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Aktives Informationsmanagement mit SAP ILM

Gerade in Zeiten von Big Data und immer komplexer werdenden Systemlandschaften sind Datenschutz, Datensicherheit und Datenarchivierung viel diskutierte Themen für Unternehmen aller Branchen, vor allem im Rahmen der seit 25. Mai 2018 geltenden Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). Um den neuen, erweiterten Vorschriften und Anforderungen des Gesetzgebers im Bereich Datenschutz und Archivierung gerecht zu werden, sind sowohl moderne IT-Strukturen als auch strategische Konzepte notwendig.

 

Die neue Rechtslage seit Mai 2018 stärkt die Rechte aller Verbraucher hinsichtlich ihrer informationellen Selbst­bestimmung und erfordert Anpassungen in allen Unternehmensbereichen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten. Durch die erhöhten Strafen, die Firmen bei Missachtung oder Regelverstoß der neuen EU-DSGVO drohen können, wird ein effektiver Datenschutz zu einem wichtigen Erfolgs- und Wettbewerbsfaktor in Ihrem Unternehmen.

 

Der Einsatz von SAP ILM unterstützt Sie bei der digitalen Aufbewahrung, Sperrung und Löschung von Daten und Dokumenten in SAP sowie bei der optimalen Verwaltung von produktiven und archivierten Daten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.

Effizientes Informationsmanagement angehen mit dem SAP ILM Initialworkshop

Haben Sie in Ihrer IT-Infrastruktur bereits einen vollumfänglichen Überblick darüber, wie und wo personenbezogene Daten in Ihrem SAP verarbeitet werden? Benötigen Sie Beratung über die Funktionen und Vorteile von SAP in Verbindung mit dem Information Lifecycle Management, über die Voraussetzungen, die Einführungsmethodik sowie über Aufwand und Budget für ein solches Datenmanagement-Projekt? Für Unternehmen mit Firmensitz in Deutschland bietet FIS einen Initialworkshop für SAP ILM in Verbindung mit den Modulen SAP FI/CO und SAP Logistik an, inklusive technischem Check, Handlungsempfehlungen und einem individuellen Angebot für Ihr Unternehmen. Weitere Informationen zum Workshop finden Sie auch im nachfolgenden Flyer.

Interessante Downloads

Whitepaper: EU-Datenschutzgrundverordnung – Allgemeine Informationen, Rahmenbedingungen und was Sie beachten sollten

Flyer: Workshop zum Informationsmanagement mit SAP ILM

Ihr Nutzen durchSAP ILM

  • Archivieren Sie veraltete Daten, um die Leistungsfähigkeit Ihres SAP-Systems zu verbessern – und reduzieren Sie dadurch die Datenbankgröße sowie Ihre Verwaltungskosten.
  • Unterstützen Sie die Aufbewahrungsregeln für Daten und Informationen, indem Sie separate Archive basierend auf den verschiedenen Lebenszyklen der Daten erstellen.
  • Reduzieren Sie die Kosten für das IT-Management, indem Sie Systeme zusammenführen und Altsysteme außer Betrieb nehmen.
  • Mit SAP ILM können Sie übersichtlich und langfristig Compliance-Audit- und Reporting-Funktionen für stillgelegte Systeme aufbewahren.
  • Reduzieren Sie die Kosten und das Risiko von rechtlichen Ermittlungen, indem Sie die Datenerfassung für Rechtsfälle automatisieren.

Datenschutz und Datensicherheit Warum ist SAP ILM empfehlenswert?

Die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist für Unternehmen von besonderer Wichtigkeit. Diese sensiblen Daten im SAP-System effizient und einfach zu sperren, löschen und zu archivieren ist jedoch überaus komplex, vor allem in einem System mit kundenindividuellen Erweiterungen. Für diese Systeme und das Management der hier hinterlegten Daten benötigen Sie eine weiterführende Lösung. Dabei ist zudem zu bedenken, dass möglicherweise nicht nur das produktiv genutzte SAP-System personenbezogene Daten verarbeitet, sondern auch die Test- oder Qualitätssicherungssysteme von SAP betrachtet werden müssen.

 

SAP ILM (SAP Information Lifecycle Management) ist ein Tool, das zur Aufbewahrung, Sperrung und Löschung von Daten und Dokumenten in Ihrem SAP-System entwickelt wurde. Durch ILM kann der Lebenszyklus von SAP-Daten mithilfe von Regeln automatisiert verwaltet werden. Das Tool wird von SAP als unterstützende Maßnahme mit Blick auf die am 25. Mai 2018 in Kraft getretene EU-DSGVO empfohlen.

 

Das SAP-Modul hilft Ihnen bei der Lebenszyklusverwaltung der in SAP hinterlegten Informationen mithilfe folgender Information Retention Management Funktionen:

 

  • ILM-Regeln festlegen: Sie können selbstständig ILM-Regeln, z. B. Aufbewahrungsregeln und -zeiträume definieren, um die gesetzlichen Vorgaben in SAP korrekt abbilden und diese Vorschriften sowohl auf produktive als auch bereits archivierte Daten anwenden zu können. Entsprechend dieser Vorgaben und Prozesse können die Daten schließlich automatisiert archiviert werden.
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  • Sperren von Daten: Daten können gegen vorzeitiges Löschen gesperrt werden, beispielsweise, wenn diese für Rechtsfälle relevant sind oder wenn sie gegen Zugriffe bestimmter SAP-Anwender bzw. Mitarbeiter blockiert werden sollen.
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  • Löschung von Daten: Unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben oder rechtsbedingter Sperrung lassen sich Daten regelkonform löschen.

 

Darüber hinaus erfolgt die Archivierung Ihrer Daten auf einem ILM-zertifizierten WebDAV-Server, damit die Unveränderbarkeit der personenbezogenen Daten garantiert und vorzeitiges Vernichten verhindert werden kann.

 

Die drei Bausteine von SAP ILM stellen eine geeignete Lösung dar, um Ihre Daten im SAP ERP-System automatisiert und dadurch einfacher und effizienter verwalten zu können.

Die Funktionen von SAP ILM im Überblick

Information Retention Manager

Mit dem Information Retention Manager lassen sich Regelwerke zu Verweil- und Aufbewahrungsfristen von SAP-Daten aufstellen, als Unterstützung für die automatisierte Archivierung und Vernichtung dieser elektronischen Daten. Über eine zertifizierte Schnittstelle kann SAP zudem an das Archiv angebunden werden und die hier gespeicherten Daten können somit übergreifend verwaltet werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, Dokumente und Daten im System zu sperren, löschen oder blockieren.

 

  • Regelwerke erstellen: Zeitliche Definition von Verweilregeln (Blockierzeitpunkt) und Aufbewahrungsregeln (Löschzeitpunkt) der Daten


  • ILM Store: Anbindung von ILM an Archivierungssystem über ILM-Datenarchiv oder ILM-zertifizierte WebDAV-Schnittstelle


  • Legal Case Management: Rechtsfallbedingtes Sperren von Archivierungsdateien möglich, sodass betroffene Daten auch über den Aufbewahrungszeitraum hinaus gespeichert werden dürfen


  • Daten löschen: Bei Ablauf der Aufbewahrungszeit werden Stamm- und Bewegungsdaten automatisiert und rechtskonform aus dem System entfernt

  • Daten blockieren: (Archivierungs-)Daten können über Berechtigungskonzepte gegen Zugriffe bestimmter Personenkreise blockiert werden

Information Retrieval Framework

Das Information Retrieval Framework wird dafür verwendet, um die betroffene Person über ihre im SAP-System befindlichen personenbezogenen Daten und deren Nutzung und Zweck zu informieren.

 

  • Auskunftsfähigkeit gegenüber auskunftsberechtigten Personen: Suche und Abruf von personenbezogenen Daten möglich

  • Alle bei Ihnen im System erfassten personenbezogenen Daten können Nutzern/Kunden zur Verfügung gestellt werden, sowie der Zeitpunkt und Zusammenhang, zu dem diese Daten erfasst wurden

  • Personenbezogene Daten können in maschinenlesbarem Format an Kunden übertragen werden

Data Controller Rule Framework

  • Vereinfachung der Regelerstellung und -pflege zu Verweil- und Aufbewahrungszeiträumen (z. B. können Regeln zu ILM-Objekten über mehrere Buchungskreise hinweg erstellt und gepflegt werden)

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Downloads

Whitepaper: EU-Datenschutzgrundverordnung – Allgemeine Informationen, Rahmenbedingungen und was Sie beachten sollten

Flyer: Workshop zum Informationsmanagement mit SAP ILM

FIS steht Ihnen als kompetenter Partner mit langjähriger Erfahrung zur Seite, um Ihre Daten und Informationen im SAP-System effektiv und korrekt digital aufzubewahren, zu sperren oder löschen. Mit dem Information Lifecycle Management von SAP hilft Ihnen FIS, entsprechende Werkzeuge zur optimierten Ablage, Verwaltung und Archivierung von Daten und Dokumenten in Ihrem SAP-System einzurichten. Nehmen Sie hierzu Kontakt auf zu den Experten von FIS oder fragen Sie direkt Ihren persönlichen Initialworkshop an.

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Karsten Becker
Senior Account Manager Sales