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SAP-Materialstamm & Compliance – Wie digitale Workflows helfen, rechtliche Vorgaben einzuhalten

,Lesezeit ca. 8 Minuten

Damit Materialstammdaten immer im Einklang mit geltenden Vorschriften gepflegt werden, müssen die Fachabteilungen in den Prozess eingebunden werden. Am einfachsten geht das mit einem Workflow. Wie ein solcher Workflow aussehen kann, zeigt der folgende Beitrag.

Die Pflege des Materialstamms ist für SAP-Anwenderunternehmen häufig eine große Herausforderung. Ständig müssen neue Materialien angelegt oder bestehende erweitert werden.

 

Doch die Stammdaten-Teams sind meistens überlastet und die Einholung von fachlichem Input seitens der Stakeholder – wie Buchhaltung, Einkauf oder Vertrieb – gestaltet sich in der Praxis oftmals schwierig. Die Abstimmung erfolgt meist per E-Mail, dementsprechend intransparent und langsam sind die Prozesse.

 

Hinzu kommt, dass Materialdaten als essenzielles Datenobjekt für geschäftliche Transaktionen auch gewissen Vorgaben entsprechen müssen und somit für die Compliance relevant sind.

 

  • Rechnungswesen
    Über den Materialstamm wird die Kontenfindung in der Materialwirtschaft gesteuert. Damit Materialbewegungen, Kosten und Erlöse auf den richtigen Sachkonten verbucht werden, müssen Materialien korrekt gepflegt sein.
  • Zollabwicklung
    Damit Waren ins Ausland versandt werden können, müssen diese richtig deklariert werden. Dies erfolgt unter anderem über Materialstammfelder wie Zolltarifnummer oder Ursprungsland.
  • Gesetzliche Kontrolle
    Internationale Handelsregeln fordern die Kennzeichnung von Gütern, die primär militärisch oder zivil und militärisch genutzt werden können (Military-Use beziehungsweise Dual-Use-Güter).
  • Interne Vorgaben
    In vielen Unternehmen existieren interne Richtlinien zur einheitlichen Bezeichnung von SAP-Materialien. Dazu zählen unter anderem Vorgaben für Lang- und Kurztexte sowie Übersetzungsvorgaben bei mehrsprachigen Materialstammdaten.

 

Können die internen Prozesse nicht die Einhaltung derartiger Vorgaben sicherstellen, kann dies für Unternehmen unangenehme Folgen haben. Im einfachsten Fall entsteht nur zusätzlicher Aufwand zur Bereinigung von Falschbuchungen. Im schlimmsten Fall kann es jedoch zu Problemen beim Export kommen, wenn Waren nicht richtig gekennzeichnet sind.

Wie ein Materialstamm-Workflow den Prozess vereinfacht

Unternehmen können ihre Prozesse zur Anforderung und Pflege von SAP-Materialien als elektronische Workflows abbilden. So können die Prozesse rund um die Materialstammpflege beschleunigt und die Abstimmung zwischen den Abteilungen vereinfacht werden.

 

Manuelle und undurchsichtige Prozesse über E-Mail oder Excel entfallen. Dies macht sich positiv bei der Stammdatenqualität bemerkbar und gewährleistet zudem die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

 

Wie ein Workflow zur Anforderung eines neuen SAP-Materials konkret aussehen kann, zeigt das folgende Beispiel.

Ein SAP-Materialstamm-Workflow am Beispiel von FIS/mpm

Das folgende Beispiel zeigt einen Materialanlage-Workflow mit FIS/mpm, dem Stammdaten-Tool von FIS. FIS/mpm ist direkt in SAP integriert und bietet neben Werkzeugen zur automatisierten Stammdatenpflege auch Workflows an.

 

Das Beispiel: Der Konstrukteur eines Maschinenbau-Unternehmens benötigt zur Verwendung in Stücklisten eine neue Komponente. Diese muss im ERP-System von SAP als Material angelegt werden, damit sie beim Lieferanten beschafft und in weiteren Schritten in SAP verarbeitet werden kann.

 

Die Abteilungen des Maschinenbauers, welche bei der Materialpflege beteiligt sind – darunter die Buchhaltung, der Einkauf und natürlich das Materialstamm-Team – haben gemeinsam einen sinnvollen Workflow-Ablauf definiert.

 

Der Workflow wurde daraufhin im ERP-System technisch eingerichtet. Dabei wurden mehrere Genehmigungsstufen festgelegt und die zuständigen Genehmiger anhand von SAP-Berechtigungsrollen autorisiert.

 

Für den beschriebenen Fall könnte der Workflow nun wie folgt aussehen.

 

Schritt 1: Konstrukteur fordert neues Material an

 

Der Konstrukteur ruft das Web-Formular für den Workflow "Neuanlage eines Materials" auf und beschreibt darin konkret das anzulegende Material.

 

Die abgefragten Daten und Eingabefelder wurden im Vorfeld so gewählt, dass die am Workflow beteiligten Genehmiger ein hinreichend gutes Verständnis des angeforderten Materials erhalten und Rückfragen im Allgemeinen nicht erforderlich sind. Falls dennoch Unklarheiten bestehen, kann der Bearbeitende seine Fragen über einen Workflow direkt aus dem SAP-System an den Konstrukteur zurückschicken.

 

Ergänzend zu den Texteingaben, kann der Konstrukteur auch Dokumente oder Links zum Workflow hinzufügen, welche das Material genauer beschreiben.

Schritt 2: Materialstamm-Team pflegt allgemeine Sichten

 

Nachdem der Konstrukteur die Materialanfrage gestartet hat, geht der Workflow zunächst an das Materialstamm-Team. Dort legen die Verantwortlichen die allgemeinen Materialstammsichten an und pflegen unter anderem die Kurz- und Langtexte, unter Berücksichtigung der internen Bezeichnungsregeln.

 

So wird sichergestellt, dass jedes im SAP-System angelegte Material eine eindeutige Bezeichnung erhält. Dies erleichtert die spätere Suche im System, vermeidet Fehlklassifizierungen und reduziert Materialstammduplikate.

 

Bei der Neuanlage von Materialien kann über vordefinierte Regeln ein Großteil der Materialstammfelder automatisch vorbelegt werden. In der Praxis oftmals bis zu 90 Prozent. Dadurch reduziert sich der Bearbeitungsaufwand und das Risiko von Fehleingaben sinkt.

Schritt 3: Pflege der Buchhaltungssichten durch die Finanzbuchhaltung

 

Als weiterer Schritt müssen für das angeforderte Material die für FI/CO relevanten Sichten und Datenfelder gepflegt werden. Dazu sendet der Stammdaten-Workflow eine Benachrichtigung an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen in der Buchhaltung.

 

Ein Buchhaltungsmitarbeitender öffnet den Workflow, betrachtet die Beschreibungen des Materials und macht sich daraufhin Gedanken zur korrekten Belegung der wichtigen Stammsatzfelder für das Rechnungswesen. Wichtig ist hier vor allem die Warengruppe, welche indirekt über die Bewertungsklasse die Kontenfindung im ERP-System von SAP steuert.

 

Im Beispiel handelt es sich um extern beschaffte Ware, die bei einem Lieferanten in der EU eingekauft wird. Daher muss die hierfür passende Warengruppe gewählt werden.

 

Das Stammdaten-Tool FIS/mpm kann so konfiguriert werden, dass das System beispielsweise automatisch eine passende Warengruppe vorschlägt. Dazu prüft das System, welche Warengruppen für Materialien mit ähnlichen Eigenschaften – externe Beschaffung, EU-Lieferant – eingetragen wurde. War dies in 95 Prozent der Fälle zum Beispiel die Warengruppe "7390", übernimmt FIS/mpm diese Warengruppe als Vorschlagswert, der natürlich geändert werden kann.

 

Gleichermaßen kann FIS/mpm auch für andere Materialstammfelder automatisch sinnvolle Vorschlagswerte ableiten, wodurch sich der manuelle Pflegeaufwand auf ein Minimum reduziert.

 

Schritt 4: Einkauf pflegt Einkaufssichten

 

Damit die Komponente beschafft werden kann, muss nun auch die Einkaufssicht des Materials gepflegt werden. Dies erledigt der zuständige Einkaufsmitarbeitende und ergänzt wichtige Stammdatenfelder, wie die Einkäufergruppe oder die Basismengeneinheit.

 

Auch in diesem Fall kann durch die automatische Vorbelegung der Materialstammfelder der Pflegeaufwand stark reduziert werden. So könnte beispielsweise die Einkäufergruppe automatisch anhand der Warengruppe und Lokation abgeleitet werden.

Schritt 5: Export-Team pflegt Außenhandelssichten

 

Als weitere und letzte Stufe in diesem Beispiel geht der SAP-Workflow an die Export-Abteilung, denn es müssen auch die Außenhandelsdaten des Materialstammsatzes gepflegt werden.

 

Hierbei ist die Richtigkeit der Daten besonders wichtig, denn das zu beschaffende Material wird in einer Maschine verbaut, welche ins Ausland exportiert werden soll.

 

Für den Export und die Zollanmeldung muss das Team Dokumente vorbereiten, die auf Basis der Materialstammdaten erzeugt werden. Diese Daten müssen absolut fehlerfrei sein, damit es beim Versand ins Ausland keine Schwierigkeiten gibt und die zuständigen Behörden die Einfuhr ins Zielland genehmigen.

 

Neben den Außenhandelsdaten pflegt der Export-Mitarbeitende auch statistisch relevante Datenfelder, wie die Warentarifnummer. Diese wird für die "Intrastat-Meldung" genutzt.

 

Schritt 6: Konstrukteur wird benachrichtigt, wenn das Material angelegt ist

 

Nachdem der Materialstamm-Workflow abgeschlossen ist und alle relevanten Abteilungen ihre Eingaben gemacht haben, ist das Material nun im ERP-System angelegt. Der Konstrukteur wird darüber per E-Mail informiert.

 

Schritt 7: Regelmäßiges Monitoring

 

Stammdaten-Tools können darüber hinaus auch zum Stammdaten-Monitoring im SAP-Produktivsystem eingesetzt werden. Das integrierte Analyse-Tool von FIS/mpm untersucht beispielsweise verwendete Stammdaten auf Datenlücken oder Fehleingaben.

 

So könnten etwa offene Bestellpositionen erkannt werden, für die keine Warentarifnummer eingetragen wurde. Anhand von Regeln können automatische Plausibilitätschecks durchgeführt werden, um potenzielle Stammdatenfehler zu erkennen.

SAP-Workflows in der Materialstammpflege für mehr Effizienz

Durch elektronische Workflows zur Anforderung und Pflege von SAP-Materialien wird die fachliche Abstimmung vereinfacht, welche zur richtigen Befüllung der Materialstammfelder notwendig ist.

 

Ein effizienter elektronischer Prozess gewährleistet somit die Einhaltung von betrieblichen und gesetzlichen Anforderungen an Materialstammdaten. Alle Bearbeitungs- und Genehmigungsschritte werden automatisch vom System dokumentiert, wodurch interne Kontrollen vereinfacht werden.

 

Da Workflows parallel abgebildet werden können, bearbeiten mehrere Workflow-User gleichzeitig eine Anfrage. Somit ist ein schneller Workflow und damit eine schnelle Materialstammanlage gewährleistet.

Adrian Neumeyer

Als freier Texter für IT- und Technologieunternehmen ist es meine Aufgabe, technische Lösungsansätze klar verständlich zu beschreiben und Menschen von den Vorzügen einer Technologie zu überzeugen. Vor meiner Selbständigkeit arbeitete ich mehrere Jahre als SAP-Consultant, Prozessexperte und SAP-Projektleiter in Industrieunternehmen in Deutschland und der Schweiz.

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