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E-Invoicing mit SAP für effiziente Rechnungs-Prozesse

E-Invoicing und Automatisierung im Finanzwesen gewinnen immer mehr an Bedeutung – nicht zuletzt durch die aktuellen Vorschriften des Gesetzgebers. Jedoch sollten Unternehmen das Thema E-Invoicing nicht als reine Pflichterfüllung gesetzlicher Anforderungen sehen. Denn die elektronische Verarbeitung bietet enorme Chancen zur Automatisierung und Erhöhung der Transparenz in den Rechnungsprozessen.

 

SAP-Anwender können auf sofort einsetzbare Erweiterungen für elektronische Rechnungen zurückgreifen: SAP-Optimierungen, wie vom IT-Dienstleister FIS, übernehmen beim Rechnungsausgang die Auswahl des richtigen Formats für jeden Rechnungsempfänger, ohne dass der User entscheiden muss, wie die Rechnung semantisch oder technisch aussehen soll. Beim Rechnungseingang übernehmen die Software-Lösungen den Abgleich mit den vorliegenden Bestellungen im ERP-System und steuern die Prüfung und Freigabe – dabei ist es völlig egal, um welches Rechnungsformat es sich handelt. Dadurch beschleunigen Unternehmen die Durchlaufzeiten ihrer Rechnungen und Bearbeitungsstände werden transparenter.

Automatisierung und Digitalisierung als Chance begreifen

Durch elektronische Rechnungen werden manuell aufwendige Aufgaben im Finanz- und Rechnungswesen effizienter abgewickelt. Belege werden digital als strukturierte Daten übermittelt und verarbeitet, da Rechnungen nicht per Post oder Fax versendet und durch die Abteilungen gereicht werden. Dadurch erzielen Unternehmen schnellere Durchlaufzeiten und können zum Beispiel Skonti effektiver nutzen. Zudem vermeiden sie Eingabe-Fehler bei der manuellen Erfassung der Rechnungsdaten, wenn diese mit einem digitalen System erfolgt. Alle benötigten Daten sind stets verfügbar und werden korrekt übermittelt.

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E-Book: E-Invoicing – Internationale Rechnungsverarbeitung mit SAP

Ihr Nutzen durch E-Invoicing mit FIS

  • Kosteneinsparungen: bis zu 80 % Kosten sparen im Vergleich zum papierbasierten Rechnungsprozess, u. a. durch Einsparung von Verwaltungs- und Portokosten
  • Höhere Skontoerträge und verbesserte Liquidität: lange Versandwege entfallen, Rechnungen werden schneller bezahlt
  • Zeitersparnis: verkürzte Durchlaufzeiten von SAP-Rechnungen, da manuelle Tätigkeiten entfallen, z. B. Scannen, Datenerfassung, Weitergabe der Original-Rechnung an Buchhaltung etc.
  • Hohe Datenqualität: manuelle Eingabefehler werden vermieden, Daten stehen in Echtzeit im ERP-System zur Verfügung
  • Vollständig integrierte End-to-End-Prozesse: automatisches Anstoßen von Folge-Aktivitäten, z. B. Freigabe oder Zahlung
  • Steigende Transparenz: alle Informationen liegen im SAP-System vor, Überblick über den Stand jeder Rechnung, Rechnungsbearbeitung durch Vertretung möglich im Falle von Krankheit oder Urlaub
  • Erfüllung gesetzlicher Anforderungen: Compliance-Anforderungen, automatische Fristenwahrung (z. B. Aufbewahrungs- und Löschfrist)
  • Umsetzung internationaler Rechnungsstandards: XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, FatturaPA uvm.
  • Durchgängiger Finanzprozess zwischen allen Beteiligten: eine Oberfläche für alle Rechnungsformate und Kommunikationswege

Eingangsrechnungen digitalisiert verarbeiten – Procure-to-Pay-Prozess

Durch SAP E-Invoicing lassen sich eingehende Rechnungen in einem durchgängig digitalisierten Procure-to-Pay Prozess verarbeiten: von der Erfassung der Rechnungseingänge bis zur abschließenden Buchung. Kreditorenrechnungs-Daten werden z. B. automatisch mit der zugehörigen Bestellanforderung im SAP-System abgeglichen. Stimmen alle Angaben der Rechnung mit der Bestellung überein, können diese Rechnungen automatisiert gebucht und bezahlt werden, und das ganz ohne manuelles Eingreifen der Sachbearbeiter. SAP-Anwender können hier „no-touch“-Quoten von über 90 Prozent erreichen.

 

Oft hilft auch schon der automatisierte Abgleich von Teilinformationen, um den Prozess zu beschleunigen. Beispielsweise werden wichtige Rechnungsmerkmale ausgelesen, Rechnungen formal und rechnerisch geprüft oder mit den SAP-Stammdaten abgeglichen. Selbst ein einfacher Freigabe-Workflow, also die automatisierte Zuweisung der Rechnung an den Freigebenden, ermöglicht bereits eine deutliche Erleichterung im Tagesgeschäft – sogar bei niedrigem Rechnungsaufkommen.

Automatisierte Rechnungsstellung – Order-to-Cash-Prozess

Bei einem digitalisierten Order-to-Cash Prozess werden die Debitorenrechnungen in elektronischer Form direkt im zentralen SAP-System erstellt. Rechnungen müssen nicht mehr gedruckt, versendet und vom Empfänger manuell erfasst und gebucht werden. Eine geeignete SAP Software-Lösung wählt das zum Geschäftspartner passende Rechnungsformat sowie den geeigneten Übertragungsweg automatisch aus.

 

Es gibt zahlreiche Formate und Wege, die ein Unternehmen nutzen kann, um Rechnungen an Kunden und Geschäftspartner zu übermitteln. Die eingesetzte Software muss all diese Formate kennen und korrekt übermitteln. Nach der elektronischen Rechnungsstellung an den Kunden erfolgt die gesetzeskonforme Archivierung mit DSGVO-konformer Zugriffssteuerung und die Überwachung des Zahlungseingangs.

 

Mit der geeigneten Software ist zudem das Monitoring versendeter elektronischer Rechnungen möglich. Statusmeldungen, wie beispielsweise „versendet“, „empfangen“ oder „Fehlerbehandlung“, liefern Transparenz zum Versand und Reaktionsmöglichkeiten im Fehlerfall.

Leistungsumfang von FIS/eInvoicing

Die FIS-Software für den Rechnungsversand ermöglicht eine unkomplizierte Erstellung von elektronischen Rechnungen. Damit lassen sich die rechtlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung erfüllen, und das ganz ohne eigenen Entwicklungsaufwand.

 

Dabei ist es vollkommen egal, um welches Format und welchen Übertragungsweg es sich handelt: ob klassisches EDI (Electronic Data Interchange), Rechnungsformate wie XRechnung, Factur-X und ZUGFeRD, InvoicePA/FatturaPA oder die Kommunikation via E-Mail oder PEPPOL-Plattform. Selbst Papier-Rechnungen können verarbeitet werden: Die OCR-Erkennungssoftware von FIS digitalisiert einfach die relevanten Daten und übersetzt sie in das benötigte Format.

 

Mit entsprechenden SAP-Lösungen sowie eigenentwickelten Optimierungen von FIS können nahezu alle Formate im Rechnungseingang sowie der Rechnungsstellung verarbeitet werden. Der Anwender nutzt für die Beleg-Bearbeitung jeweils nur eine einzige zentrale Oberfläche für den Eingang bzw. Ausgang. Dabei spielt es für ihn keine Rolle, über welchen Kanal und in welchem Format der Beleg empfangen bzw. versendet wird.

 

Auch individuelle Besonderheiten können hierbei berücksichtigt und in das System implementiert werden. Zusätzlich kann der Rechnungsprozess durch Machine Learning weiter automatisiert werden. Beispielsweise werden FI-Rechnungen eigenständig klassifiziert und kontiert, der verantwortliche Genehmiger gefunden sowie der Freigabe-Prozess angestoßen.

Die häufigsten Fragen zu E-Invoicing

E-Invoicing ist der englische Begriff für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen, sowohl im Rechnungseingang als auch -ausgang. Statt auf Papier werden Rechnungen digital als elektronisches Dokument versendet, beispielsweise als PDF-Dokument oder als standardisierte XRechnung.

 

Laut EU-Richtlinie 2014/55/EU muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Zudem muss das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglichen.

XRechnung ist ein deutscher Standard zur elektronischen Übermittlung von Rechnungsdaten. Seit November 2020 müssen alle Rechnungen ab 1.000 € an deutsche Bundesbehörden in diesem elektronischen Format übermittelt werden.

 

XRechnung ist ein strukturiertes XML-Datenformat ohne Visualisierung. Das bedeutet, dass das Rechnungsdokument selbst nicht vom Sachbearbeiter gelesen werden kann und nur maschinenlesbar ist. Das Format ist besonders geeignet, wenn die Rechnungsempfänger überwiegend öffentliche Auftraggeber wie deutsche Behörden sind.

Um XRechnungen empfangen und automatisiert senden zu können, sind einige ERP-Anpassungen nötig. Gesetzliche Vorgaben müssen dabei beachtet werden sowie länderspezifische XML-Formate für den internationalen Rechnungsverkehr.

 

Verschiedene Tools, wie beispielsweise die Software-Lösung FIS/eInvoicing, konvertieren Rechnungen aus dem SAP-System in das XRechnung-Format und umgekehrt. Über standardisierte Import- oder Export-Schnittstellen werden die Daten von SAP ERP weiterverarbeitet.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat aus Deutschland, das aus einer visuellen Darstellung (im PDF/A-3 Standard) und einer maschinenlesbaren XML-Datei besteht. Die XML-Datei von ZUGFeRD wird nach dem Rechnungseingang automatisiert in SAP ERP verbucht. Die ZUGFeRD-Rechnung findet häufig Verwendung im Großhandel.

 

Factur-X ist das französische Pendant zum deutschen ZUGFeRD 2.0.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist eine Plattform für den weltweiten Austausch von elektronischen Dokumenten, wie z. B. XRechnungen. Alle Behörden sind verpflichtet, Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk zu akzeptieren. Besonders gut geeignet ist dieser Übertragungsweg, wenn regelmäßig Rechnungen an öffentliche Behörden gestellt werden.

 

Die Daten werden über einen zertifizierten Zugangspunkt (PEPPOL Access Point) versendet oder empfangen. Im PEPPOL-Netzwerk sind Details wie Lieferadressen und verwendete Dokumententypen hinterlegt. So können die Dokumente zwischen den Geschäftspartnern gezielt und vollautomatisiert ausgetauscht werden.

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Raphael Zundel
Head of Specialized Sales