Welche Funktionen hat die FIS Lösung für Eingangsrechnungen? 

Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen in FIS/edc ist nahtlos in den Gesamtprozess Purchase-to-Pay integriert. Durch sie wird eine stufenweise Erhöhung des Automatisierungsgrads der Rechnungsverarbeitung in SAP erreicht. Im Finanzwesen gehen Rechnungen per PDF, in Papierform oder als elektronische Rechnung ein.

Das automatische Verarbeiten von Eingangsrechnungen in Papierform oder PDF wird mithilfe von OCR-Dokumentenerkennung durchgeführt, wobei exzellente Erkennungsraten erzielt werden. Außerdem unterstützt die Software elektronische Belege und Rechnungen, wie z. B. EDI, ZUGFeRD oder XRechnung. Nach dem Einlesen der Dokumente findet eine automatische Zuordnung zu den vorhandenen Datensätzen im SAP-System statt.

Unsere FIS-Software bietet einen automatischen Abgleich von Eingangsrechnungen mit den entsprechenden Bestellungen, was zu höchster Effizienz führt. Sollte kein Match zwischen den beiden Belegen vorliegen, ermöglicht unsere Software eine einfache nachträgliche Prüfung der Rechnung oder die Nutzung eines Workflows zur Ergänzung fehlender Informationen. Durch interne Belegzuordnungen, Positionsabgleiche und Datenanreicherungen kann eine direkte Verbuchung der Rechnungen in SAP erfolgen. Elektronische Rechnungen können optional als visualisiertes PDF revisionssicher gespeichert werden.

Das angebundene Genehmigungsverfahren rundet die Möglichkeiten einer automatisierten Rechnungsprüfung ab. Dieser Workflow ermöglicht die komplett papierlose Freigabe, sorgt für einen entsprechenden Durchfluss der Rechnung und erhöht die Transparenz für das Management. Nach Durchlaufen des Freigabe-Workflows kann die Rechnung buchhaltungsbezogen weiterverarbeitet werden (Buchung, Kontierung und Bezahlung).  

Praktisch: Mobile Rechnungsfreigabe per App

Mittels einer mobilen App, basierend auf SAP Fiori, können Genehmigungsanfragen in FIS/edc im Zusammenhang mit kreditorischen Belegen in SAP – d. h. Prozesse wie Prüfung, Genehmigung, Ablehnung, Kommentierung, Weiterleitung und Kontierung von Eingangsrechnungen – jederzeit, an jedem Ort und ohne lange Liegezeiten mobil ausgeführt werden. Ganz unabhängig davon, um welche Art von Rechnung (FI-Rechnung ohne Bestellbezug, MM-Rechnung mit Bestellbezug) es sich handelt.

Künstliche Intelligenz im Finanzwesen

Bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung gibt es Arbeitsschritte, die auch weiterhin manuell durchgeführt werden müssen. Rechnungen im Arbeitsvorrat des Sachbearbeiters müssen unter anderem gesichtet, kontiert und zur Freigabe an den richtigen Genehmiger weitergeleitet werden. Diese Prozesse können mithilfe von Machine Learning Anwendungen automatisiert werden.

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) bringt den Wandel für Ihre FI-Prozesse. FIS hat im Bereich Finanz- und Rechnungswesen einen effizienten Anwendungsfall mit Machine Learning entwickelt. Die Technologie bietet vor allem dann große Vorteile, wenn Prozesse automatisiert werden sollen, zu denen es keine allgemeingültigen Regeln gibt – wenn also klassisches Customizing nicht ausreicht.

Die intelligente Kontierungs- und Genehmigerfindung von FIS nutzt die Technologie zur selbstständigen Klassifizierung von FI-Rechnungen und baut ein automatisches Kontierungssystem auf. Abschließend findet sie mithilfe der KI den zuständigen Genehmiger und sendet die Rechnung automatisiert zur Freigabe.

Mit dieser smarten Lösung für die Rechnungseingangsverarbeitung werden unter anderem Ihre Mitarbeiter entlastet, manuelle Bearbeitungsfehler vermieden und Vorgänge im Rechnungseingang transparenter.

EINGANGSRECHNUNGEN DIGITALISIERT VERARBEITEN

E-Invoicing im Finanzwesen bieten enorme Chancen zur Automatisierung und Erhöhung der Transparenz in den Rechnungsprozessen. Beschleunigen Sie die Durchlaufzeiten Ihrer Rechnungen, machen Sie Bearbeitungsstände transparenter und erzielen Sie vollautomatisierte SAP-Rechnungsprozesse im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen.

Mit dem FIS/InvoiceManagement Package lassen sich eingehende Rechnungen in einem durchgängig digitalisierten Procure–to-Pay Prozess verarbeiten: vom Empfang der digitalen Rechnungsformate über die Erfassung der Rechnungseingänge die abschließenden Buchung bis zum Erstellen und Versand einer Rechnung. Kreditorenrechnungs-Daten werden zum Beispiel automatisch mit der zugehörigen Bestellanforderung im SAP-System abgeglichen. Stimmen alle Angaben der Rechnung mit der Bestellung überein, werden diese Rechnungen automatisiert gebucht und bezahlt – ganz ohne manuelles Eingreifen der Sachbearbeiter. SAP-Anwender können hier „No–Touch“-Quoten von über 90 Prozent erreichen.

Oft hilft schon der automatisierte Abgleich von Teilinformationen, um den Prozess zu beschleunigen. Beispielsweise werden wichtige Rechnungsmerkmale ausgelesen, Rechnungen formal und rechnerisch geprüft oder mit den SAP-Stammdaten abgeglichen. Selbst ein einfacher Freigabe-Workflow, der die automatische Zuweisung der Rechnung an den Freigebenden ermöglicht, kann das Tagesgeschäft erheblich erleichtern – sogar bei niedrigem Rechnungsaufkommen.

Das Lösungspaket von FIS übernimmt beim Rechnungseingang den Abgleich mit den vorliegenden Bestellungen im ERP-System und steuert die Prüfung und Freigabe – völlig unabhängig vom Rechnungsformat. Dadurch beschleunigen Sie die Durchlaufzeiten Ihrer Rechnungen und machen Bearbeitungsstände transparenter. Je nach Rechnungsformat erfolgt die Aufbereitung in ein für den Nutzer lesbares Format (Visualisierung).

Durch die nahtlose Integration in FIS/edc für Eingangsrechnungen, kann der Sachbearbeiter im Unternehmen die Rechnungsprüfung für elektronisch übermittelte Dokumente auf gleichem Wege durchführen, wie er es vom papierbeleg-fokussierten Vorgang bereits kennt. So realisieren Sie einen durchgängigen und abgeschlossenen Prozess im Rechnungseingang.