Viele Unternehmen arbeiten fleißig an der Automatisierung – doch oft nur dort, wo der Schuh gerade am meisten drückt: beim Rechnungseingang oder der Rechnungsprüfung.
Dabei schlummert in den Prozessen rund um Auftragsverarbeitung und Bestellbestätigungen noch eine Menge ungenutztes Potenzial.
Wer hier nur halbherzig digitalisiert, schleppt sich weiter mit unnötigen manuellen Tätigkeiten ab – wie ein Marathonläufer mit einem Rucksack voller Steine.
Warum sich eine durchgängige Digitalisierung im Einkauf und Verkauf lohnt?
Weil Bestellungen immer kleinteiliger werden, das Belegvolumen steigt und Kunden zunehmend kürzere Reaktionszeiten erwarten. Wer hier nicht automatisiert, hat bald den Schreibtisch voller Papier statt Zeit für strategische Aufgaben. Unternehmen, die frühzeitig auf digitale Prozesse setzen, profitieren von schnelleren Abläufen, geringeren Kosten und zufriedeneren Mitarbeitern.
Hier sind fünf zentrale Tipps, wie Sie Ihre Prozesse fit für die Zukunft machen:
1. Prozesse von Anfang bis Ende digitalisieren
Unternehmen erzielen den größten Effekt, wenn sie Einkauf und Verkauf nahtlos digitalisieren – ohne Medienbrüche. Das heißt: Dokumente wie Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine fließen automatisiert ins SAP-System. So lassen sich viele manuelle Bearbeitungsschritte vermeiden – oder zumindest auf ein Minimum reduzieren.
2. Fachkräfte von Routineaufgaben befreien
Haben Sie schon mal beobachtet, wie Fachkräfte im Einkauf stundenlang Bestellbestätigungen manuell ins System übertragen? Das ist, als würde man auf einem Laufband gehen und hoffen, ein Ziel zu erreichen. Ein SAP-System kann unbestätigte Bestellungen automatisch abgleichen und aktualisieren.
Ähnlich sieht es im Vertrieb aus: Kundenaufträge aus E-Mails oder Webshops werden immer noch mühsam abgetippt – intelligente Automatisierung sorgt dafür, dass nur noch ein Klick zur Freigabe nötig ist. So gewinnen Mitarbeiter wertvolle Zeit für wertschöpfende Aufgaben. Ein weiterer Vorteil: Die Qualität der erfassten Daten steigt, da Tippfehler oder fehlerhafte Zuordnungen wegfallen.
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3. Elektronische Formate mit Lieferanten vereinbaren
Scannen und Texterkennung (OCR) sind hilfreich – aber warum nicht gleich Dokumente in einem standardisierten Format erhalten? Stellen Lieferanten Belege in Formaten wie ZUGFeRD, XRechnung oder EDI bereit, entfällt die Umwandlung – das Unternehmen kann sofort starten.
Der Clou: Je höher der Anteil automatisiert verarbeitbarer Dokumente, desto reibungsloser läuft der gesamte Einkaufsprozess. Einfach mit den wichtigsten Lieferanten sprechen und gemeinsame Standards festlegen – das spart Zeit und Nerven auf beiden Seiten.
4. Bestellbestätigungen zentralisieren und harmonisieren
E-Mails, PDFs, Briefe – Bestellbestätigungen trudeln oft auf den unterschiedlichsten Wegen ein. Das sorgt für Verwirrung und Chaos in der Bearbeitung. Wer den Überblick behalten will, sammelt diese Dokumente zentral und verarbeitet sie systematisch. Noch besser: eine systemintegrierte Bearbeitung direkt im SAP-System.
5. Multichannel-Aufträge automatisiert erfassen
Amazon & Co. setzen die Standards im Handel hoch: Schnelle Lieferungen sind Pflicht, egal über welchen Kanal die Bestellung eingeht. Unternehmen, die hier mithalten wollen, brauchen eine automatische Auftragserfassung. Ob EDI, E-Mail, Webshop oder sogar Papierrechnungen – mit cleverer Texterkennung und ERP-Integration lassen sich Bestellungen schnell und fehlerfrei ins System übertragen.
Zwei bewährte Methoden:
- Automatische Übertragung durch Kombination von KI und OCR-Software in der Belegerkennung mit späterer manueller Vervollständigung direkt im ERP-System.
- Vollständige Erfassung schon beim Scan-Vorgang – oft durch Shared-Service-Center.
Beide Varianten sorgen für weniger Verzögerungen und eine bessere Datenqualität. Unternehmen, die hier auf Automatisierung setzen, können schneller auf Kundenanfragen reagieren und gleichzeitig die Fehlerquote in der Auftragsbearbeitung senken. Zudem reduziert sich der administrative Aufwand im Vertrieb erheblich.
Bonus-Tipp: Prozesse kontinuierlich verbessern
Digitalisierung ist kein Einmalprojekt, sondern ein fortlaufender Optimierungsprozess. Unternehmen sollten regelmäßig analysieren, wo es noch Potenziale gibt, und ihre Systeme entsprechend anpassen. Durch Monitoring und Datenanalysen lassen sich Engpässe erkennen, Automatisierungsprozesse verfeinern und der Ressourceneinsatz weiter optimieren.
Fazit: Digitalisieren oder Zeit verschwenden?
Die Automatisierung im Einkauf und Verkauf ist kein Nice-to-have, sondern ein echter Wettbewerbsvorteil. Wer sich frühzeitig um durchgängige digitale Prozesse kümmert, kann mit weniger Ressourcen mehr schaffen, Fehler minimieren und die steigenden Anforderungen des Marktes souverän meistern.
Langwierige, manuelle Prozesse gehören der Vergangenheit an – und das mit einem doppelten Effekt: Unternehmen arbeiten effizienter und sparen Kosten, während die Mitarbeiter von lästigen Routineaufgaben entlastet werden. Also: Weg mit dem Papierkram und rein in die Zukunft!
