Customer Vendor Integration – 4 Tipps zur Umstellung auf den SAP Business Partner

Was sind wichtige Projekt-Schritte bei der Migration auf den SAP Business Partner?

Nachfolgend sind vier praktische Empfehlungen für die technische und organisatorische Umsetzung der Migration von Kunden- und Lieferantenstammsätzen auf den SAP Business Partner aufgeführt.

1. Datenbereinigung: Möglichst früh starten

Die Datenbereinigung und Duplikatsprüfung der vorhandenen Kunden- und Lieferantenstammsätze im Vorfeld der Customer Vendor Integration stellt den aufwendigsten Aufgabenblock bei der Datenmigration dar. Aus diesem Grund sollte die Bereinigung und Harmonisierung möglichst frühzeitig angegangen werden.

Eine wichtige Frage, die sich Unternehmen zu Beginn der Transformation stellen sollten, betrifft den Umfang der zu übernehmenden Stammsätze: Welche Kunden und Lieferanten sollen überhaupt in SAP S/4HANA übernommen werden?

Um den Migrationsaufwand zu reduzieren, können Unternehmen beispielsweise festlegen, dass nur „aktive“ Kunden und Lieferanten übernommen werden. Das heißt, Kreditoren und Debitoren, mit denen beispielsweise in den letzten zwei oder drei Jahren eine geschäftliche Transaktion stattgefunden hat. Nicht benötigte Stammsätze werden anschließend archiviert.

Der Prüf- und Bereinigungsaufwand reduziert sich demzufolge signifikant.

2. BP-Konzept: Tatsächliche Anwendungsfälle abbilden

Im Rahmen des BP-Customizings müssen zunächst gemeinsam mit den Fachbereichen verschiedenste Punkte festgelegt werden, wie beispielsweise die konkreten Ausprägungen, Geschäftspartnerrollen, Beziehungen, Gruppierungsmerkmale sowie weitere Einstellungen. Hierbei ist entscheidend, dass das zukünftige Stammdaten-Konzept die tatsächlichen Anwendungsfälle und -prozesse im Unternehmen abdeckt.

Als Folge dieser engen Abstimmung wird den Anwendern die Arbeit in S/4HANA erleichtert und die Stammdaten sind stets transparent ersichtlich und nachvollziehbar dokumentiert.

3. Schulung: Betroffene Mitarbeiter einbeziehen

Mit Kunden- und Lieferantendaten wird überall im Unternehmen gearbeitet: im Einkauf und Verkauf, in der Buchhaltung, aber auch in der Logistik und vielen weiteren Abteilungen. Da die Stammdatenansicht und -pflege in S/4HANA über eine neue Transaktion erfolgt (Transaktion „BP“ beziehungsweise „GP“ für Business Partner oder Geschäftspartner), bedeutet das für die Mitarbeiter eine Umstellung, die nicht zu unterschätzen ist.

Alle betroffenen Anwender müssen im Zuge der Einführung gründlich in der Bedienung der neuen Transaktion geschult werden, damit die Stammdatenpflege nach dem Go-live nicht zum „Flaschenhals“ wird.

4. Customer Vendor Integration: Intensives Testen notwendig

In mehreren Tests muss abschließend geprüft werden, ob die Stammdatenqualität ausreicht, damit Kunden- und Lieferantenstämme zu Business Partnern zusammengeführt werden können. Für diesen Schritt sind mehrere Voraussetzungen zu erfüllen. Unter anderem muss die Postanschrift bei Kunde und Lieferant übereinstimmen. Zuvor müssen die beiden Stammsätze über eine SAP-Tabelle verknüpft werden. Denn nur konsistent gepflegte Stammdaten können reibungslos in das neue ERP-System überführt werden.

Nützlich kann in diesem Zusammenhang der Einsatz eines Stammdaten-Tools sein. Mit einem integrierten ML-Algorithmus werden diese Daten automatisiert abgeglichen und die Dubletten bereinigt. Nicht ausgefüllte Felder werden durch die intelligente Software automatisiert befüllt.

So wird der manuelle Aufwand beim Datenabgleich auf ein Minimum reduziert.