SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM)
Dieser Fachartikel gibt Informationen rund um SAP Information Lifecycle Management, eine SAP-Komponente, die den gesamten Datenlebenszyklus verwaltet – von der Entstehung über die Archivierung bis zur Löschung.
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Was ist SAP Information Lifecycle Management?
SAP Information Lifecycle Management (ILM) bezeichnet eine Lösung von SAP, die über die klassische SAP Datenarchivierung hinausgeht. Sie ermöglicht es, Informationen in SAP-Systemlandschaften vom Zeitpunkt ihrer Entstehung bis zu ihrem End-of-Life vollständig und automatisiert zu verwalten.
Kernidee ist, dass Daten entsprechend vordefinierter ILM-Regeln behandelt werden: nicht mehr benötigte Daten werden ausgelagert, sicher aufbewahrt und nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht bzw. vernichtet. SAP ILM erweitert somit bestehende Werkzeuge zur Datenarchivierung um Funktionen für Retention Management (Aufbewahrungssteuerung) und kontrollierte Datenvernichtung.
SAP ILM ist als Komponente in SAP ERP und SAP S/4HANA integriert und kann sowohl in klassischen On-Premise-Systemen als auch in Cloud-Lösungen oder in hybriden Szenarien eingesetzt werden. Unternehmen ab mittlerer Größe profitieren von SAP ILM, da es hilft, steigende Datenvolumina zu bändigen und gleichzeitig gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden. Oft wird empfohlen, SAP ILM bereits vor oder spätestens während einer Migration auf SAP S/4HANA einzuführen, um Alt-Daten zu bereinigen und das neue System kosten- und performanceeffizient über den kompletten Lebenszyklus aufzusetzen.
Welche Rolle spielt SAP ILM für DSGVO und Compliance?
Die Einhaltung von Datenschutz- und Aufbewahrungsvorschriften ist essenziell. Mit SAP ILM können große Datenmengen effizient archiviert, aufbewahrt und gelöscht werden, um Compliance-Vorgaben wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten und die IT-Infrastruktur zu entlasten. Dies erfolgt automatisiert nach definierten Regeln. Konkret können personenbezogene Daten so verwaltet werden, dass sie nur so lange gespeichert bleiben, wie es erforderlich ist, und anschließend fristgerecht gelöscht oder anonymisiert werden. Dies hilft, die Grundsätze der DSGVO wie Datenminimierung und „Recht auf Vergessenwerden“ umzusetzen.
Personenbezogene Daten in SAP ERP und SAP S/4HANA effizient und zuverlässig zu sperren, löschen und zu archivieren ist überaus komplex – vor allem in einem System mit kundenindividuellen Erweiterungen. Nicht nur der Datenbestand im produktiv genutzten SAP-System, sondern auch in Test- oder Qualitätssicherungssystemen muss betrachtet werden.
Für die DSGVO-Einhaltung bedeutet das: Unternehmen können mit SAP ILM nachweisen, dass sie personenbezogene Daten regelkonform handhaben – von der Erfassung über die Speicherung bis zur Löschung. Verstöße gegen Datenschutzvorschriften (etwa durch zu lange Speicherung oder unsachgemäße Löschung) lassen sich so deutlich reduzieren. Somit ist SAP ILM ein zentraler Baustein, um das Risiko von Datenschutzverstößen und hohen Strafen zu verringern.
Das Tool wird von SAP als unterstützende Maßnahme zur EU-DSGVO empfohlen.
Welche Kernfunktionen hat SAP Information Lifecycle Management?
SAP Information Lifecycle Management umfasst mehrere Kernfunktionen, die zusammenspielen, um den Datenlebenszyklus zu verwalten:
Datenarchivierung
Nicht mehr benötigte operative Daten werden aus dem laufenden SAP-System in Archivdateien überführt, wodurch die primäre Datenbank entlastet und das aktive Datenvolumen reduziert wird. SAP ILM integriert die klassische Archivierung, ermöglicht aber darüber hinaus, dass archivierte Informationen später entsprechend Aufbewahrungsregeln gelöscht werden können.
Retention Management (Aufbewahrungssteuerung)
Über Retention Management werden Aufbewahrungsrichtlinien definiert – also Regeln, welche Informationen wie lange aufbewahrt (gespeichert) und wann sie gelöscht oder vernichtet werden sollen. ILM verknüpft diese Regeln mit den Datenobjekten und sorgt für deren Einhaltung. Dazu gehört z.B. das Sperren von Daten, wenn eine vorzeitige Löschanforderung eingeht – der Datensatz bleibt bis zum Fristende blockiert. So wird sichergestellt, dass keine relevanten Daten vor Fristablauf verloren gehen, aber auch keine Daten länger als zulässig im System verbleiben.
Retention Warehouse (Systemstilllegung)
Das Retention Warehouse dient als zentrales Archiv für die Stilllegung von Altsystemen. Daten aus ausgemusterten Systemen werden hierhin übertragen und nach den definierten Regeln aufbewahrt und gelöscht. Dadurch können alte IT-Systeme abgeschaltet werden, ohne auf gesetzlich erforderliche Informationen verzichten zu müssen, was die IT-Landschaft konsolidiert und Kosten spart.
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Welche Information Retention Management Funktionen gibt es?
Ein zentrales Element des SAP Information Lifecycle Management ist das Retention Management: Hier legen Unternehmen Aufbewahrungsfristen und Löschregeln für verschiedene Datenkategorien fest (z.B. Finanzdaten, Personaldaten). SAP ILM sorgt dann dafür, dass nach Ablauf der Frist die betreffenden Daten automatisch gesperrt und zur Löschung freigegeben werden. Während der Aufbewahrungszeit können Daten bei Bedarf für den Zugriff blockiert werden, wie beispielsweise im Falle eines Löschbegehrens während noch laufender Fristen, um den aktiven Zugriff zu verhindern und dennoch gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen. Durch diese Automatisierung minimiert SAP ILM menschliche Fehler und stellt sicher, dass Löschfristen konsequent eingehalten werden.
SAP Information Lifecycle Management hilft bei der Lebenszyklusverwaltung durch Information Retention Management Funktionen:
Sie können selbstständig ILM-Regeln, z. B. Aufbewahrungsregeln und Aufbewahrungszeiträume definieren, um die gesetzlichen Vorgaben in SAP korrekt abbilden und diese Vorschriften sowohl auf produktive als auch bereits archivierte Daten anzuwenden. Entsprechend dieser Regeln und Prozesse können die Daten automatisiert archiviert werden.
Daten können gegen vorzeitiges Löschen gesperrt werden, beispielsweise, wenn diese für Rechtsfälle relevant sind oder wenn sie gegen Zugriffe bestimmter SAP-Anwender bzw. Mitarbeiter blockiert werden sollen.
Unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben oder rechtsbedingter Sperrung lassen sich Daten regelkonform löschen.
Die Archivierung der Daten erfolgt auf einem ILM-zertifizierten WebDAV-Server, um die Unveränderbarkeit der personenbezogenen Daten zu garantieren und vorzeitiges Vernichten zu verhindern.
Welche Vorteile bietet SAP ILM?
Information Lifecycle Management bietet eine Reihe von Vorteilen:
SAP ILM hilft, gesetzliche Vorschriften und interne Regelwerke (z.B. DSGVO, steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten) konsequent einzuhalten. Durch automatisierte Lösch- und Aufbewahrungsprozesse wird das Risiko von Verstößen und daraus resultierenden Strafen deutlich reduziert. Unternehmen können gegenüber Prüfern und Aufsichtsbehörden nachweisen, dass ihre Datenverwaltung DSGVO-konform und revisionssicher ist.
Durch die systematische Datenarchivierung und Löschung alter Daten schrumpft das aktive Datenvolumen in der produktiven SAP-Datenbank. Dies erfüllt nicht nur den DSGVO-Grundsatz der Datenminimierung, sondern verbessert auch die Performance des Systems (weniger Daten bedeuten schnellere Verarbeitung und kürzere Backup-Zeiten). Außerdem sinkt der Bedarf an teurem Speicherplatz für die Primärdatenbank.
Weniger Daten im System und die Stilllegung nicht mehr benötigter Altsysteme senken die IT-Kosten erheblich. Dies spart Geld, indem Hardware-Ressourcen und Wartungsaufwände reduziert werden. Vor allem die Dekommissionierung (Stilllegung) alter SAP-Systeme mit Hilfe des ILM Retention Warehouse bietet große Einsparpotenziale: Anstatt ein Legacy-System jahrelang weiterbetreiben zu müssen, nur um auf historische Daten zugreifen zu können, werden diese Daten ausgelagert und das System kann abgeschaltet werden.
Mit ILM behalten Unternehmen den Überblick über ihre Datenbestände. Es ist jederzeit nachvollziehbar, welche Informationen wo liegen, welche Aufbewahrungsfristen gelten und wann eine Löschung vorgesehen ist. Moderne ILM-Tools bieten Reporting- und Suchfunktionen, mit denen man archivierte und aktive Daten schnell auffinden kann. Auch für Audits oder Anfragen (z.B. im Rahmen von Auskunftsersuchen nach DSGVO) ist man mit ILM besser gerüstet, da relevante Daten gezielt bereitgestellt oder gelöscht werden können.
Wie kann SAP ILM implementiert werden?
Die Implementierung von SAP Information Lifecycle Management erfordert Planung, technisches Know-how und bereichsübergreifende Zusammenarbeit (IT, Fachabteilungen, Datenschutzbeauftragte). Grundsätzlich lässt sich die Einführung in folgenden Schritten angehen:
Fazit
SAP Information Lifecycle Management ist ein leistungsfähiges Werkzeug, um Daten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten. Für Entscheider bietet SAP Information Lifecycle Management die Möglichkeit, wachsende Datenmengen und strenge DSGVO-Anforderungen einzuhalten, ohne die IT-Infrastruktur zu überlasten.
Zusammenfassend kombiniert SAP ILM Datenarchivierung, Retention Management und Systemdekommissionierung zu einer ganzheitlichen Lösung, die sowohl rechtliche Vorgaben als auch betriebliche Anforderungen berücksichtigt. Die Implementierung erfordert zwar Aufwand und Best Practices, zahlt sich aber schnell durch Kostenersparnis, geringeres Risiko und effizientere Datenverwaltung aus. Unternehmen, die SAP ILM einsetzen, sind besser gewappnet für die Herausforderungen rund um Datenschutz, Compliance und das stetige Wachstum ihrer digitalen Informationen. Als integraler Bestandteil der SAP-Lösungen für Lifecycle Management (LCM) sorgt ILM damit für ein zukunftssicheres und regelkonformes Datenmanagement.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
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