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Digitalisierung Markt & Trends

QR-Code statt Papierchaos – Die Schweiz ersetzt den Zahlungsschein

Die Schweiz steht vor tiefgreifenden Neuerungen im Finanzbereich: der gesamte Schweizer Zahlungsverkehr wird an den ISO-20022-Standard angepasst, um im internationalen Zahlungsverkehr nicht benachteiligt zu werden. Grund ist, dass diese Norm in der Eurozone bereits eingeführt wurde.

Doch nicht nur diese Umstellung ist derzeit Thema auf den Schweizer Finanzmärkten. Auch die geplante Einführung der QR-Rechnung hält viele Unternehmen und Banken auf Trab. Diese neue Art der Einzahlungsscheine bezeichnet eine Rechnung mit integriertem "Zahlteil" und "Empfangsschein".

 

Die Rechnungssteller können zwischen zwei Produktvarianten wählen. Im Groben entsprechen diese weiterhin einer "normalen" Rechnung. In der ersten Variante stellt der untere Teil der Rechnung den Zahlteil, inklusive Empfangsschein, dar, welcher den früheren orangen oder roten Einzahlungsschein ersetzt. In der zweiten Variante wird der Rechnung der Zahlteil und der Empfangsschein separat beigelegt.

 

Der Aufbau des Zahlteils ist ganz einfach gehalten. Auf der linken Seite befinden sich der Titel, die Textbeschriftung, der QR-Code, der durch ein mittig platziertes, deutlich sichtbares Schweizerkreuz eindeutig als "Swiss QR-Code" identifiziert werden kann und der Rechnungsbetrag. Die rechte Seite enthält die meisten der Angaben, die auch der Code enthält, nochmals in Textform. Diese sind Zahlungsempfänger, -informationen, -pflichtiger sowie die strukturierte Referenz. Der Empfangsschein enthält all diese Informationen ebenfalls, wird allerdings bei beleghafter Zahlung nicht mit abgegeben, sondern verbleibt beim Zahlungspflichtigen.

 

Nach der Generierung der Swiss QR-Codes sind zusätzliche Informationen, die für die Ausführung der Zahlung oder zur Weiterverarbeitung der Rechnung notwendig sind, im Gegensatz zu bisherigen Einzahlungsscheinen, vorhanden. Der Code kann auf der Plattform von SIX validiert und anschließend verwendet werden. SIX betreibt eine wettbewerbsfähige Infrastruktur für den Schweizer Finanzplatz und sichert weltweit den Informations- und Geldfluss zwischen Banken, Händlern, Investoren und Dienstleistern.

Der Prozess der Einführung

Bereits Ende 2017 haben alle Schweizer Banken ihre Systeme an den ISO-20022-Standard angepasst. Nun sollen auch alle Betriebe dieses Ziel erreichen, damit ab voraussichtlich Mitte 2020 die ersten QR-Rechnungen eingeführt werden können. Hierfür bedarf es einer ausreichend langen Vorlaufzeit.

 

Zu Beginn werden alle Bereiche des Unternehmens und der Rechnungsstellung genau analysiert. Grundlegende Aspekte, wie Auswirkungen der Migration auf die eigenen Produkte und Dienstleistungen und damit auf die Kunden, oder welche zusätzlichen Softwareangebote erfüllt werden müssen und welche Potenziale daraus geschöpft und erschlossen werden können, sollten hierbei beantwortet werden.

 

Sobald die Analyse abgeschlossen ist, kann mit der Umsetzung der Norm begonnen werden. Auch hier gilt es wieder einige wesentliche Fragen vorab zu klären, wie beispielsweise:

 

  • Wie kann die Norm am besten in die Produktentwicklung eingebunden werden?
  • Wann und mit welchem Release werden welche Anpassungen für welche Kunden umgesetzt und entspricht diese Release-Planung dem Migrationsplan des Schweizer Finanzplatzes?

 

Umgesetzt wird dies entweder in den jeweiligen ERP-Systemen oder durch ein anderes Modul zur Rechnungserstellung auf Basis einer Individualsoftware. Die Umsetzung in der Software muss den Zahlungsauftrag der Ausprägung der QR-Rechnung entsprechend generieren und gemäß den "Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung" ausführen können. Außerdem muss das Empfangen von "camt-Meldungen" von USB ermöglicht sein, um offene Posten elektronisch abzustimmen. Weiterhin werden die Stammdaten in der Regel um die IBAN und die QR-IBAN ergänzt. Auch die technischen Hilfsmittel, wie mobile Lesegeräte sowie Scanning-Plattformen, müssen an die Anforderungen der neuen Rechnungen angepasst werden.

 

Nach der erfolgreichen Umsetzung in der Software müssen die Prozesse vor dem "Roll-out", inklusive Einführung des Supports, getestet werden. Der Termin des Tests muss auch den Partnern und Kunden mitgeteilt werden. Außerdem sollten Strategien zur Bewältigung von Support-Anfragen bereits im Voraus ausgearbeitet werden.

QR-Code zur Anpassung an internationalen Standard

Die grundsätzlichen Ziele der Umstellung auf den neuen Einzahlungsschein und den ISO-20022-Standard sind die Sicherstellung der regulatorischen Vorgaben sowie die Vereinheitlichung der Verfahren, Standards und Formate, welche im internationalen Raum eine bedeutende Wichtigkeit erlangt haben.

Zahlreiche Vorteile für Rechnungsempfänger und -steller

Aufgrund verschiedener Einsatzmöglichkeiten der QR-Rechnung sind auch Zahlungen auf unterschiedliche Weisen möglich: Zum einen kann die Rechnung per E-Mail mit PDF-Dokument schnell versendet und beinahe direkt über E-Banking beglichen werden.Zum anderen besteht die Möglichkeit, die Rechnung wie die heutigen Einzahlungsscheine zu versenden und per Banking als Einzahlung auf dem Postweg oder am -schalter zu bezahlen. Der gesamte Zahlungsverkehr wird dadurch vereinfacht.

 

Der Vorteil, speziell für Rechnungsempfänger, ist eine vereinfachte und weniger fehlerbehaftete Rechnungsverarbeitung durch sichere Erfassung der Zahlungsdaten im Swiss QR-Code anhand von Lesegeräten und Smartphones. So kann die Zahlungserfassung – dank der zusätzlichen strukturierten, digitalen Daten – effizienter gestaltet und Medienbrüche eliminiert werden. Außerdem können die zusätzlichen Rechnungsinformationen im Swiss QR-Code ganze Kreditoren-Prozessketten automatisieren.

 

Ähnliche positive Aspekte gelten auch für den Rechnungssteller. Dieser muss weniger manuellen Aufwand betreiben, um Zahlungen abzugleichen, da alle Zahlungsinformationen elektronisch übermittelt werden. Durch den Einsatz strukturierter, digitaler Daten, steigt zudem die Qualität der Rechnungsinformationen. Ein weiterer Vorteil für Schweizer Unternehmen und Banken ist die einfache Rechnungsstellung an EU-Staaten, denn die Rechnungen können aufgrund des IBAN-Formats auch in Euro ausgestellt werden.

Fazit: Einführung der QR-Rechnungen bis Mitte 2020 realisierbar?

Die Einführung der neuen Norm sowie der QR-Rechnung bringt viele Verbesserungen und Neuerungen mit sich, die die Rechnungsstellung sicherlich verbessern und rascher von Statten gehen lassen. Allerdings bedeutet der neue Standard für viele Unternehmen einen enormen Aufwand, um alle Systeme auf den neuesten Stand zu bringen und reibungslos damit arbeiten zu können.

 

Ob die QR-Rechnung tatsächlich wie geplant ab 30. Juni 2020 eingesetzt wird, bleibt offen. Hauptgrund sind die Herausforderungen, die mit der Einführung einhergehen und nicht außer Acht zu lassen sind. Auch die Dauer der Übergangsphase, in der sowohl die neue QR-Rechnung als auch die heutigen, verschiedenen Einzahlungsscheine genutzt werden können, ist noch offen. Bis wirklich alle Unternehmen, Banken und Verbraucher auf die neue Norm und die QR-Rechnung umgestellt haben, wird es vermutlich noch einige Jahre dauern.

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