Zahlungsavis in SAP

In diesem Fachartikel erfahren Sie, was hinter der SAP-Optimierung FIS/edc für Zahlungsavis steckt, wie sie funktioniert und welche Vorteile sie hat.

Florian Mahlmeister

Produktmanager

Was ist FIS/edc für Zahlungsavis?

FIS/edc für Zahlungsavis ist eine Lösung zur automatisierten Verarbeitung von Zahlungsavisen in SAP. Unternehmen erhalten Zahlungsavise von Kunden in unterschiedlichen Formaten (z. B. PDF, EDI, Excel oder Papier). Die Lösung erkennt und verarbeitet diese Avis-Daten automatisch und gleicht sie mit den offenen Posten in SAP ab. So wird der Zahlungseingang schneller und präziser verbucht, wodurch die Effizienz im Debitorenmanagement gesteigert wird.

Das automatische Verarbeiten von Zahlungsavisen in Papierform oder PDF erfolgt via OCR-Dokumentenerkennung mit exzellenten Erkennungsraten. Auch elektronische Belege wie EDI-Formate werden unterstützt. Nach dem Einlesen der Dokumente findet eine automatische Zuordnung zu den vorhandenen Datensätzen im SAP-System statt. Falls keine Übereinstimmung gefunden werden kann oder Fehler im Zahlungsavis erkannt werden, können Änderungen direkt in FIS/edc für Zahlungsavis vorgenommen werden. Sind alle Positionen korrekt abgeglichen und die Zahlung eingegangen, werden die zugeordneten Posten in SAP automatisiert verbucht.

SAP-Oberfläche des FIS/edc Zahlungsavis-Monitors zur Bearbeitung eines Zahlungsavises. Links ist das eingescannte Avis-Dokument der Müller GmbH mit Rechnungsdaten und Zahlungsbeträgen sichtbar. Rechts werden Kopfdaten wie Buchungskreis, Zahlbetrag und Zahlungsdatum angezeigt. Im unteren Bereich befindet sich eine tabellarische Übersicht mit Zahlungspositionen, Referenzen, Zahlungsbeträgen und Buchungskreisen. Zwei Rechnungen mit Beträgen von 4.000 € und 5.000 € sind den jeweiligen Konten zugeordnet. Schaltflächen wie „Sichern“, „Ausführen“ und „Abbrechen“ sind unten rechts sichtbar. — FIS/edc für Zahlungsaufträge

Zahlungsavis mit FIS | Automatisierte Verarbeitung von Zahlungsavisen | Zum Produkt

E-Invoicing: Zeit sparen und Compliance sichern

Haben Sie alle gesetzlichen Vorschriften im Blick? Wir zeigen Ihnen, wie Sie durch digitale Rechnungsprozesse effizienter arbeiten und rechtliche Anforderungen problemlos erfüllen.

Inhalt des E-Books

Warum ist E-Invoicing ein wichtiger Wettbewerbsvorteil?
Was sind die relevanten Rechnungsformate und Kanäle?
Wie profitieren Unternehmen durch E-Invoicing-Lösungen?
Wie funktioniert die Umsetzung in der Praxis?
Wie laufen E-Invoicing Prozesse mit Hilfe von SAP ab?

Welche Funktionen hat die FIS Lösung für Zahlungsavis?

1. Automatische Erfassung und Verarbeitung von Zahlungsavisen

Erkennung und Import von Zahlungsavisen aus verschiedenen Quellen: E-Mail, PDF, EDI, Excel oder Papier (OCR)
Datenextraktion relevanter Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag, Kunde und Zahlungsreferenz
Direkte Übergabe der extrahierten Daten an das SAP-System

2. Automatischer Abgleich mit offenen Posten

Prüfung, ob die in der Zahlungsavis genannten Rechnungen mit offenen Posten übereinstimmen
Automatische Zuordnung von Teilzahlungen, Skontoabzügen oder Differenzen
Falls Differenzen erkannt werden, Benachrichtigung an den zuständigen Sachbearbeiter

3. Intelligente Skonto- und Rabattprüfung

Automatische Berechnung und Berücksichtigung von Skonto und Rabatten gemäß den hinterlegten Zahlungsbedingungen
Identifikation von unberechtigten Skontoabzügen oder fehlenden Zahlungen

4. Direkte Buchung oder manuelle Korrektur

Falls alle Daten übereinstimmen, wird der Zahlungseingang automatisch verbucht
Bei Unstimmigkeiten ermöglicht der Monitor eine schnelle manuelle Klärung und Anpassung

5. Zentrale Übersicht und Reporting

Alle Zahlungsavise sind in einer zentralen Oberfläche sichtbar
Detaillierte Analyse und Nachverfolgung von Zahlungseingängen möglich
Historische Avis-Daten zur besseren Finanzplanung nutzbar

Welche Vorteile hat FIS/edc für Zahlungsavis?

Zeiteinsparung und Senkung der Fehlerquote durch hohen Automatisierungsgrad
Verbessertes Liquiditätsmanagement durch regelmäßige Überwachung von Zahlungsfristen offener Posten
Automatischer Abgleich beim Eingang von Zahlungsavisen mit offenen Debitor- Posten
Hohe Transparenz durch Abgleich der Daten auf Positionsebene
Einheitlicher Prozess für alle Eingangskanäle (OCR, E-Mail, EDI)
Vollständige Dokumentation der angekündigten Zahlungen
Schnellere Durchlaufzeiten durch die Automatisierung einzelner Prozessschritte

Wie gelingt die Automatisierung?

Die Automatisierung erfolgt durch den intelligenten Abgleich von Zahlungsavis-Daten mit offenen Posten im SAP-System. Hierbei kommen folgende Technologien zum Einsatz:

OCR-Erkennung für Papierdokumente und PDF-Dateien: Durch OCR-Technologie werden Papierdokumente und PDF-Dateien automatisch erfasst und die relevanten Zahlungsinformationen extrahiert, um die manuelle Dateneingabe zu vermeiden.
EDI-Integration für elektronische Avis-Daten: EDI-basierte Systeme ermöglichen den nahtlosen Austausch von Zahlungsavis-Daten und die automatische Verarbeitung dieser Informationen ohne manuelle Eingriffe.
Automatisierte Workflows zur Bearbeitung und Buchung: Die automatisierte Verarbeitung von Zahlungsavis und die anschließende Buchung der Zahlungen ermöglichen eine schnelle und fehlerfreie Bearbeitung.
Regelbasierte Logik für Skonto, Teilzahlungen und Differenzprüfung: Die Anwendung vordefinierter Regeln prüft automatisch Skontoansprüche, Teilzahlungen und etwaige Differenzen, um eine präzise und regelkonforme Buchung zu gewährleisten.
Prozesssteuerung durch den Monitor: Der Monitor übernimmt die gesamte Prozesssteuerung und sorgt dafür, dass nur abweichende oder nicht zuordenbare Zahlungen zur weiteren Bearbeitung an den zuständigen Sachbearbeiter gemeldet werden.

Für wen ist die Lösung geeignet?

FIS/edc für Zahlungsavis richtet sich an die Finanz- und Buchhaltungsabteilung im Unternehmen mit hohem Zahlungseingangsvolumen. An SAP-Nutzer, die ihre Prozesse weiter automatisieren und optimieren möchten und eine nahtlose Integration in bestehende Prozesse suchen.

Fazit

Mit FIS/edc für Zahlungsavis automatisieren Unternehmen die Verarbeitung eingehender Zahlungsavise vollständig – unabhängig vom Format oder Eingangskanal. Die Lösung sorgt für eine fehlerfreie Zuordnung zu offenen Posten, optimiert das Liquiditätsmanagement und entlastet die Buchhaltung durch schnellere, präzisere Buchungsprozesse. Besonders bei hohem Zahlungseingangsvolumen steigert die automatisierte Abwicklung die Effizienz erheblich und schafft Transparenz im gesamten Zahlungsprozess.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

FIS/edc ist eine SAP-Optimierung für die Bereiche Rechnungswesen, Einkauf und Vertrieb. Mit dem Electronic Document Center für SAP können Anwender Dokumente (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Aufträge) und elektronische Formate (z. B. ZUGFeRD, EDI, XRechnung) automatisiert erfassen, verarbeiten und archivieren. Somit wird ein hoher Automatisierungsgrad der Prozesse und ein durchgängiger Informationsfluss sichergestellt.

Steigerung der Produktivität durch automatisierte Prozesse
Vollständig integrierbar in das SAP-System
Verbessertes Cash-Management
Kürzere Zahlungszyklen
Erhöhte Transparenz der Rechnungsprüfung
Integrierte mobile Genehmigungsverfahren zur Rechnungsprüfung
Automatisierte Kundenauftragsbearbeitung

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