E-Invoicing mit SAP

In diesem Fachartikel erfahren Sie, wie FIS die E-Invoicing Vorschriften abdeckt, wie die SAP-Optimierung FIS/edc funktioniert und welche Vorteile sie hat.

Florian Mahlmeister

Produktmanager

Was ist die Invoice Management Lösung von FIS?

Durch elektronische Business-Prozesse werden manuell aufwendige Aufgaben im Finanz- und Rechnungswesen effizient und nachhaltig abgewickelt. Rechnungen werden nicht analog per Post oder Fax versendet und durch die Abteilungen gereicht, sondern in strukturierter Form als digitaler Beleg übermittelt und verarbeitet. Durch die papierlose Kommunikation erzielen Sie schnellere Durchlaufzeiten und können zum Beispiel Skonti effektiver nutzen. Zudem vermeiden Sie Eingabefehler, die bei der manuellen Erfassung der Rechnungsdaten entstehen können. Alle benötigten Informationen sind stets verfügbar und werden korrekt übermittelt. Zugleich bilden digitalisierte Prozesse die Grundlage für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Rechnungsverarbeitung. Dies ermöglicht die Automatisierung weiterer Prozessschritte.

Mehr lesen im Blog: Vom WOW zum HOW: So bringt SAP KI echte Mehrwerte für Ihr Unternehmen

SAP-Oberfläche zur Bearbeitung eines vorerfassten Rechnungsbelegs mit FIS/edc. Links ist die gescannte Eingangsrechnung einer Musterfirma sichtbar. Rechts sind Rechnungsdetails wie Belegnummer, Buchungsdatum, Betrag, Steuerschlüssel und Kreditorendaten dargestellt. Im mittleren Bereich sind zwei Rechnungspositionen mit Materialnummern, Mengen und Beträgen erfasst. Unten werden automatisch vorgeschlagene Zuordnungen der Rechnungspositionen zu Bestellpositionen angezeigt. Mehrere Aktionsschaltflächen wie „InfoPos“, „Zuordnungen lösen“ sowie die Optionen „Vorerfassten Beleg sichern“ oder „Vollständig sichern“ stehen zur Verfügung. — FIS/edc für Rechungseingänge

Weltweite Abdeckung der E-Invoicing Vorschriften mit den FIS Lösungen für Ihr Invoice Management und SAP DRC

Mit den FIS Lösungen für Ihr Invoice Management und dem Document und Reporting Compliance (DRC) der SAP wird der Empfang von E-Rechnungen sowie eine unkomplizierte Erstellung und voll automatisierte Übermittlung von E-Rechnungen weltweit ermöglicht. 

Dabei ist es vollkommen egal, um welches Format und welchen Übertragungsweg es sich handelt: ob klassisches EDI (Electronic Data Interchange), Rechnungsformate wie XRechnung, Factur-X, ZUGFeRD, InvoicePA/FatturaPA etc. oder die Kommunikation via E-Mail oder PEPPOL-Plattform. Selbst Papier-Rechnungen können weiterhin verarbeitet werden: Der Erkennungsservice von FIS digitalisiert die relevanten Daten und übersetzt sie in das benötigte Format.

Individuelle Anforderungen können mit der FIS-Software berücksichtigt und gegebenenfalls in das System implementiert werden. Auch die Integration in die SAP-Standardprozesse ist nahtlos möglich. Zusätzlich kann der Rechnungsprozess durch KI & Maschinelles Lernen weiter automatisiert werden. Beispielsweise werden FI-Rechnungen eigenständig klassifiziert und kontiert, der verantwortliche Genehmiger identifiziert sowie der Freigabe-Prozess angestoßen.

Rechnungseingang automatisieren

Für den Rechnungseingang deckt die SAP-Lösung DRC eine Vielzahl an länderspezifischen Rechnungsformaten und Prozessen ab. Die Lösung kann daher optimal für eingehende Rechnungen aus den verschiedenen Ländern eingesetzt werden. Die FIS Lösung für Invoice Management kann zusätzlich für inländische Rechnungsformate genutzt werden. Denn die FIS-Lösung ist vor allem auf deutsche Standards und Vorschriften spezialisiert und kann dies kostenneutral abbilden.

Rechnungsausgang automatisieren

Auch beim Rechnungsausgang können beide Lösungen kombiniert eingesetzt werden. SAP DRC bietet auch hier eine Vielzahl an länderspezifischen Rechnungsformaten. Die FIS Lösung ist für den Rechnungsausgang hingegen auf inländische Standards und Vorschriften spezialisiert. Je nach Rechnungsempfänger können das passende Format und eventuell rechtliche Prozesse des jeweiligen Landes abgebildet werden. Parallel zum Rechnungseingang profitieren auch hier Unternehmen mit einer hohen Anzahl an inländischen deutschen Businesskunden von einem Einsatz der FIS Lösung, da diese den Prozess deutlich kostengünstiger abdecken kann. So werden die Vorteile beider Lösungen ideal miteinander verbunden.

E-Invoicing mit FIS/edc | E-Rechnungen ganzheitlich verarbeiten – digital, sicher, effizient | zum Produkt

E-Invoicing: Zeit sparen und Compliance sichern

Haben Sie alle gesetzlichen Vorschriften im Blick? Wir zeigen Ihnen, wie Sie durch digitale Rechnungsprozesse effizienter arbeiten und rechtliche Anforderungen problemlos erfüllen.

Inhalt des E-Books

Warum ist E-Invoicing ein wichtiger Wettbewerbsvorteil?
Was sind die relevanten Rechnungsformate und Kanäle?
Wie profitieren Unternehmen durch E-Invoicing-Lösungen?
Wie funktioniert die Umsetzung in der Praxis?
Wie laufen E-Invoicing Prozesse mit Hilfe von SAP ab?

Welche Funktionen hat die Invoice Management Lösung der FIS?

Rechnungsimport und -erfassung: Automatische Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen aus verschiedenen Formaten und Quellen (z. B. E-Mail, PDF, XRechnung oder ZUGFeRD).
Rechnungsvalidierung und -abgleich: Prüfung der Eingangsrechnungen auf Übereinstimmung mit Bestellungen, Lieferungen und Zahlungsbedingungen sowie Validierung der Ausgangsrechnungen im Hinblick auf die Bestell- und Vertragsdaten.
Genehmigungsworkflows: Automatisierte Weiterleitung von Rechnungen an die zuständigen Mitarbeiter im Rahmen der P2P- und O2C-Prozesse.
Automatisierte Erstellung von Ausgangsrechnungen: Generierung und Versand von Ausgangsrechnungen im Rahmen des O2C-Prozesses im erforderlichen und legale Rechnungsformat.
Zahlungsabwicklung und -verwaltung: Automatisierte Generierung von Zahlungen und deren Abgleich mit den Rechnungen sowie das Management von offenen Forderungen und Verbindlichkeiten.
Reporting und Analytics: Erstellen von detaillierten Reports und Analysen zu den gesamten Rechnungs- und Zahlungsprozessen in einem optisch ansprechenden Dashboard.

Welche Vorteile hat die Invoice Management Lösung der FIS?

Kosteneinsparungen und Nachhaltigkeit: bis zu 80 % Kostenersparnis im Vergleich zum papierbasierten Rechnungsprozess, u. a. durch Einsparung von Verwaltungs- und Portokosten
Höhere Skontoerträge und verbesserte Liquidität: lange Versandwege entfallen, Rechnungen werden schneller bezahlt
Zeitersparnis durch Automatisierung: schnelle Verarbeitung von Massendaten, verkürzte Durchlaufzeiten von SAP-Rechnungen
Hohe Datenqualität: Vermeidung manueller Eingabefehler, Daten stehen in Echtzeit im ERP-System zur Verfügung
Vollständig integrierte End-to-End-Prozesse: automatisches Anstoßen von Folge-Aktivitäten, z. B. Freigabe oder Zahlung
Steigerung der Prozesstransparenz: alle Informationen liegen im SAP-System vor, Überblick über den aktuellen Stand jeder Rechnung
Erfüllung gesetzlicher Anforderungen: Compliance-Anforderungen, automatische Fristenwahrung (z. B. Aufbewahrungs- und Löschfrist)
Umsetzung internationaler Rechnungsstandards: XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, FatturaPA uvm.
Durchgängiger Finanzprozess zwischen allen Beteiligten: eine übersichtliche Oberfläche für alle Rechnungsformate und Kommunikationswege – auch für PDF-Rechnungen

Welche Prozesse können automatisiert werden?

Eingangsrechnungen digitalisiert verarbeiten – Procure-To-Pay-Prozess

Prozessgrafik zum Eingangsrechnungsmanagement. Links oben sind drei Eingangsquellen dargestellt: Eingangsrechnungen auf Papier, per E-Mail und als strukturierte Daten. Diese laufen zusammen in den Bereich „Intelligente Erfassung & Prüfung“, unterstützt durch Technologien wie OCR, KI und Regelwerke. Von dort aus wird der Prozess über Freigabe-Workflows und Plausibilitätsprüfungen weitergeführt. Am Ende steht die automatische Buchung und Übergabe an das ERP-System. Die Grafik visualisiert den durchgängigen digitalen Rechnungsprozess von der Erfassung bis zur Verbuchung. — Rechnungseingangprozess

Automatisierter SAP-Prozess für den Rechnungseingang

Mit unserm ganzheitlichen Best Practice Ansatz für Invoice Management lassen sich eingehende Rechnungen in einem durchgängig digitalisierten Procure-to-Pay Prozess verarbeiten: vom Empfang der digitalen Rechnungsformate über die Erfassung der Rechnungseingänge bis zur abschließenden Buchung. Kreditorenrechnungs-Daten werden zum Beispiel automatisch mit der zugehörigen Bestellanforderung im SAP-System abgeglichen. Stimmen alle Angaben der Rechnung mit der Bestellung überein, wird diese automatisiert gebucht und bezahlt – ganz ohne manuelles Eingreifen der Sachbearbeiter. SAP-Anwender können hier „no-touch“-Quoten von über 90 Prozent erreichen. 

Oft hilft schon der automatisierte Abgleich von Teilinformationen, um den Prozess zu beschleunigen. Beispielsweise werden wichtige Rechnungsmerkmale ausgelesen, Rechnungen formal und rechnerisch geprüft oder mit den SAP-Stammdaten abgeglichen. Selbst ein einfacher Freigabe-Workflow, also die automatisierte Zuweisung der Rechnung an den Freigebenden, ermöglicht eine deutliche Erleichterung im Tagesgeschäft – sogar bei niedrigem Rechnungsaufkommen. 

Das Lösungspaket von FIS übernimmt beim Rechnungseingang den Abgleich mit den vorliegenden Bestellungen im ERP-System und steuert die Prüfung und Freigabe – völlig unabhängig vom Rechnungsformat. Dadurch beschleunigen Sie die Durchlaufzeiten Ihrer Rechnungen und machen Bearbeitungsstände transparenter. Je nach Rechnungsformat erfolgt die Aufbereitung in ein für den Nutzer lesbares Format (Visualisierung). 

Durch die nahtlose Integration der e-Invoicing Features in die bestehende Lösung, kann der Sachbearbeiter im Unternehmen die Rechnungsprüfung für elektronisch übermittelte Dokumente auf gleichem Wege durchführen, wie er es vom Papierbeleg fokussierten Vorgang bereits kennt. So realisieren Sie einen durchgängigen und abgeschlossenen Prozess im Rechnungsein- und Rechnungsausgang.

Automatisierte Rechnungsstellung – Order-To-Cash-Prozess

Prozessgrafik zum Ausgangsrechnungsmanagement. Links beginnt der Ablauf mit der Erstellung von Rechnungen im ERP-System. Anschließend erfolgt die Prüfung und Freigabe, bevor die Rechnung über verschiedene Kanäle wie E-Mail, E-Invoicing oder Druck versendet wird. Rechts ist der Empfänger (Kunde) dargestellt. Der Prozess umfasst auch die revisionssichere Archivierung der Ausgangsrechnungen. Die Grafik zeigt den strukturierten und digitalisierten Ablauf von der Rechnungserstellung bis zur Übermittlung an den Kunden. — Rechnungsausgang

Bei einem digitalisierten Order-to-Cash-Prozess werden die Debitorenrechnungen in elektronischer Form direkt im zentralen SAP-System erstellt. Rechnungen müssen nicht mehr gedruckt, versendet und vom Empfänger manuell erfasst und gebucht werden. Unsere SAP Komplettlösung für Invoice Management wählt das zum Geschäftspartner passende Rechnungsformat sowie den geeigneten Übertragungsweg automatisch aus.

Es gibt zahlreiche Formate und Wege, die ein Unternehmen nutzen kann, um Rechnungen an Kunden und Geschäftspartner zu übermitteln. Unsere Invoice Management Lösung erkennt alle Formate und kann sie korrekt übermitteln.

Mit der E-Invoicing Lösung ist zudem das Monitoring versendeter E-Rechnungen möglich. Statusmeldungen, wie beispielsweise „versendet“, „empfangen“ oder „Fehlerbehandlung“, liefern Transparenz zum Versand und Reaktionsmöglichkeiten im Fehlerfall. 

Die Anwendung übernimmt beim Rechnungsausgang automatisch die Auswahl des richtigen Formats für jeden Rechnungsempfänger, ohne dass der Nutzer manuell eingreifen muss. Die Invoice Management Lösung von FIS ist die ideale Kombination, um auf die unterschiedlichen rechtlichen Anforderungen der verschiedenen Länder perfekt vorbereitet zu sein.

Wie gelingt die Automatisierung?

Die Automatisierung gelingt durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien und Integrationen:

Optische und KI basierte Zeichenerkennung (OCR): Diese Technologie extrahiert automatisch Daten aus gescannten oder digitalisierten Rechnungen und führt die Integration in das System durch.
Regelbasierte Workflows und Validierungen: Für die automatisierte Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen sowie die Erstellung von Ausgangsrechnungen werden Regeln und Workflows festgelegt, die den gesamten Prozess steuern.
ERP-Integration: Die Invoice Management Lösung lässt sich nahtlos in SAP integrieren, wodurch eine durchgängige Automatisierung von P2P- und O2C-Prozessen möglich wird.
Künstliche Intelligenz und Machine Learning: Zusätzlich kann der Rechnungsprozess durch KI & Maschinelles Lernen weiter automatisiert werden. Beispielsweise werden FI-Rechnungen eigenständig klassifiziert und kontiert, der verantwortliche Genehmiger identifiziert sowie der Freigabe-Prozess angestoßen.

Für wen ist die Invoice Management Lösung von FIS geeignet?

Die Invoice Management Lösung von FIS richtet sich an die Finanzabteilung im Unternehmen, mit einem hohen Volumen an Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Mit der Kombination aus der Invoice Management Lösung und SAP DRC können alle länderspezifischen Anforderungen umgesetzt werden. Gerade durch die rechtssicherer Archivierung und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen ist es besonders für Unternehmen geeignet, die hohe Compliance-Standards erfüllen müssen. Wie wir bei FIS Projekte mit der E-Invoicing Lösung von FIS umsetzen, erfahren Sie hier.

Fazit

Mit der Invoice Management Lösung von FIS in Kombination mit SAP Document and Reporting Compliance (DRC) erhalten Unternehmen eine leistungsstarke Lösung zur digitalen Transformation ihrer Rechnungsprozesse. Die automatisierte Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen ermöglicht nicht nur eine erhebliche Kosten- und Zeitersparnis, sondern erfüllt gleichzeitig höchste Anforderungen an Compliance, Transparenz und internationale Standards. Durch die nahtlose Integration in bestehende SAP-Prozesse und den Einsatz moderner Technologien wie KI und OCR sind Unternehmen optimal auf die gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung vorbereitet – sowohl national als auch international. Damit wird E-Invoicing zum strategischen Erfolgsfaktor für zukunftsorientiertes Finanzmanagement.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

E-Invoicing ist der englische Begriff für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen im Unternehmen, sowohl im Rechnungseingang als auch -ausgang. Statt auf Papier werden Rechnungen digital als elektronisches Dokument versendet, beispielsweise als standardisierte XRechnung oder als Rechnung im ZUGFeRD Format.

Laut EU-Richtlinie 2014/55/EU muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Zudem muss das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglichen.

DRC steht für Document and Reporting Compliance und dient als SAP-Standardlösung zur Verwaltung der elektronischen Rechnungsstellung und des Meldewesens sowie des elektronischen Rechnungseingangs. Sie ist global anwendbar und bildet lokale Vorschriften ab. Dadurch wird sichergestellt, dass Compliance-Regelungen eingehalten und rechtliche Risiken erkannt und minimiert werden.

XRechnung ist ein deutscher Standard zur elektronischen Übermittlung von Rechnungsdaten. Seit November 2020 müssen alle Rechnungen ab 1.000 € an deutsche Bundesbehörden in diesem elektronischen Format übermittelt werden.

Die Spezifikation zur XRechnung beschreibt ein strukturiertes XML-Datenformat und definiert damit, wie die Rechnungsdaten technisch übergeben werden müssen. Das Rechnungsdokument an sich, ist nur sehr schwierig vom Sachbearbeiter lesbar, kann aber durch eine ebenfalls im Standard verfügbare XSLT visualisiert werden. Das Format ist besonders geeignet, wenn die Rechnungsempfänger überwiegend öffentliche Auftraggeber wie deutsche Behörden sind.

Um XRechnungen empfangen und automatisiert senden zu können, sind einige ERP-Anpassungen nötig. Gesetzliche Vorgaben müssen dabei beachtet werden sowie länderspezifische XML-Formate für den internationalen Rechnungsverkehr. Verschiedene Tools, wie beispielsweise die Software-Lösung FIS/eInvoicing, bereiten das SAP ERP für den Versand / den Empfang vor, formatieren die Rechnungsdaten aus dem SAP-spezifischen Format in das XRechnung-Format (und umgekehrt) und handeln den Datenverkehr über Import- oder Export-Schnittstellen.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat aus Deutschland, das aus einer visuellen PDF-Darstellung (konkret im PDF/A-3 Standard) und einer maschinenlesbaren XML-Datei besteht. Basierend auf der XML-Datei im speziellen ZUGFeRD-Format ist eine voll automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung möglich. ZUGFeRD-Rechnungen finden häufig Verwendung im Großhandel.

Factur-X ist das französische Pendant zum deutschen ZUGFeRD in der Version 2.0.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist eine Plattform für den weltweiten Austausch von elektronischen Dokumenten, wie z. B. XRechnungen. Alle Behörden sind verpflichtet, Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk zu akzeptieren. Besonders gut geeignet ist dieser Übertragungsweg, wenn regelmäßig Rechnungen an öffentliche Behörden gestellt werden.

Die Daten werden über einen zertifizierten Zugangspunkt (PEPPOL Access Point) versendet oder empfangen. Im PEPPOL-Netzwerk sind Details wie Lieferadressen und verwendete Dokumententypen hinterlegt. So können die Dokumente zwischen den Geschäftspartnern gezielt und vollautomatisiert ausgetauscht werden.

Je nachdem, welche Formate angestrebt werden und ob die Digitalisierung der Ein- und Ausgangsrechnungen im Unternehmen auf das Inland begrenzt, oder auch im Ausland eingesetzt werden soll, variiert die Implementierungszeit.

Um den genauen Implementierungsaufwand für die Optimierung der SAP-Software durch FIS abschätzen zu können, wird zuerst ein Workshop durchgeführt. Dabei wird die genaue Zielsetzung ermittelt und der zeitliche Rahmen abgestimmt.

Verwandte Themen

Inhaltsverzeichnis