leistungsorientierte Vergütungskultur, was wiederum die Mitarbeiterbindung fördert.
Succession & Development
Dieses Modul, auch Succession Planning (Nachfolgeplanung) genannt, unterstützt die Personalplanung bei der Identifizierung und Entwicklung von Schlüsselpersonen und Top-Nachwuchskräften im Unternehmen. Basierend auf den Organisationsdaten aus Employee Central kann für wichtige Positionen eine Nachfolgeplanung erstellt werden, um frühzeitig potenzielle Kandidaten zu bestimmen und aufzubauen. Dies erfolgt über Talent Pools, grafische Talentübersichten und Mitarbeiter-Score Cards mit relevanten Talentdaten. So lässt sich für jede Schlüsselposition eine Pipeline von Kandidaten aufbauen und die individuelle Weiterentwicklung gezielt fördern. Das System ermöglicht zudem einen objektiven Talentvergleich und Kalibrierungen, um Nachfolgeentscheidungen fair zu treffen. Damit wird eine unterbrechungsfreie Fortführung der Geschäftsstrategie sichergestellt.
Time Tracking
Time Tracking ist ein cloudbasiertes Modul für die digitale Zeiterfassung und das Anwesenheitsmanagement. Sie ermöglicht Unternehmen, Arbeitszeiten effizient und regelkonform zu erfassen – unabhängig von der Art der Beschäftigung (z. B. Vollzeit, Teilzeit, Schichtarbeit oder projektbasiert). Die Lösung unterstützt eine präzise Lohn- und Gehaltsabrechnung und hilft dabei, Personalkosten zu kontrollieren sowie die Produktivität der Belegschaft zu steigern. Die Lösung eignet sich für Unternehmen jeder Größe und bietet eine zentrale Plattform für alle Anforderungen rund um die Zeitwirtschaft.
Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten intuitiv über das Web oder mobile Endgeräte erfassen. Auch externe Zeiterfassungsterminals lassen sich integrieren. Eine browserbasierte oder mobile Stempeluhr ermöglicht einfache Kommen-/Gehen-Buchungen in Echtzeit. Erfasste Zeiten werden automatisiert mit dem Mitarbeiterprofil abgeglichen und können sofort ausgewertet werden.
Enterprise Service Management
Enterprise Service Management (ESM) ist eine Erweiterung der SAP SuccessFactors Suite, die über klassische HR-Funktionalitäten hinausgeht und eine zentrale Plattform für serviceorientierte Prozesse innerhalb des Unternehmens bietet. Ziel ist es, interne Dienstleistungen – z. B. rund um IT, Facility Management, HR oder Compliance – effizient, transparent und benutzerfreundlich bereitzustellen.
Mitarbeitende können über ein zentrales Self-Service-Portal Anfragen stellen, Informationen abrufen oder Prozesse wie z. B. Equipment-Bestellungen, Zugriffsanträge oder interne Umzüge anstoßen. Gleichzeitig behalten Serviceabteilungen den Überblick über Anfragen, deren Status und Bearbeitungszeiten. Zudem können aus den eingeleiteten Vorgängen unmittelbar Prozesse in SF angestoßen werden, beispielweise ein Antrag von Elternzeit.
SAP SuccessFactors ESM trägt dazu bei, interne Services zu standardisieren, Bearbeitungszeiten zu verkürzen und die Servicequalität zu steigern – bei gleichzeitiger Entlastung der Fachabteilungen und Verbesserung der Employee Experience.
Career and Talent Development
Im Fokus beim Modul Career and Talent Development stehen die individuelle Karriereplanung, gezielte Kompetenzentwicklung und langfristige Mitarbeiterbindung. Die Lösung bietet Mitarbeitenden transparente Einblicke in Entwicklungsmöglichkeiten, Karrierepfade und empfohlene Lernangebote – auf Basis ihrer aktuellen Fähigkeiten, Interessen und Zielrollen. Führungskräfte und HR-Abteilungen erhalten gleichzeitig Werkzeuge, um begabte Menschen frühzeitig zu identifizieren, Nachfolgeplanungen zu steuern und Personalentwicklungsstrategien datengestützt umzusetzen.
Career and Talent Development fördert eine selbstbestimmte Karriereentwicklung, unterstützt beim strategischen Talentmanagement und trägt dazu bei, interne Laufbahnen zu stärken und Fachkräfte langfristig zu binden.
Wenn der Fachkräftemangel auch HR trifft
Inhalt des Whitepapers
Was ist Employee Central Payroll?
Für die Gehaltsabrechnung bietet SAP SuccessFactors das Modul Employee Central Payroll. Damit kann die monatliche Entgeltabrechnung inklusive Steuer- und Sozialversicherungsmeldungen sicher und effizient durchgeführt werden.
Der Vorteil ist, dass Kunden keine eigene Hardware, Wartung oder Updates benötigen. Funktional deckt die Cloud-Payroll wesentliche Anforderungen inklusive komplexer Abrechnungsregeln und Tarifwerke ab, die man von SAP ERP HCM kennt. Damit bietet SAP ein cloudbasierte Payroll. Diese Modul bietet momentan für die deutsche Variante nicht den vollen Leistungsumfang, da manche Anforderungen noch nicht umgesetzt sind. Bei komplexeren Anforderungen empfiehlt sich der Einsatz von H4S4.
Wie können SuccessFactors Employee Central Daten in Test- und Entwicklungssystemen bereitgestellt werden?
Mit SuccessFactors bietet SAP eine moderne, cloudbasierte Lösung für das Human Capital Management, die kontinuierlich weiterentwickelt wird, um den Anforderungen im Personalmanagement hinsichtlich der fortschreitenden Digitalisierung gerecht zu werden. Um auf Änderungen schnell reagieren zu können, stellt SuccessFactors neue Funktionalitäten zur Verfügung, damit HR-Anwender von Effizienzsteigerungen in den Kernprozessen und verbesserten Benutzererlebnissen profitieren können.
Damit neue Funktionalitäten vollumfänglich genutzt werden können, ist es erforderlich, diese vorab umfangreich zu testen, da es sich um sensible Personalprozesse handelt, die einem besonderen Schutz unterliegen. Die Korrektheit der Daten steht im Mittelpunkt. Dafür müssen Employee Central Daten in den Vorsystemen bereitgestellt werden. Um kurzfristig auf Anforderungen oder Anpassungen reagieren zu können, benötigt man eine qualitativ hochwertige Datenbasis sowie reibungslose Personalprozesse.
Um die Korrektheit HR-spezifischer Prozesse, wie beispielsweise Urlaubsanträge, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung, Weiterbildungen etc. jederzeit zu gewährleisten, und gleichzeitig Ressourcen bei Routinetätigkeiten einzusparen, erzeugt man zunächst Testdaten. Diese ermöglichen es, Szenarien in der Testumgebung abzubilden und entsprechend zu prüfen, bevor sie in das Produktivsystem eingespielt werden. In vielen Fällen werden Testdaten noch manuell angelegt, d.h. IT-Mitarbeiter bzw. Mitarbeiter im Personal-Team erfassen bestehende oder fiktive Daten in einem vorgelagerten System, was möglicherweise Fehler verursacht. Hier erkennt man Ineffizienzen bei eigentlichen Routinearbeiten in HR-Prozessen, denn diese Daten stehen bereits korrekt im System zur Verfügung.
Bereitstellung von Employee Central Daten mit FIS/ECDataCopy
FIS/ECDataCopy ist eine perfekte Erweiterung des Standardproduktes SAP SuccessFactors, die auf der SAP Business Technology Platform basiert. Sie ermöglicht das Kopieren von Daten in Vorsysteme, was besonders für aussagekräftige Tests und Integrationstests nützlich ist. Damit können gezielt Daten übertragen werden, um die Qualität und Funktionalität der Systeme zu prüfen.
Nutzen von FIS/ECDataCopy
Welchen Nutzen bietet die SAP SuccessFactors HCM Suite?
Die Einführung von SuccessFactors bietet eine Vielzahl an Nutzen:
Alle HR-Kernfunktionen und Talentprozesse laufen in einem einheitlichen System zusammen. Personalstammdaten, HR-Kennzahlen und Mitarbeiterinformationen sind zentral verfügbar, was eine bereichsübergreifende Auswertung und vorausschauende Planung erleichtert. Strukturierte und durchsuchbare Personaldaten schaffen die Basis für durchgängige Transaktionen in den HR-Kernfunktionen. Die nahtlose Integration der Module reduziert Medienbrüche und Daten-Silos – alles ist auf einen Blick einsehbar.
Über ein Mitarbeiterportal und entsprechende Workflows können Beschäftigte ihre Anliegen, wie Adressänderung, Urlaubsantrag, Lernanmeldung etc. selbst erledigen. Zeitnahe Genehmigungen durch schnelle Workflows sorgen für Motivation. Vorgesetzte erhalten Zugriff auf Echtzeit-Informationen zu ihren Teams. Dies fördert Transparenz, entlastet die Mitarbeiter, spart Zeit und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit.
SAP SuccessFactors wurde mit Fokus auf User Experience entwickelt, sodass nicht nur HR-Fachleute, sondern alle Mitarbeiter von einer individuell konfigurierbaren Benutzeroberfläche in der jeweiligen Muttersprache profitieren können. Die moderne, intuitive Oberfläche erleichtert die Bedienung und schafft dadurch hohe Akzeptanz aufgrund nachvollziehbarer Personalmanagementaktivitäten.
Personalverantwortliche erhalten Unterstützung durch die zentrale Verfügbarkeit standortübergreifender Mitarbeiterdaten. So lassen sich Personalressourcen gezielt lokalisieren und strategisch einsetzen – mit Fokus auf Unternehmensziele und Mitarbeiterbedürfnisse. Zudem fördern integrierte Kollaborationstools den standortübergreifenden Austausch, stärken die interne Kommunikation und tragen zur Mitarbeitermotivation bei.
Es werden höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards in der Cloud erfüllt. Unternehmen profitieren so von einer professionell gemanagten Infrastruktur, ohne selbst Hardware und Security-Maßnahmen vorhalten zu müssen. Bei Compliance-Änderungen werden Updates automatisch eingespielt.
Es erfolgt eine regelmäßige Aktualisierung der Cloud-Updates. Dadurch profitieren Kunden kontinuierlich von der Weiterentwicklung der Software – seien es neue KI-Funktionen, Prozessverbesserungen oder rechtliche Anpassungen. Die Lösung ist somit zukunftssicher und passt sich dynamisch an HR-Trends und Geschäftsanforderungen an.
Durch Automatisierung und eine zentralisierte Datenhaltung lassen sich HR-Abläufe effizienter gestalten, was Zeit und Kosten spart. Routineaufgaben werden beschleunigt, Doppelarbeit vermieden. Cloud-Abonnements werden nach tatsächlicher Nutzung bezahlt – hohe Anfangsinvestitionen für Lizenzen und Server entfallen. Bei Wachstum werden einfach weitere Module oder Nutzer hinzugefügt.
SuccessFactors liefert Echtzeit-Einblicke in die Belegschaft und erlaubt der HR-Abteilung, vom Operativen zum Strategischen Partner zu werden. Durch People Analytics und integrierte Berichte können HR-Verantwortliche fundierte Entscheidungen treffen – etwa Engpässe früh erkennen, Talententwicklungsmaßnahmen gezielt steuern oder die Wirksamkeit von Initiativen messen. KI-gestützte Analysen identifizieren z.B. Fluktuationsrisiken oder Erfolgsfaktoren in Recruiting-Kanälen.
Welche Integrationsmöglichkeiten gibt es und welche Vorteile hat der hybride Ansatz?
Sowohl SAP SuccessFactors als auch SAP HCM sind etablierte Lösungen, die teilweise in unterschiedlichen Bereichen ihre Stärken haben. Hier möchte SAP es ihren Kunden ermöglichen, die Vorteile beider Lösungen optimal nutzen zu können – Seien es beispielsweise sichere HR-Kernprozesse wie Abrechnung und Zeitwirtschaft oder flexible moderne Prozesse, die für ein effizientes Recruiting benötigt werden. Dafür wird eine standardisierte Schnittstelle angeboten, die ohne großen Aufwand implementiert wird und immer aktuell gehalten wird. Auf diese Weise kommunizieren die Systeme optimal miteinander und tauschen Daten aus. So können beispielsweise Daten zu einer Neueinstellung die im SuccessFactors gesammelt wurden direkt in das SAP H4S4 System übermittelt werden, um dort die Zeiterfassung und Entgeltabrechnung abzubilden. So profitieren Nutzer von den Vorteilen beider Systeme ohne große Aufwände in der Schnittstellengestaltung bewältigen zu müssen.
Was sollten On-Premise-Umsteiger und Neukunden beachten?
Im Bereich der HR-Software unterscheiden sich Umsteiger und Neukunden nicht nur in der Ausgangssituation, sondern häufig auch in den Anforderungen an das System. Umsteiger von SAP HCM sind an die Flexibilität und Vielzahl an Möglichkeiten der Abrechnungsmöglichkeiten im SAP HCM System gewöhnt und haben diese in der individuellen Abrechnung genutzt. SAP SuccessFactors bietet hier eine standardisierte Lösung, die für viele Neukunden ausreicht, wenn keine besonderen Anforderungen vorhanden sind. Je nach Anforderung empfehlen wir unterschiedliche Kombinationen von SAP H4S4 On-Premise oder in der Private Cloud und dem SAP SuccessFactors Public Cloud System. Für viele der Umsteiger stellen die verschiedenen Kombinationen ihren Weg in die Public Cloud dar.
Talent Hybrid
Ein häufiger erster Schritt beim Umstieg ist die Nutzung der Ursprungsfunktionalitäten des SuccessFactors Systems aus der Cloud. Hierzu zählen Recruiting und Learning Funktionalitäten, die agil und modern in der Cloud abgebildet werden. Stammdaten und Kernprozesse, wie beispielsweise Gehaltsabrechnung und Zeitwirtschaft werden im SAP HCM bzw. SAP H4S4 betrieben. So profitiert man von den Stärken beider HR-Lösungen: Das Unternehmen wird dem hohen Innovationstempo im Talent Management gerecht und behält die Sicherheit und Verlässlichkeit des SAP HCM Systems.
Side-By-Side
Bei einem Side-by-Side Betrieb werden die Systeme gleichgestellt. Stammdaten werden in beiden Systemen gehalten und Mitarbeitende haben die Möglichkeit ihre Daten in einer modernen Oberfläche selbstständig zu pflegen und anzupassen. In diesem Fall hat nur die HR-Abteilung noch Zugriff auf das SAP HCM System. Durch die Standardschnittstelle wird sichergestellt, dass die Daten in beiden Systemen identisch sind.
Core Public
Hier werden alle HR-Aufgaben und Daten außer die Bereiche Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft in der Cloud-Lösung abgewickelt. Dadurch erhält ein Unternehmen die volle Flexibilität des Cloud-Computings und eine weltweite Verfügbarkeit der Daten. Trotzdem werden die Stärken des SAP HCM im Bereich Abrechnung und Zeitwirtschaft genutzt und beispielsweise sensible Gehaltsdaten geschützt, in dem diese in der Private-Cloud oder serverbasierten Lösung abgebildet werden.
Fazit
SAP SuccessFactors bietet eine umfassende, cloudbasierte Lösung für das Human Capital Management, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre HR-Abläufe effizienter, transparenter und zukunftssicher zu gestalten. Mit einer Vielzahl modularer Funktionen, die nahtlos integriert werden können, sowie flexible Implementierungsmodelle, ermöglicht SuccessFactors sowohl den Einstieg für Neukunden als auch den schrittweisen Übergang für Bestandskunden. Die Lösung legt besonderen Wert auf Employee Experience, Datensicherheit und kontinuierliche Weiterentwicklung durch regelmäßige Cloud-Updates. Insgesamt ist SuccessFactors eine zukunftsorientierte Plattform und gewinnt an großer Bedeutung, damit Unternehmen ihre Personalstrategie strategisch ausrichten können, um im Wettbewerb erfolgreich zu sein.
Im Bereich Zeitwirtschaft und Abrechnung wurden in SAP SuccessFactors in den letzten Jahren deutliche Fortschritte erzielt, sodass die Lösung heute für viele Unternehmen einsatzbereit ist. Bei besonderen Anforderungen – etwa komplexen tariflichen Regelwerken oder spezifischen Abrechnungsszenarien – besteht weiterhin die Möglichkeit, auf SAP HCM zurückzugreifen, um diese Prozesse zuverlässig abzubilden.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Verwandte Themen
