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Personal

Herausforderung Kurzarbeitergeld in SAP HCM

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Warum Schemen, Regeln und Customizing nicht nur in besonderen Zeiten entscheidend sind.

Die Corona-Pandemie hat gravierende Folgen für viele Arbeitgeber und deren Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen: In ganz Deutschland setzen Betriebe Kurzarbeit ein, um die Auswirkungen der Krise abzuschwächen und Arbeitsplätze sichern zu können. Derzeit befinden sich rund 7,3 Millionen Beschäftigte in Kurzarbeit – das entspricht dem Fünffachen der Zahl an Kurzarbeitenden aufgrund der Finanzkrise im Jahr 2009.

Für die Berechnung des Kurzarbeitergeldes gilt für Arbeitgeber: Anspruch auf das Kurzarbeitergeld entsteht, wenn mindestens zehn Prozent der Beschäftigten einen Entgeltausfall von mehr als zehn Prozent haben. Dies bezieht sich auf den Betrieb oder die Betriebsabteilung im jeweiligen Kalendermonat.

 

Laut gesetzlicher Vorgaben erhalten ArbeitnehmerInnen nach §105 SGB III, bei Kurzarbeit 60 Prozent des Nettolohns, der während der Kurzarbeit ausgefallen ist. ArbeitnehmerInnen mit mindestens einem Kind erhalten 67 Prozent des entfallenen Nettolohns.

 

Auch Leiharbeitnehmer können in Kurzarbeit gehen und Kurzarbeitergeld erhalten. Das Kurzarbeitergeld muss natürlich bei der Personalabrechnung berücksichtigt werden und dazu im eingesetzten Personalmanagement-System implementiert werden.

 

Einige Arbeitgeber gewähren ihren ArbeitnehmerInnen einen Zuschuss zum gesetzlichen Kurzarbeitergeld. Auch eine solche Aufstockung muss im eingesetzten System abgebildet werden.

Turbulente Zeiten erfordern schnelles Handeln

Neben der korrekten Anzeige des Arbeitsausfalls und somit Beantragung des Kurzarbeitergeldes (KUG) bei der zuständigen Arbeitsagentur am Betriebssitz, ist es für Unternehmen besonders wichtig, das Kurzarbeitergeld korrekt in der Personalabrechnung zu berücksichtigen und Anpassungen in der HR-Software schnell umzusetzen.

 

In solch einer unerwarteten Ausnahmesituation müssen Unternehmen dabei sehr schnell handeln und die zeitkritischen HR-Prozesse, neben dem laufenden Tagesgeschäft, an die besonderen Gegebenheiten anpassen. Dass dies nicht einfach ist und einige Hürden mit sich bringt, haben viele Arbeitgeber seit Beginn der Corona-Krise erfahren müssen.

Kurzarbeitergeld in SAP HCM – Die Bedeutung von Schemen, Regeln und Customizing

Für Unternehmen, die ein SAP HCM-System einsetzen, bietet der SAP-Standard grundsätzlich Möglichkeiten, die Voraussetzungen des Kurzarbeitergeldes in der Personalabrechnung und Zeitwirtschaft umzusetzen. Jedoch stellt eine schnelle und fehlerfreie Implementierung des KUG und damit einhergehender Anpassungen im System viele Unternehmen vor eine große Herausforderung – Stichwort: Schemen, Regeln und Customizing.

 

Bei der Umsetzung der Kurzarbeit in SAP sind dabei vor allem die zuständige Anwendungsbetreuung in der IT sowie die Fachabteilung Personal involviert. Viele Unternehmen setzen neben internen Angestellten auch externe Berater ein. Den Fachleuten ist bekannt: Die Umsetzung des KUG in SAP HCM muss in Form von Anpassungen bei Schemen, Regeln und Customizing geschehen, denn diese steuern die Abrechnung im SAP HCM.

 

Da es sich dabei in der Regel um ein sehr umfangreiches Konstrukt handelt, ist die Umsetzung des KUG in SAP oft sehr aufwändig. Auch aufgrund vieler Abhängigkeiten und angeschlossener Folgeprozesse, erfordert die Anpassung von Schemen, Regeln und Customizing in SAP HCM tiefes Fachwissen und Kenntnisse der Gegebenheiten im jeweiligen Unternehmen. Diese Anpassungen sind jedoch notwendig, wenn die Personalabrechnung weiterhin fehlerfrei und sicher erfolgen soll.

Warum Testen unbedingt notwendig ist

Wie nach jedem Anpassungsprozess, muss die Personalabrechnung auch bei der Implementierung von KUG unbedingt getestet werden. Nur so können Fehler identifiziert und schnell korrigiert werden. Nicht zwingend sind alle Mitarbeiter eines Arbeitgebers von Kurzarbeit betroffen. Denn die Regelung kann beispielsweise auch nur für einzelne Abteilungen oder Unternehmensbereiche gelten, in denen die wirtschaftliche Situation abweicht. Um ganz sicher zu sein, dass keiner der ArbeitnehmerInnen fehlerhaft abgerechnet wird, ist es sinnvoll, nicht nur stichprobenartig zu testen, sondern einen Massenvergleich laufen zu lassen.

 

Da dies neben der täglichen Arbeit in IT und HR-Fachbereich jedoch kaum realisierbar ist, sollten Unternehmen auf smarte Werkzeuge für die Testautomation setzen. Damit gehören umständliche manuelle Stichprobentests der Vergangenheit an. Denn durch automatisierte Massentests können schnell valide Ergebnisse erzielt werden. Auch bei besonderen Anforderungen, wie KUG, wird so eine fehlerfreie Personalabrechnung gewährleistet.

Zukunftssicher aufgestellt mit smarten Werkzeugen

Auswirkungen in Folge der Corona-Pandemie werden Unternehmen noch längere Zeit beschäftigen. Auch in Zukunft können jederzeit unerwartete Situationen eintreten, die schnelles Handeln und kurzfristige Anpassungen im SAP HCM-System erfordern.

 

Mit unseren smarten Werkzeugen aus der FIS/hrd-Produktfamilie machen wir Ihr SAP HCM-System nachhaltig fit für besondere Anforderungen, wie KUG. Davon profitieren Sie nicht nur in der aktuellen Situation, sondern wappnen sich auch für die Zukunft. Zudem gewährleistet der Einsatz von FIS/hrd SRA Revisionssicherheit und erhöht die Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Schemen, Regeln und Customizing.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website.

Martin Bugner

Als Senior Specialized Sales Human Resources sind mir die aktuellen Trends aber auch die Herausforderungen im Personalwesen bestens bekannt. Seit mehr als 30 Jahren unterstütze ich Unternehmen dabei, sich im HR-Umfeld zukunftssicher aufzustellen. Den Lesern des Blogs möchte ich einen Einblick in die HR-Welt in Zeiten der Digitalisierung geben.

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