Getrennter Kunden- und Lieferantenstamm: Was sind die Nachteile?
Im bisherigen ERP-System SAP ECC und früheren SAP-Versionen wurden Debitoren- und Kreditoren-Stammdaten logisch voneinander getrennt in separaten „Datentöpfen“ gespeichert.
Dieses Datenmodell gründete auf der Annahme, dass ein Geschäftspartner entweder Kunde oder Lieferant sein konnte, aber nicht beides gleichzeitig.
Diese Trennung der Daten hat sich in der Praxis der Geschäftspartnerverwaltung zunehmend als problematisch und nicht mehr zeitgemäß erwiesen.
Zum einen besteht zwischen Unternehmen immer häufiger eine wechselseitige wirtschaftliche Geschäftsbeziehung: Ein Lieferant kauft selbst bei einem seiner Kunden ein, oder andersherum.
Wegen der Trennung von Kunden und Lieferanten in SAP ECC muss in diesem Fall jedoch dieselbe Person bzw. Organisation zweimal erfasst werden. Einmal als Kunde und einmal als Lieferant. Das bedeutet doppelte Datenhaltung, geringere Transparenz und mehr Pflegeaufwand.
Zudem gibt es in der Praxis immer wieder Prozesse, bei denen ein Lieferant beziehungsweise Dienstleister zur logistischen Abwicklung im SAP-System zusätzlich als Kunde geführt werden muss. Etwa dann, wenn Lagerware zur Veredelung an einen Dienstleister versendet werden soll.
Um in solchen Fällen die doppelte Datenhaltung zu vermeiden, hebt SAP S/4HANA die logische Trennung in Kunden und Lieferanten auf und verwendet stattdessen ein neues, konsolidiertes Datenobjekt: den Business Partner.
Gamechanger Cloud-ERP: Effizienz trifft Innovation
Inhalte des Whitepapers
Customer Vendor Integration: Aus Kunden und Lieferanten werden SAP Business Partner
Das neue Datenobjekt „Business Partner“ ergänzt die aus SAP ECC bekannten Stammdaten-Objekte für Kunden und Lieferanten. Die Idee hinter dem SAP Business Partner ist einfach: Der SAP Business Partner speichert allgemeine Daten zu einem Geschäftspartner – wie etwa Firmenname, Rechtsform, Adress- und Kommunikationsdaten sowie Bankverbindung und Steuernummer.
Diese allgemeinen Daten gelten für den Geschäftspartner generell und sind unabhängig davon, ob er als Debitor oder Kreditor auftritt.
Tritt der Geschäftspartner nun beispielsweise als Kreditor oder Debitor auf, wird der allgemeine Datensatz um weitere sogenannte Partnerrollen erweitert. Partnerrollen sind ergänzende Datensätze, unter denen weitere Merkmale des Geschäftspartners erfasst werden.
Handelt es sich um einen Kunden, wird die zusätzliche Partnerrolle „Kunde“ hinzugefügt und darin jene Daten erfasst, die zur logistischen und buchhalterischen Abwicklung von Kundenaufträgen benötigt werden. Beispielsweise Versand- und Zahlungsbedingungen oder Daten zur Umsatzsteuer.
Entscheidet sich ein Unternehmen, bei einem seiner Kunden Waren oder Dienstleistungen zu beziehen, so muss nicht wie bisher in SAP ECC ein separater Lieferantenstammsatz angelegt werden.
Stattdessen wird einfach der existierende BP-Stammsatz, der bereits für den Kunden angelegt wurde, um die Partnerrolle „Lieferant“ erweitert. In dieser Ansicht können nun einkaufsrelevante Steuerungsdaten in die Felder eingetragen werden, die für den Bestellprozess benötigt werden.
Neben den allgemeinen Rollen „Kunde“ und „Lieferant“ stehen weitere vertriebs- und einkaufsseitige Partnerrollen zur Verfügung, wie beispielsweise Rechnungsempfänger, Auftraggeber oder Warenempfänger sowie Bestelladresse, Rechnungssteller oder Warenlieferant. Mit diesen Rollen können abweichende Adress-Daten hinterlegt werden, je nach Funktion innerhalb des Geschäftsprozesses.
SAP Business Partner: Wie gelingt die Stammdatenpflege über eine zentrale Transaktion?
Das BP-Konzept bedeutet nicht nur eine Änderung im Datenmodell.
Für die Anwender ändert sich ebenfalls die Nutzung. Sie müssen zur Pflege von Kunden- und Lieferantendaten nicht mehr auf mehrere Transaktionen zurückgreifen. Der Einstieg zur Pflege von Daten erfolgt zentral über die Transaktion „BP“ (für Business Partner).
Hinweis: Zu den SAP Business Partner Customizing-Einstellungen gehören die Konfiguration von Geschäftspartnerrollen, der Geschäftspartnergruppierung, Nummernkreisen und der Synchronisation mit anderen Geschäftsobjekten wie Kreditor- und Debitorenkonten.
Informationen zum SAP Business Partner zusammengefasst
Das neue, konsolidierte Datenobjekt des SAP Business Partners hat zahlreiche Vorteile. Insbesondere stets konsistente Daten sowie die erleichterte Stammdatenpflege in einer einzigen Transaktion. Doch um von diesen Vorteilen zu profitieren, sind einige technische und organisatorische Umstellungen bei der Geschäftspartnerpflege notwendig – insbesondere im Hinblick auf die richtige Zuordnung von Rollen, Gruppen und Gruppierungen innerhalb der Stammdatenlogik.
In einem anderen Beitrag beantworten wir die Frage, wie Organisationen mittels Customer Vendor Integration ihre Kunden- und Lieferantendaten nach SAP S/4HANA migrieren und so auf den neuen Business Partner umstellen können.
