Welche Vorteile bietet die digitale Rechnungsverarbeitung?
- Kostensenkung durch den Wegfall von Porto-Kosten
- Schnelligkeit in der Rechnungsverarbeitung sorgt für zufriedenere Lieferanten, da lange Versandwege wegfallen und Rechnungen schneller bezahlt werden
- Reduzierung manueller Tätigkeiten, wie zum Beispiel Einscannen der Rechnung, manuelles Eintippen der Rechnungsdaten ins System, manuelle Weitergabe der Original-Rechnung an die Buchhaltung
- Höhere Auftragsrate, da auch auf Aufträge von Kommunen angenommen werden können/dürfen
- Automatische Fristenwahrung, wie zum Beispiel die 10-jährige Aufbewahrungs- und Löschfrist
- Bessere CO2-Bilanz durch den Verzicht auf Papier-Rechnungen
Was ist XRechnung?
XRechnung ist der deutsche Standard für den Austausch von Rechnungsdaten, der den einheitlichen Aufbau einer elektronischen Rechnung festlegt. Dadurch ist es öffentlichen Auftragnehmern und -gebern möglich, Rechnungsprozesse zu automatisieren – mit nur einer einzigen, einheitlichen Technologie.
Technisch gesehen ist XRechnung ein strukturiertes XML-basiertes Datenformat (UBL-XML), um elektronische Rechnungen an deutsche Behörden zu übermitteln. Über Core Invoice Usage Specification (CIUS), ein semantisches Datenmodell für Kernelemente elektronischer Rechnungen, ist die länderspezifische Ausprägung für das Format XRechnung definiert.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X?
XRechnung ist (genau wie EDI) ein strukturiertes Format ohne Visualisierung. Es dient lediglich der Übermittlung der Rechnungsdaten nach einem einheitlichen, strukturierten Aufbau. Das Rechnungsdokument als solches kann der Nutzer durch das rein strukturierte Datenmodell nicht ohne weiteres lesen.
ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Rechnungsformat aus Deutschland, das aus einer visuellen Darstellung (im PDF/A-3 Standard) und einer maschinenlesbaren XML-Datei besteht. Dank der XML-Datei von ZUGFeRD kann die elektronische Rechnung nach dem Rechnungseingang automatisiert im ERP-System verbucht werden. Das französische Pendant zum deutschen ZUGFeRD 2.0 heißt Factur-X.
Die Formate ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X und XRechnung sind nicht kompatibel zueinander. Abhängig vom jeweiligen Anwendungsfall sind die jeweiligen Formate gut – beziehungsweise weniger gut geeignet. Wenn die Rechnungsempfänger überwiegend öffentliche deutsche Behörden sind, so ist das XRechnung Format zu favorisieren. ZUGFeRD findet häufig Verwendung in der Kommunikation zwischen Großhändlern und Ihren Kunden.
Wichtige Fristen für XRechnung in Deutschland
- 27.11.2018: Umsetzungsfrist für oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane, das Format XRechnung empfangen zu können
- 27.11.2019: Umsetzungsfrist für alle anderen Bundesbehörden
- 18.04.2020: Umsetzungsfrist für alle anderen Behörden, Länder und Kommunen
- 27.11.2020: Lieferanten des Bundes müssen Rechnungen verpflichtend im Format XRechnung übermitteln
Wen betreffen die Fristen für XRechnung?
Die neuen Gesetze und Richtlinien richten sich vor allem an öffentliche Auftraggeber und Institutionen der Bundesrepublik Deutschlands, wie zum Beispiel Krankenhäuser, öffentliche Ämter, Bildungseinrichtungen, Regierung, Gerichte oder andere öffentliche Einrichtungen.
Die neuen Richtlinien müssen aber auch von Unternehmen beachtet werden, die als Lieferanten Leistungen für öffentliche Einrichtungen erbringen – oftmals als B2G bezeichnet. Denn sobald es sich beim Auftraggeber um ein öffentliches Organ handelt, muss laut den gesetzlichen Anforderungen die elektronische Rechnung verpflichtend verwendet werden. Diese Vorgabe kann für Unternehmen schlimmstenfalls sogar zum Verlust von Aufträgen führen, wenn sie sich nicht rechtzeitig auf die Umstellung vorbereiten.
Warum ist die Übermittlung der XRechnung per E-Mail kurzfristig besonders ratsam?
Da der Stichtag zur Umstellung immer näher rückt, ist dies eine kosten- und zeitgünstige Option für die Übermittlung der XRechnung-Daten an deutsche Behörden. So kann zunächst der Fokus auf die Konvertierung der Rechnungsdaten in das XRechnung-Format gelegt werden. In den meisten Tools ist schließlich die Kommunikationsform der E-Mail bereits vorhanden und kann problemlos verwendet werden. Eine anschließende Umstellung auf die Kommunikation über das PEPPOL-Netzwerk kann zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.
Exkurs: Was ist PEPPOL?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein Netzwerk zur vollautomatischen Übermittlung von elektronischen Dokumenten. Bei PEPPOL handelt es sich ausschließlich um einen Übertragungsweg für Daten – XRechnung oder ZUGFeRD hingegen sind Standards für Rechnungsformate. Die Daten werden über einen zertifizierten Zugangspunkt (PEPPOL Access Point) versendet oder empfangen. Mit einer einzigen technischen Verbindung können so Dokumente mit allen Teilnehmern in allen PEPPOL-Ländern ausgetauscht werden. Besonders gut geeignet ist dieser Kanal, wenn regelmäßig Rechnungen an öffentliche Behörden gestellt werden. Die Behörden sind zudem verpflichtet, Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk zu akzeptieren.
Was muss ich tun, um XRechnung empfangen/senden zu können?
Um elektronische Rechnung empfangen und automatisiert senden zu können, müssen Sie Ihr ERP-System rechtzeitig auf die Anforderungen der automatisierten Rechnungsverarbeitung vorbereiten. Die Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben spielt hierbei ebenso eine Rolle wie Verarbeitung von länderspezifischen XML-Formaten im internationalen Rechnungsverkehr.
Hierzu gibt es verschiedene Lösungen, die Rechnungen aus dem ERP-System beispielsweise in das XRechnung-Format umwandeln und umgekehrt. Über standardisierte Import- oder Export-Schnittstellen können die Daten in beziehungsweise aus dem ERP-System übernommen werden.
XRechnung bald auch im B2B-Bereich verpflichtend?
Der XRechnung-Standard wird zwar ab 27. November 2020 zunächst nur für öffentliche Aufträge verpflichtend sein. Es ist aber davon auszugehen, dass sich der Standard durch die gesetzlichen Bestimmungen rasch verbreiten wird – zum Beispiel auch für den B2B-Bereich. Zudem sprechen die Vorteile von E-Invoicing und einem automatisierten Rechnungsaustausch für sich: Die elektronische und automatisierte Rechnungsverarbeitung beschleunigt die Prozesse im Unternehmen erheblich. Aufwendige manuelle Tätigkeiten werden zudem deutlich reduziert. Daher ist es durchaus empfehlenswert, das XRechnung-Format bereits heute in die Geschäftsprozesse zu integrieren.
Ein Auszug dieses Beitrages erschien auch bei eGovernment Computing und E-3 Magazin.
