Die Abwicklung der Vertriebsprozesse gilt als eines der Kernkompetenzen in einer ERP Software. Das gilt natürlich auch für das SAP System, welche mit dem Vertriebsmodul (kurz SD Modul) diese Anforderungen abdeckt.
Teilbereiche des Vertriebsmoduls
Dabei kann man die Prozesse des Moduls grob in folgende Bereiche einteilen:
- Vertriebsrelevante Stammdaten
- Vorverkaufsprozesse
- Verkauf und Versand
- Konditionen und Preisfindung
- Kontrakte
- Fakturierung
- Retouren
Im Folgenden betrachten wir nun die vorab genannten Teilbereiche genauer.
Vertriebsrelevante Stammdaten
Geschäftspartnerstamm
Um eine Geschäftsbeziehung mit einem Kunden einzugehen ist es unerlässlich einen Kundenstammsatz für diesen anzulegen. Es benötigt dabei eine Mindestausprägung von Daten des Kunden, um zum Beispiel ein Angebot oder einen Kundenauftrag zu erfassen. Im SAP spricht man hierbei von der Anlage von Geschäftspartnerrollen die für sich jeweils besondere Stammdaten, z.B. für das Hinterlegen eines Kreditlimits, erfordern.
Für die Anlage eines Kundenstammsatzes sind die folgenden Geschäftspartnerrollen erforderlich:
- Geschäftspartner allgemein
- Geschäftspartner FinServ
- Kunde
- Kunde Finanzbuchhaltung
- SAP Kreditmanagement
Diese Rollen erlauben im Anschluss eine problemlose Verwendung des Kunden für jegliche vertriebliche Zwecke. Welche Felder im Einzelnen gepflegt werden müssen, hängt u.a. von den Einstellungen des Systems (z.B. Pflichtfeldprüfungen) und im Wesentlichen von der Branche des Unternehmens ab. SAP deckt im Geschäftspartnerstamm alle wesentliche Branchen ab. Nicht jede Branche aber benötigt die gleichen Felder. Natürlich können auch Länderspezifika im Kundenstamm ausgeprägt werden.
Vertriebsrelevante Materialstammdaten
Stammdaten des Vertriebs befinden sich auch bei den Produkten des Unternehmens, also im Materialstamm. Hier sind folgende Verkaufs-Sichten mit Daten für den Vertrieb zu pflegen, bzw. müssen angelegt sein damit ein Material auch verkauft werden kann.
- Grunddaten 1
- Verkaufsorganisationsdaten 1
- Verkaufsorganisationsdaten 2
- Vertrieb allg. Werksdaten
- international Trade (bei Export)
- Vertriebstexte
Für den Materialstamm gilt, wie schon beim Geschäftspartner, die Felder je nach Branche oder Nutzungsmöglichkeiten (z.B. für Statistiken) auszuprägen. Einige Felder jedoch sind zwingend, auch branchenübergreifend zu pflegen (z.B. die Steuerdaten oder die Verkaufsmengeneinheiten). Andernfalls kann das Produkt nicht verkauft werden.
Vorverkaufsprozesse
Die Vertriebsaktivitäten eines Unternehmens starten meist mit den sogenannten Vorverkaufsprozessen. Dazu zählen u.a. das Erfassen von Kundenanfragen oder Angeboten. Das Verkaufsmodul bietet hier die volle Integration dieser Vorgänge in die Vertriebsorganisation. Im Folgenden wird das Anlegen eines Angebots kurz erläutert.
Vorverkauf am Beispiel des Angebots
Mit dem Angebot bekommt der Kunde eine zeitliche begrenzte Offerte des von ihm angefragten Produkts. Die darin enthaltenen Informationen, wie z.B. Produkt, Menge und angegebener Preis mit etwaigen Rabatten genießen eine gewissen Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden. Ein Angebot wird beauftragt wenn es dem Kundenwunsch entspricht oder kann abgesagt werden, wenn es für den Kunden nicht mehr relevant ist.
Verkauf und Versand
Verkauf am Beispiel Terminauftrag
An das Angebot schließt sich nach der Beauftragung des Kunden, der Kundenauftrag an. Im SAP Sales gibt es verschiedenste Auftragsarten für die jeweiligen Geschäftsfälle, wie z.B. Termin- oder Sofortaufträge. Diese unterscheiden sich u.a. in der Menge der notwendigen Eingaben, der Terminierung sowie der Preisbildung. Im Terminauftrag geht man von einem festgelegten Liefertermin sowie fixierten Preisen für den Kunden aus. Der Terminauftrag wird zum Kunden ausgeliefert, z.B. mit Spedition, und nach der Fakturierung als auszugleichender Vorgang an die Buchhaltung übergeben.
Versandabwicklung
Die am Kundenauftrag anschließenden Versandaktivitäten erweitern den Funktionsumfang des SD Moduls. Hier steht die Lieferung als Folgebeleg des Auftrags im Mittelpunkt. In der Lieferung ist nicht der Auftraggeber sondern der Warenempfänger der relevante Geschäftspartner. Die Lieferung beinhaltet die zu liefernden Positionen und ist auch Belegbasis für den Lieferschein. Die Versandtätigkeit schließt mit der Warenausgangsbuchung ab.
Zum Aufgabenbereich des Vertriebsmoduls gehört auch den korrekten Preis für den Kunden zu ermitteln. Dafür zuständig im SD Bereich ist die Preisfindung.
Konditionen und Preisfindung
Unter Konditionen im Bezug auf die Preisfindung versteht man im SAP alle Preise, Zu- sowie Abschläge. Eine Kondition, z.B. der Bruttopreis wird dann entweder aus dem System ermittelt (aus Tabellen) oder manuell vergeben. Dabei kann die sogenannte Konditionstechnik verschiedene Preisquellen nach dem besten Preis durchsuchen und stellt diesen dann im Konditionsschema zur Verfügung. Rechenregeln oder Formeln können darüber hinaus zusätzlich zur Preisbildung verwendet werden. Die Konditionen haben natürlich auch Gültigkeiten und können, je nach Einstellung des Systems, auch noch manuell verändert werden. Die SAP Preisfindung lässt hier keine Wünsche offen.
Kontrakte
Ein weiterer Teilbereich des SD Moduls sind Kontrakte. Dabei werden eine Vielzahl von Kontrakten voneinander unterschieden, wie z.B. Verkaufskontrakte von Konditionskontrakten. Exemplarisch wird im Folgenden der Konditionskontrakt genauer erläutert.
Konditionskontrakt
Mit den Konditionskontrakten legt man im SAP System zum Beispiel Bonusvereinbarungen an, um Kunden nachträglich Boni zu gewähren. Diese Kontrakte legen die Rahmenbedingungen für die Ermittlung des Bonus, wie z.B. Umsatzbonus für bestimmte Produkte, oder für einen begrenzten Zeitraum fest. Im Konditionskontrakt können die bereits aufgelaufenen Umsätze des Kunden und der damit erreichte Bonus jederzeit eingesehen werden. Die Abrechnung mit Gutschrift zum Kunden kann automatisch erzeugt werden.
Fakturierung
Die Faktura ist im Sinne der Vertriebsaktivitäten der abschließende Beleg des SD Bereichs. Es folgen nur der FI-Beleg, welcher jedoch schon zum SAP FI (Finanzwesen) gehört. Fakturen werden in SAP gewöhnlich durch eine definierte Hintergrundverarbeitung (Job) zeitlich versetzt zum Tagesgeschäft erzeugt. Sie können liefer- aber auch auftragsbezogen erstellt werden, sprich beziehen sich je nach Vorgang auf die Lieferung, bzw. den Auftrag (z.B. bei Dienstleistungspositionen). Die Faktura muss archiviert werden, um den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten nachzukommen. Im Anschluss an die Faktura wird der Buchhaltungsbeleg für das FI erzeugt, der den offenen Posten des Kunden verwaltet.
Kommt es im Verkauf zu einer Reklamationen des Kunden, welche ggf. eine Retoure nach sich zieht spricht man im SD Modul von der Retourenabwicklung.
Retourenabwicklung
In der Retourenabwicklung des SD Moduls nutzt man, wie schon in der Auftragserfassung, spezielle Auftrags-, bzw. Retourenarten. Der SAP Standard empfiehlt hier die sogenannte erweiterte Retourenabwicklung. In diesem Belege werden u.a. das reklamierte Produkt mit dem Grund der Reklamation erfasst. Folgeaktivitäten wie eine Abholung beim Kunden bis hin zur Rückabwicklung mit dem Lieferanten oder auch die Übernahme in den Ausschuss, z.B. mit Verschrottungsbuchung, können automatisch angestoßen werden. Sämtliche Folgebelege, inklusive der Kundengutschrift, werden angelegt.
Vorteile von SAP SD auf einen Blick
- Abbildung und Monitoring aller Vertriebsprozesse
- Effizienz-Optimierung des Vertriebs
- Komplette Integration des Moduls in die Unternehmensabläufe
- Hoher Automatisierungsgrad der Vorgänge
- Erfolgsquoten im Vertrieb sind messbar
- SAP SD deckt alle vertriebsrelevanten Aktivitäten in einem Modul ab
