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Kundenaufträge in SAP

Kundenaufträge in SAP

In diesem Fachartikel erfahren Sie, was hinter der SAP-Optimierung FIS/edc für Kundenaufträge steckt, wie sie funktioniert und welche Vorteile sie hat.

Florian Mahlmeister

Produktmanager

Was ist FIS/edc für Kundenaufträge?

FIS/edc für Kundenaufträge dient der Optimierung von Prozessen im Vertriebsinnendienst und gibt so wertvolle Ressourcen frei. Dabei ermöglicht die Lösung die inhaltliche und fachliche Erfassung und Bearbeitung aller eingehenden Bestellungen oder Aufträge – unabhängig davon, ob diese als Papierbeleg über OCR (Belegerkennung) in SAP erfasst werden oder deren Übermittlung in elektronischer Form als PDF-Datei mittels EDI oder E-Mail erfolgt. Fehlerhafte EDI-Aufträge können direkt vom Vertriebsmitarbeiter nachbearbeitet werden, was für eine Entlastung der IT-Abteilung sorgt.

Umfangreiche Prüf- und Matching-Routinen ermöglichen eine automatische Verarbeitung der eingegangenen Kundenaufträge. Das bedeutet, dass bei korrekten Kundenbestellungen, mit oder ohne Bezug zu Vorgängerbelegen (z. B. Angebote, Kontrakte), der Beleg systemseitig angelegt wird. Die manuelle Bearbeitung entfällt hier komplett. Die logistische Kette wird anschließend automatisch angestoßen. Mit der FIS Lösung für Kundenaufträge behalten Sie außerdem immer den Überblick an einer zentralen Stelle zu allen kundenrelevanten Daten und Belegen. Zudem steht dem Anwender FIS/edc für Kundenaufträge sowohl On-Premise als auch in Form einer Cloud Lösung zur Verfügung.

SAP-Oberfläche zur Bearbeitung eines Terminauftrags im Kontext von FIS/edc. Links ist das eingescannte Kundenauftragsschreiben mit Artikelliste, Preisen und Gesamtsumme sichtbar. Rechts werden Auftragsinformationen wie Auftragsnummer, Warenempfänger, Kundendaten, Liefer- und Zahlungsbedingungen angezeigt. Unten rechts ist eine tabellarische Übersicht aller Auftragspositionen mit Materialnummern, Auftragsmengen, Positionsbezeichnungen und Kundendaten eingeblendet. Zwei Positionen mit je 10 Stück der Artikel „Wilo MultiVargo MC 305 EM“ und „Wilo MultiVargo MC 604 EM“ sind aufgeführt. Optionen zum Speichern oder Abbrechen befinden sich unten rechts.
FIS/edc für Kundenaufträge

E-Invoicing: Zeit sparen und Compliance sichern

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Inhalt des E-Books

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  • Wie profitieren Unternehmen durch E-Invoicing-Lösungen?
  • Wie funktioniert  die Umsetzung in der Praxis?
  • Wie laufen E-Invoicing Prozesse mit Hilfe von SAP ab?

Welche Funktionen hat die FIS Lösung für Kundenaufträge?

FIS/edc für Kundenaufträge bietet eine Vielzahl an Funktionen, die den gesamten Auftragsbearbeitungsprozess unterstützen:

  • Automatische Erfassung von Kundenaufträgen: Bestellungen aus verschiedenen Eingangskanälen (Papier, PDF, EDI, E-Mail) werden automatisch erfasst und verarbeitet.
  • Prüf- und Matching-Routinen: Die Software gleicht Bestelldaten mit vorhandenen SAP-Daten ab und erkennt Abweichungen.
  • Automatische Zuordnung: Falls Vorgängerbelege (z. B. Angebote oder Kontrakte) vorhanden sind, wird die Bestellung automatisch zugeordnet.
  • Korrektur fehlerhafter EDI-Aufträge: Vertriebsmitarbeiter können fehlerhafte EDI-Aufträge direkt im Monitor nachbearbeiten, ohne die IT-Abteilung zu belasten.
  • Logistische Kettenanstoßung: Nach der Erfassung wird der Auftrag automatisch an die nachfolgenden Prozesse übergeben.
  • Zentrale Übersicht: Alle relevanten Kunden- und Belegdaten sind an einer zentralen Stelle einsehbar.

Welche Vorteile hat FIS/edc für Kundenaufträge von FIS?

  • Zeitersparnis und reduzierter manueller Aufwand: Automatisierte Auftragsverarbeitung reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt die Bearbeitungszeiten. Dies führt zu einer effizienteren Ressourcennutzung und weniger Fehlern.
  • Optimierung der Prozesse im Vertriebsinnendienst: Automatische Auftragserfassung verbessert die Genauigkeit und reduziert Erfassungsfehler. Vertriebsmitarbeiter können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
  • Höhere Kundenzufriedenheit: Schnellere Bestellbearbeitung führt zu kürzeren Durchlaufzeiten und einer schnelleren Lieferung. Kunden erhalten ihre Bestellungen schneller und zuverlässiger.
  • Einheitlicher Prozess für alle Eingangskanäle: Der Kundenauftragsmonitor verarbeitet Aufträge unabhängig vom Eingangskanal (OCR, E-Mail, EDI). Dies sorgt für eine konsistente und fehlerfreie Bearbeitung.
  • Zentrale Kundenakte für Echtzeit-Auskunft: Alle Kundeninformationen sind in Echtzeit verfügbar, was bei Rückfragen schnelle und präzise Antworten ermöglicht. Dies verbessert die Kommunikation und den Service.
  • Direkte Kommunikation durch integriertes Mailingsystem: Das integrierte Mailingsystem sorgt für eine effiziente Kommunikation mit Kunden und internen Mitarbeitern. Bestellbestätigungen und Status-Updates werden automatisch versendet.

Wie gelingt die Automatisierung?

Die Automatisierung basiert auf intelligenten OCR- und EDI-Schnittstellen, die eingehende Aufträge erkennen und direkt ins SAP-System übertragen. Prüf- und Matching-Routinen sorgen dafür, dass Bestellungen automatisch zugeordnet und bei Übereinstimmung ohne manuelle Eingriffe weiterverarbeitet werden. Falls Abweichungen auftreten, werden diese in der Lösung gekennzeichnet, sodass der Vertriebsmitarbeiter direkt eingreifen kann.

Für wen ist die Lösung geeignet?

FIS/edc für Kundenaufträge ist ideal für Unternehmen mit einem hohem Auftragsvolumen. Sowie SAP-Nutzer, die Ihre Prozesse weiter automatisieren und optimieren möchten. Besonders profitieren Branchen wie:

  • Industrie & Fertigung: Hohe Bestellfrequenzen und komplexe Auftragsstrukturen
  • Großhandel & Handel: Effiziente Abwicklung von Kundenbestellungen aus verschiedenen Kanälen
  • Logistik & Dienstleistung: Automatisierte und schnelle Verarbeitung von Auftragsdokumenten

Wie wir bei FIS Projekte zu FIS/edc für Kundenaufträge umsetzen, erfahren Sie hier.

Fazit

Mit FIS/edc für Kundenaufträge erhalten Unternehmen eine leistungsstarke SAP-Erweiterung zur Automatisierung und Optimierung der Auftragsbearbeitung. Die Lösung reduziert manuelle Aufwände, beschleunigt Prozesse im Vertriebsinnendienst und steigert die Datenqualität. Durch die zentrale Übersicht und die medienbruchfreie Bearbeitung eingehender Kundenaufträge – unabhängig vom Eingangskanal – wird die gesamte Prozesskette effizienter und transparenter gestaltet. Unternehmen profitieren nicht nur von schnelleren Reaktionszeiten und höherer Kundenzufriedenheit, sondern auch von einer deutlichen Entlastung der IT und Fachabteilungen. Damit ist FIS/edc ein entscheidender Baustein für moderne, digitale und zukunftssichere Vertriebsprozesse.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

FIS/edc ist eine SAP-Optimierung für die Bereiche Rechnungswesen, Einkauf und Vertrieb. Mit dem Electronic Document Center für SAP können Anwender Dokumente (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Aufträge) und elektronische Formate (z. B. ZUGFeRD, EDI, XRechnung) automatisiert erfassen, verarbeiten und archivieren. Somit wird ein hoher Automatisierungsgrad der Prozesse und ein durchgängiger Informationsfluss sichergestellt.

  • Steigerung der Produktivität durch automatisierte Prozesse
  • Vollständig integrierbar in das SAP-System
  • Verbessertes Cash-Management
  • Kürzere Zahlungszyklen
  • Erhöhte Transparenz der Rechnungsprüfung
  • Integrierte mobile Genehmigungsverfahren zur Rechnungsprüfung
  • Automatisierte Kundenauftragsbearbeitung