Ausbildungsmanagement digital gestalten – der FIS/Ausbildungsplaner

Mit jedem geschlossenen Ausbildungsvertrag verpflichten sich Ausbildungsbetriebe dazu, einen betrieblichen Ausbildungsplan zu erstellen. Ausbilder und Ausbildungsverantwortliche stehen deshalb regelmäßig vor der Herausforderung, die betrieblichen Einsatzpläne aus dem Ausbildungsrahmenplan der zuständigen IHK oder HWK abzuleiten. Dabei gilt es, die verfügbaren Kapazitäten im Unternehmen optimal zu nutzen und für jeden Azubi einen passgenauen individuellen Ausbildungsplan zu erstellen.

Ausbildungspläne erstellen – Einfach und strukturiert

Viele Ausbilder greifen zur Erstellung der betrieblichen Ausbildungspläne auf eine tabellarische Planung am PC zurück. Teils wird der Ausbildungsplan sogar rein manuell erstellt. Diese Methoden erfüllen für Betriebe mit wenigen Auszubildenden meist den gewünschten Zweck. Bereits für Betriebe mit mehr als fünf Azubis, welche oft in unterschiedlichen Lehrberufen ausgebildet werden, wird die Erstellung des betrieblichen Ausbildungsplans mit den herkömmlichen Mitteln jedoch zu einer Herausforderung. Ein manuelles Vorgehen ist dann meist sehr zeitaufwändig, unübersichtlich und fehleranfällig. Mithilfe des FIS/Ausbildungsplaners, der die digitale Ausbildungsplanung in einer mobilen Anwendung ermöglicht, entlasten Unternehmen die Ausbilder erheblich und schaffen effiziente Prozesse im Ausbildungsmanagement.

Ihr Nutzen durch den FIS/Ausbildungsplaner

  • Einfaches und effizientes Erstellen des betrieblichen Ausbildungsplans
  • Erhöhte Prozessgeschwindigkeit und -genauigkeit in der Ausbildung
  • Optimale Verteilung der Ausbildungskapazitäten und Ressourcen
  • Stärkt das Image als moderner Ausbildungsbetrieb mit digitalen Anwendungen
  • Transparenz und Überblick über die Auszubildenden und den aktuellen Einsatzort
  • Erleichterung der Ausbildungsorganisation im laufenden Betrieb
  • Mobile Anwendung ohne zusätzliche Hardwarekosten
  • Individuelle Ausbildungspläne jederzeit flexibel über mobile Endgeräte abrufbar

Optimale Planung und Übersicht dank digitaler Unterstützung

Der FIS/Ausbildungsplaner gewährt Ausbildungsbetrieben Planungssicherheit und ermöglicht transparente Abläufe in der Ausbildung. Auf Grundlage der Ausbildungsordnung, die den Ausbildungsrahmenplan enthält, wird der betriebliche Ausbildungsplan erstellt. Im betrieblichen Ausbildungsplan ist vor allem die sachliche und zeitliche Gliederung der Ausbildung enthalten. Im Rahmen der sachlichen und zeitlichen Gliederung der Ausbildung wird unter anderem die Gesamtdauer der Ausbildung in einzelne Ausbildungsabschnitte gegliedert. Zudem wird festgelegt zu welchem Zeitpunkt der Ausbildung die im Ausbildungsrahmenplan vorgegebenen Inhalte behandelt und fachliche Kenntnisse vermittelt werden. Um die zeitliche und sachliche Gliederung der Ausbildung optimal umzusetzen, bedarf es einer fehlerfreien Einsatzplanung der Auszubildenden.

Durch die korrekte Einsatzplanung im betrieblichen Ausbildungsplan, können die Kapazitäten und Ressourcen, die im Unternehmen für die Ausbildung zur Verfügung stehen, vollständig genutzt werden. Denn die Azubis können dann ideal auf die zur Verfügung stehenden Abteilungen und Arbeitsplätze verteilt werden. Den Anforderungen an die sachliche und zeitliche Gliederung der Ausbildung kann somit unkompliziert nachgekommen werden. Dank digitaler Unterstützung gelingt dies mit dem FIS/Ausbildungsplaner flexibel, einfach und schnell.

Bei der Erstellung der Ausbildungspläne im Ausbildungsplaner von FIS werden zusätzlich zu den verfügbaren Betreuungskapazitäten der Abteilungen auch die An- bzw. Abwesenheiten der Auszubildenden im Ausbildungsbetrieb berücksichtigt. Neben den feststehenden Abwesenheiten der Auszubildenden, beispielsweise aufgrund von Urlaub oder einer Unterweisung, können auch unplanmäßige Änderungen, wie Krankheit oder der kurzfristige Einsatz in einer anderen Abteilung, jederzeit flexibel in den Ausbildungsplan einbezogen werden. Verantwortliche können den Planungs- und Abstimmungsaufwand für die betriebliche Ausbildungsplanung durch digitale Unterstützung enorm reduzieren, wodurch mehr Zeit für das Wesentliche bleibt: die Betreuung der Auszubildenden.

Ein weiterer Pluspunkt des mobilen FIS/Ausbildungsplaners: durch die zentrale Verfügbarkeit der Ausbildungspläne behalten Ausbilder stets den Überblick über die aktuellen Einsatzorte der Auszubildenden. Die Azubis können ihren individuellen Ausbildungsplan jederzeit auf dem mobilen Endgerät abrufen und sind so auch bei kurzfristigen Änderungen des Ausbildungsplans stets informiert. Ein Checklisten-Tool ermöglicht eine Bewertung der einzelnen Ausbildungsabschnitte durch die Auszubildenden. Ausbildungsbetriebe erhalten durch Checklisten oder Fragebögen das direkte Feedback der Auszubildenden, ob die Ausbilder und Fachabteilungen die Inhalte und Lernziele in den einzelnen Ausbildungsabschnitten passend vermitteln konnten.

Digitale Tools für moderne Ausbildungsbetriebe

Digitale Anwendungen entlasten nicht nur Ausbilder und Ausbildungsverantwortliche, sondern stärken auch das Image als moderner Ausbildungsbetrieb. Denn die heutigen Auszubildenden sind als Digital Natives mit mobilen Endgeräten aufgewachsen und ihre berufliche Zukunft wird von digitalen Arbeitsweisen geprägt sein. Ausbildungsbetriebe stellen mit digitalen Anwendungen somit nicht nur moderne Tools für die Auszubildenden bereit, sondern bereiten die angehenden Fachkräfte auch auf den beruflichen Umgang mit digitalen Anwendungen vor.

Durch den umfassenden Einsatz digitaler Anwendungen in der Ausbildung, erzielen Unternehmen einen echten Mehrwert: wird neben einem digitalen Ausbildungsplaner zum Beispiel auch ein digitales Berichtsheft eingesetzt, kann die Integration der Anwendungen gewinnbringend genutzt werden. Der FIS/Ausbildungsplaner und das Online-Berichtsheft von FIS bieten beim gemeinsamen Einsatz beispielsweise die Möglichkeit, direkt den passenden Bericht (schulisch, betrieblich oder kombiniert) für die Erstellung der Tätigkeitsnachweise zur Verfügung zu stellen und weitere Informationen zwischen den Systemen auszutauschen – und dies ohne Medienbrüche. Werden die Anwendungen für das Ausbildungsmanagement zusätzlich in das eingesetzte Personalmanagement-System integriert, profitieren Ausbildungsbetriebe von durchgängigen Prozessen und sparen Zeit und Kosten.

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