7 Fehler beim Thema E-Rechnungspflicht im B2B: Was wirklich schiefläuft – und was Sie jetzt tun müssen
21. April 2026 | Lesezeit: 5 Minuten
Produktmanager bei FIS
Seit 2025 ist die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich Realität. Für Unternehmen in Deutschland eine der größten Umstellungen im Bereich Rechnungsstellung der letzten Jahre. Was viele unterschätzen: Der eigentliche Aufwand liegt nicht in der Technik, sondern darin, dass Prozesse, Systeme und Menschen gleichzeitig bereit sein müssen. Und genau das klappt in der Praxis erschreckend oft nicht.
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Fehler 2: Es wird als IT-Projekt behandelt – nicht als Finance-Thema
Steuerlich relevante Prozesse werden ohne Finance falsch umgesetzt.
Dieser Fehler ist teuer. Die E-Rechnung berührt steuerlich relevante Workflows nach § 14 UStG. Wer Finance und Tax erst spät einbindet, baut Prozesse, die nachträglich umgebaut werden müssen – inklusive Validierungslogiken, Entscheidungen zum E-Rechnungsformat und Archivierungskonzepten.
Für CFOs bedeutet das: Sie müssen dieses Thema aktiv steuern, nicht delegieren.
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Praxisleitfaden: E-Rechnung erfolgreich einführen
Dieser Leitfaden hilft Ihnen, drei zentrale Fragen zu beantworten:
Fehler 3: Das ERP-System ist nicht bereit
ERP-Versionen und Support-Stand erfüllen die E‑Rechnungsanforderungen nicht.
Viele Unternehmen in Deutschland arbeiten auf SAP-Versionen oder Add-on-Ständen, die XRechnung oder ZUGFeRD nicht vollständig unterstützen. Das fällt oft erst auf, wenn Testtransaktionen fehlschlagen – kurz vor Go-live.
Klären Sie frühzeitig: Welche Version ist im Einsatz? Sind die notwendigen Support Packages eingespielt? Werden EN-16931-konforme Formate vollständig erzeugt?
Fehler 4: Keine Formatstrategie
Rechnungsformate sind nicht eindeutig je Empfänger geregelt.
XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, FatturaPA – je nach Empfängerkreis und Land gelten unterschiedliche Anforderungen. Öffentliche Auftraggeber akzeptieren ausschließlich XRechnung. Wer das nicht vorab regelt, produziert Fehlversände und manuelle Nacharbeit.
Eine einfache Formatmatrix – welches Format für welche E-Rechnung und welchen Empfänger – spart im laufenden Betrieb erheblichen Aufwand.
Fehler 5: Stammdaten werden unterschätzt
Schlechte Datenqualität verhindert Automatisierung und sorgt für aufwendige Korrekturen.
Die Automatisierungsquote hängt direkt an der Datenqualität. Fehlende USt-IDs, falsche IBANs, inkonsistente Netto-/Brutto-Summen – das klingt banal, führt aber täglich zu Ablehnungen und manuellen Korrekturen.
Wer heute keine Dublettenprüfungen und Pflichtfeld-Validierungen etabliert, erkauft sich schlechte Automatisierungsquoten auf Jahre.
Fehler 6: Lieferanten werden vergessen
Lieferanten senden weiterhin nicht‑konforme Rechnungen mangels Information.
Viele Lieferanten senden weiterhin PDF-Rechnungen oder nicht-konforme Formate – nicht aus böser Absicht, sondern weil niemand sie rechtzeitig informiert hat. Seit 2025 dürfen diese PDF-Rechnungen im Rahmen der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich nicht mehr akzeptiert werden.
Das Ergebnis: Sie müssen Rechnungen manuell anfordern, zurückweisen oder nachbearbeiten. Das belastet Geschäftsbeziehungen und kostet Zeit, die niemand hat.
Fehler 7: Compliance und Archivierung kommen als Nachgedanke
GoBD‑konforme Archivierung und Nachvollziehbarkeit fehlen häufig beim Go‑live.
GoBD-konforme Archivierung, revisionssichere Prüfpfade, Nachvollziehbarkeit – das sind keine Nice-to-haves. Wer diese Anforderungen erst nach dem Go-live löst, riskiert Probleme bei der nächsten Betriebsprüfung.
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Was wirklich hilft: Eine ehrliche Bestandsaufnahme vor allem anderen
Bevor irgendein Tool eingeführt, irgendein Format gewählt oder irgendein Lieferant angeschrieben wird, brauchen Sie eine gemeinsame Analyse – mit Finance, IT, Tax und Einkauf am selben Tisch.
Die entscheidenden Fragen:
Diese Analyse dauert ein paar Tage. Sie spart Ihnen Monate an Nacharbeit.
Die E-Rechnung ist keine technische Fußnote. Sie ist eine Chance, Rechnungsprozesse grundlegend zu optimieren – wenn man sie richtig angeht.
Fragen zu diesem Thema? Unser Team hilft Ihnen gerne persönlich weiter.
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