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Eingangsrechnungen in SAP

Eingangsrechnungen in SAP

In diesem Fachartikel erfahren Sie, was hinter der SAP-Optimierung FIS/edc für Eingangsrechnungen steckt, wie sie funktioniert und welche Vorteile sie hat.

Florian Mahlmeister

Produktmanager

Was ist FIS/edc für Eingangsrechnungen? 

FIS/edc für Eingangsrechnungen ist eine Lösung zur automatisierten Verarbeitung von Rechnungen im SAP-System. Gerade das Rechnungswesen profitiert von der automatisierten Verarbeitung einer Rechnung. Die eingehenden Rechnungen werden in der Lösung angezeigt und können direkt in das SAP System importiert werden. Abweichungen und Unstimmigkeiten innerhalb einer Rechnung können vom Bearbeiter überprüft und bei Bedarf korrigiert werden. Unabhängig vom Kanal, über den der Beleg eingeht, wird automatisiert ein Stammdatenabgleich sowie eine erste Rechnungsprüfung, inklusive sachlicher Prüfung durchgeführt. Kann die Eingangsrechnung einer Bestellung zugeordnet werden, erfolgt direkt die Dunkelbuchung. Dabei lassen sich No-touch-Quoten von bis zu 90 Prozent erzielen. Das verkürzt die Durchlaufzeiten deutlich, entlastet die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung und verhindert manuelle Eingabefehler.  

Ist eine Nachbearbeitung oder eine Freigabe notwendig, kann dies durch smarte Workflows gesteuert werden. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Form von Machine Learning Anwendungen zur automatisierten Zuordnung von Eingangsrechnungen schafft zusätzliche Einsparpotenziale.

SAP-Benutzeroberfläche zur Bearbeitung eines vorerfassten Rechnungsbelegs im FIS/edc Rechnungseingangsmonitor. Links ist ein eingescanntes Rechnungsdokument mit der Aufschrift „Musterfirma“ sichtbar. Rechts werden Rechnungsdetails wie Datum, Betrag, Steuerschlüssel und Kreditorendaten angezeigt. Unten befinden sich tabellarisch erfasste Positionen der Rechnung mit Materialnummern, Texten und Beträgen. Buttons wie „Buchen“, „InfoPos“ und „Vorerfassten Beleg sichern“ sind ebenfalls zu sehen.
FIS/edc für Eingangsrechnungen

Rechnungsmanagement: 
Leistungsfähige Prozesse durch KI 

Wie effizient sind Ihre Rechnungsprozesse? Erfahren Sie, welche Rolle die künstliche Intelligenz in der Rechnungsverarbeitung spielt und wie eine zukunftssichere Lösung aussehen kann.

Inhalte des Whitepapers 

  • Die Bedeutung der elektronischen Rechnungsverarbeitung 
  • Wie Unternehmen die Chancen optimal nutzen 
  • Fünf entscheidende Faktoren für den Projekterfolg  
  • Innovativen Technologien in der Rechnungsverarbeitung  

Welche Funktionen hat die FIS Lösung für Eingangsrechnungen? 

Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen in FIS/edc ist nahtlos in den Gesamtprozess Purchase-to-Pay integriert. Durch sie wird eine stufenweise Erhöhung des Automatisierungsgrads der Rechnungsverarbeitung in SAP erreicht. Im Finanzwesen gehen Rechnungen per PDF, in Papierform oder als elektronische Rechnung ein.

Das automatische Verarbeiten von Eingangsrechnungen in Papierform oder PDF wird mithilfe von OCR-Dokumentenerkennung durchgeführt, wobei exzellente Erkennungsraten erzielt werden. Außerdem unterstützt die Software elektronische Belege und Rechnungen, wie z. B. EDI, ZUGFeRD oder XRechnung. Nach dem Einlesen der Dokumente findet eine automatische Zuordnung zu den vorhandenen Datensätzen im SAP-System statt.

Unsere FIS-Software bietet einen automatischen Abgleich von Eingangsrechnungen mit den entsprechenden Bestellungen, was zu höchster Effizienz führt. Sollte kein Match zwischen den beiden Belegen vorliegen, ermöglicht unsere Software eine einfache nachträgliche Prüfung der Rechnung oder die Nutzung eines Workflows zur Ergänzung fehlender Informationen. Durch interne Belegzuordnungen, Positionsabgleiche und Datenanreicherungen kann eine direkte Verbuchung der Rechnungen in SAP erfolgen. Elektronische Rechnungen können optional als visualisiertes PDF revisionssicher gespeichert werden.

Das angebundene Genehmigungsverfahren rundet die Möglichkeiten einer automatisierten Rechnungsprüfung ab. Dieser Workflow ermöglicht die komplett papierlose Freigabe, sorgt für einen entsprechenden Durchfluss der Rechnung und erhöht die Transparenz für das Management. Nach Durchlaufen des Freigabe-Workflows kann die Rechnung buchhaltungsbezogen weiterverarbeitet werden (Buchung, Kontierung und Bezahlung).  

Praktisch: Mobile Rechnungsfreigabe per App

Mittels einer mobilen App, basierend auf SAP Fiori, können Genehmigungsanfragen in FIS/edc im Zusammenhang mit kreditorischen Belegen in SAP – d. h. Prozesse wie Prüfung, Genehmigung, Ablehnung, Kommentierung, Weiterleitung und Kontierung von Eingangsrechnungen – jederzeit, an jedem Ort und ohne lange Liegezeiten mobil ausgeführt werden. Ganz unabhängig davon, um welche Art von Rechnung (FI-Rechnung ohne Bestellbezug, MM-Rechnung mit Bestellbezug) es sich handelt.

Künstliche Intelligenz im Finanzwesen

Bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung gibt es Arbeitsschritte, die auch weiterhin manuell durchgeführt werden müssen. Rechnungen im Arbeitsvorrat des Sachbearbeiters müssen unter anderem gesichtet, kontiert und zur Freigabe an den richtigen Genehmiger weitergeleitet werden. Diese Prozesse können mithilfe von Machine Learning Anwendungen automatisiert werden.

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) bringt den Wandel für Ihre FI-Prozesse. FIS hat im Bereich Finanz- und Rechnungswesen einen effizienten Anwendungsfall mit Machine Learning entwickelt. Die Technologie bietet vor allem dann große Vorteile, wenn Prozesse automatisiert werden sollen, zu denen es keine allgemeingültigen Regeln gibt – wenn also klassisches Customizing nicht ausreicht.

Die intelligente Kontierungs- und Genehmigerfindung von FIS nutzt die Technologie zur selbstständigen Klassifizierung von FI-Rechnungen und baut ein automatisches Kontierungssystem auf. Abschließend findet sie mithilfe der KI den zuständigen Genehmiger und sendet die Rechnung automatisiert zur Freigabe.

Mit dieser smarten Lösung für die Rechnungseingangsverarbeitung werden unter anderem Ihre Mitarbeiter entlastet, manuelle Bearbeitungsfehler vermieden und Vorgänge im Rechnungseingang transparenter.

EINGANGSRECHNUNGEN DIGITALISIERT VERARBEITEN

E-Invoicing im Finanzwesen bieten enorme Chancen zur Automatisierung und Erhöhung der Transparenz in den Rechnungsprozessen. Beschleunigen Sie die Durchlaufzeiten Ihrer Rechnungen, machen Sie Bearbeitungsstände transparenter und erzielen Sie vollautomatisierte SAP-Rechnungsprozesse im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen.

Grafik zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen: Oben steht „Rechnungseingang von Geschäftspartner (Rechnungssteller)“. Darunter folgt ein Kasten mit dem Titel „Konvertierung“ und den Begriffen: EDI, ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung, PEPPOL sowie „Länderspezifische Rechnungsformate“, ergänzt durch Icons für E-Mail und PDF. Anschließend werden die Schritte „Rechnungsprüfung“, „Rechnungsfreigabe“ und „Verbuchung“ dargestellt, die mit einem SAP-System verbunden sind.
Automatisierter SAP-Prozess für den Rechnungseingang

Mit dem FIS/InvoiceManagement Package lassen sich eingehende Rechnungen in einem durchgängig digitalisierten Procure–to-Pay Prozess verarbeiten: vom Empfang der digitalen Rechnungsformate über die Erfassung der Rechnungseingänge die abschließenden Buchung bis zum Erstellen und Versand einer Rechnung. Kreditorenrechnungs-Daten werden zum Beispiel automatisch mit der zugehörigen Bestellanforderung im SAP-System abgeglichen. Stimmen alle Angaben der Rechnung mit der Bestellung überein, werden diese Rechnungen automatisiert gebucht und bezahlt – ganz ohne manuelles Eingreifen der Sachbearbeiter. SAP-Anwender können hier „No–Touch“-Quoten von über 90 Prozent erreichen.

Oft hilft schon der automatisierte Abgleich von Teilinformationen, um den Prozess zu beschleunigen. Beispielsweise werden wichtige Rechnungsmerkmale ausgelesen, Rechnungen formal und rechnerisch geprüft oder mit den SAP-Stammdaten abgeglichen. Selbst ein einfacher Freigabe-Workflow, der die automatische Zuweisung der Rechnung an den Freigebenden ermöglicht, kann das Tagesgeschäft erheblich erleichtern – sogar bei niedrigem Rechnungsaufkommen.

Das Lösungspaket von FIS übernimmt beim Rechnungseingang den Abgleich mit den vorliegenden Bestellungen im ERP-System und steuert die Prüfung und Freigabe – völlig unabhängig vom Rechnungsformat. Dadurch beschleunigen Sie die Durchlaufzeiten Ihrer Rechnungen und machen Bearbeitungsstände transparenter. Je nach Rechnungsformat erfolgt die Aufbereitung in ein für den Nutzer lesbares Format (Visualisierung).

Durch die nahtlose Integration in FIS/edc für Eingangsrechnungen, kann der Sachbearbeiter im Unternehmen die Rechnungsprüfung für elektronisch übermittelte Dokumente auf gleichem Wege durchführen, wie er es vom papierbeleg-fokussierten Vorgang bereits kennt. So realisieren Sie einen durchgängigen und abgeschlossenen Prozess im Rechnungseingang.

Welche Vorteile hat FIS/edc für Eingangsrechnungen?

  • Zeiteinsparung und Senkung der Fehlerquote durch hohen Automatisierungsgrad
  • Verbessertes Liquiditätsmanagement durch maximale Ausschöpfung von Skonto
  • Rechnungsverarbeitung für verschiedene Kanäle und Formate – einschließlich internationaler Formate, wie XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, FatturaPA uvm.
  • Erfüllung der meisten länderspezifischen Anforderungen
  • Tiefe Integration der Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP und hohe Kompatibilität mit anderen System-Komponenten
  • Ortsunabhängige Genehmigungen durch mobile Freigaben
  • Strukturierte Historie zur schnelleren Analyse und vollständige Nachvollziehbarkeit der aktuellen Bearbeitungsstände von Rechnungen
  • Verfügbarkeit für zahlreiche Länder und Sprachen
  • Automatischer Abgleich beim Eingang von Zahlungsavisen mit offenen Debitor- oder Kreditor-Posten  

Wie gelingt die Automatisierung?

Die Automatisierung in der Lösung für Eingangsrechnungen von FIS gelingt durch eine Kombination aus intelligenter Belegerkennung, automatisierter Datenextraktion und nahtloser Integration in SAP. Eingehende Rechnungen – ob als Papierdokument, PDF oder EDI – werden durch OCR-Technologie oder direkte Schnittstellen erfasst und automatisch mit den bestehenden Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen. Das System erkennt Abweichungen, etwa in Mengen oder Preisen, und leitet diese zur Klärung an die zuständigen Mitarbeiter weiter. Bei übereinstimmenden Rechnungen erfolgt die automatische Verbuchung ohne manuelles Eingreifen. Zusätzlich optimiert künstliche Intelligenz die Klassifizierung von Rechnungen und unterstützt die automatische Zuweisung an die richtigen Genehmiger, wodurch der Freigabeprozess beschleunigt wird. Dank der tiefen SAP-Integration wird der gesamte Workflow von der Erfassung bis zur Archivierung effizient und revisionssicher abgewickelt.

Für wen ist die Lösung geeignet?

FIS/edc für Eingangsrechnungen ist ideal für Unternehmen, die viele Rechnungen verarbeiten und manuelle Abläufe reduzieren wollen. Besonders profitieren Finanz- und Buchhaltungsabteilungen, die Wert auf Effizienz, Transparenz und eine nahtlose SAP-Integration legen. Wie wir bei FIS Projekte zu FIS/edc für Eigangsrechnungen umsetzen, erfahren Sie hier.

Fazit

Mit FIS/edc für Eingangsrechnungen digitalisieren und automatisieren Unternehmen den gesamten Rechnungsworkflow – von der Erfassung über die Prüfung bis zur Verbuchung. Die Lösung verarbeitet sämtliche Rechnungsformate effizient, ermöglicht Dunkelbuchungen bei Bestellbezug und integriert smarte Freigabeworkflows. Das entlastet die Buchhaltung, reduziert Fehler und sorgt für transparente, beschleunigte Abläufe im Rechnungseingang – selbst bei hohem Belegaufkommen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

FIS/edc ist eine SAP-Optimierung für die Bereiche Rechnungswesen, Einkauf und Vertrieb. Mit dem Electronic Document Center für SAP können Anwender Dokumente (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Aufträge) und elektronische Formate (z. B. ZUGFeRD, EDI, XRechnung) automatisiert erfassen, verarbeiten und archivieren. Somit wird ein hoher Automatisierungsgrad der Prozesse und ein durchgängiger Informationsfluss sichergestellt.

  • Steigerung der Produktivität durch automatisierte Prozesse
  • Vollständig integrierbar in das SAP-System
  • Verbessertes Cash-Management
  • Kürzere Zahlungszyklen
  • Erhöhte Transparenz der Rechnungsprüfung
  • Integrierte mobile Genehmigungsverfahren zur Rechnungsprüfung
  • Automatisierte Kundenauftragsbearbeitung 

E-Invoicing ist der englische Begriff für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen im Unternehmen, sowohl im Rechnungseingang als auch -ausgang. Statt auf Papier werden Rechnungen digital als elektronisches Dokument versendet, beispielsweise als standardisierte XRechnung oder als Rechnung im ZUGFeRD Format.

Laut EU-Richtlinie 2014/55/EU muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Zudem muss das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglichen.