Bestellbestätigungen in SAP
In diesem Fachartikel erfahren Sie, was hinter der SAP-Optimierung FIS/edc für Bestellbestätigungen steckt, wie sie funktioniert und welche Vorteile sie hat.
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Was ist FIS/edc für Bestellbestätigungen?
FIS/edc für Bestellbestätigungen ist eine Lösung zur automatisierten Verarbeitung von Auftragsbestätigungen im SAP-System. Einkauf und Beschaffung profitieren von FIS/edc für Bestellbestätigungen durch die automatisierte Verarbeitung eingehender Belege wie Auftragsbestätigungen. Die eingegangenen Dokumente werden in der Lösung für Bestellbestätigungen angezeigt und direkt in das SAP-System importiert. Die Bestätigung wird der Bestellung zugeordnet. Entstehen hierbei Abweichungen zwischen den beiden Belegen, kann die Bestellung vom Einkäufer noch einmal überprüft und geändert werden. Stimmen beide Belege überein, wird die Bestellbestätigung automatisiert verbucht.
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Welche Funktionen hat die FIS Lösung für Bestellbestätigungen?
Die Lösung für Bestellbestätigungen bietet zahlreiche Funktionen zur Automatisierung und Optimierung der Bestellbestätigungsprozesse:
1. Automatische Erfassung und Zuordnung von Bestellbestätigungen
Eingehende Auftragsbestätigungen werden automatisch ins SAP-System importiert und den entsprechenden Bestellungen zugeordnet. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Bestätigung als Papierdokument, E-Mail, PDF oder in elektronischer Form (EDI) eingeht – der Monitor erkennt das Dokument, extrahiert die relevanten Daten und ordnet es der passenden Bestellung zu.
2. Direkter Abgleich mit Bestellungen im SAP-System
Die Software gleicht jede eingehende Auftragsbestätigung mit den vorhandenen Bestellungen im SAP-System ab. Dabei werden Artikelnummern, Mengen, Preise, Liefertermine und weitere relevante Informationen geprüft. Stimmen die Angaben überein, wird die Bestätigung automatisch verbucht.
3. Identifikation von Abweichungen zwischen Bestellung und Bestätigung
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4. Regelbasierte Verarbeitung und Toleranzprüfung
Unternehmen können individuell definieren, welche Abweichungen akzeptabel sind und welche eine weitere Prüfung erfordern. Beispielsweise lassen sich Toleranzgrenzen für Preisabweichungen festlegen. Liegt eine Abweichung innerhalb dieser Grenzen, kann die Bestätigung automatisch freigegeben werden. Ansonsten wird der Sachbearbeiter informiert.
5. Möglichkeit zur manuellen Nachbearbeitung
Sollte eine Auftragsbestätigung nicht automatisch zugeordnet oder verarbeitet werden können, ermöglicht der Monitor eine manuelle Korrektur direkt im SAP-System. Die Sachbearbeiter haben eine übersichtliche Benutzeroberfläche, auf der sie offene Bestätigungen einsehen, fehlende Zuordnungen vornehmen und notwendige Änderungen eintragen können.
6. Unterstützung verschiedener Dokumentenformate
Die FIS/edc Lösung verarbeitet Bestätigungen in unterschiedlichen Formaten:
7. Integrierte Workflows für eine effiziente Bearbeitung
Der Monitor unterstützt Unternehmen mit einem automatischen Workflow, der alle relevanten Personen im Unternehmen über notwendige Freigaben oder Korrekturen informiert. Sobald eine Abweichung festgestellt wird, kann der Monitor eine automatische Benachrichtigung an den zuständigen Sachbearbeiter senden und den weiteren Bearbeitungsprozess anstoßen.
8. Nahtlose Integration in den SAP-Standard
Der Bestellbestätigungsmonitor ist vollständig in SAP ERP und SAP S/4HANA integriert. Dadurch wird eine einheitliche Datenbasis gewährleistet, die keine zusätzlichen externen Systeme benötigt. Die Auftragsbestätigungen werden direkt mit den Einkaufsbelegen im SAP-System verknüpft, sodass alle relevanten Informationen zentral abrufbar sind.
9. Automatische Dokumentation und Archivierung
Alle Auftragsbestätigungen werden revisionssicher archiviert und können jederzeit über das SAP-System aufgerufen werden. Dies erleichtert nicht nur die Nachverfolgung von Bestellprozessen, sondern hilft auch bei Audits und Compliance-Prüfungen, da alle Änderungen nachvollziehbar protokolliert werden.
10. Maximale Transparenz durch FIS/edc Dashboard
Der Anwender hat die Möglichkeit sich wichtige Kennzahlen zu seinen Auftragsbestätigungen im FIS/edc Dashboard anzeigen zu lassen.
Welche Vorteile hat FIS/edc für Bestellbestätigungen?
Wie gelingt die Automatisierung?
Die Automatisierung der Bestellbestätigungsverarbeitung erfolgt durch den Einsatz intelligenter Technologien:
Für wen ist die Lösung geeignet?
FIS/edc für Bestellbestätigungen richtet sich an Einkaufsabteilungen in Unternehmen, die große Mengen an Auftragsbestätigungen bearbeiten müssen. Außerdem richtet sich die Lösung an Unternehmen mit komplexen Beschaffungsprozessen, die eine effiziente Abwicklung ihrer Bestellbestätigungen anstreben. Wie wir bei FIS Projekte zu FIS/edc für Bestellbestätigungen umsetzen, erfahren Sie hier.
Fazit
FIS/edc für Bestellbestätigungen ist mehr als nur ein Tool zur Dokumentenverarbeitung – es ist der Schlüssel zu einem automatisierten und transparenten Einkaufsprozess. Mit intelligenter Datenerkennung, nahtloser SAP-Integration und einem übersichtlichen Monitor entlastet die Lösung Ihr Einkaufsteam spürbar. Manuelle Prüfungen werden minimiert, Abweichungen frühzeitig erkannt und Bestätigungen sicher verbucht – ganz gleich in welchem Format sie eingehen. Für alle, die ihre Beschaffungsprozesse zukunftssicher, effizient und digital gestalten möchten – revisionssicher, SAP-integriert und maximal transparent.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
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