Meine Ausbildung bei FIS: Kauffrau für Büromanagement

Im September 2019 habe ich meine Ausbildung bei FIS begonnen. Nun bin ich im zweiten Ausbildungsjahr und habe bereits einige Erfahrungen im Berufsleben und in der -schule gesammelt. Im folgenden Beitrag berichte ich über die Ausbildung im Allgemeinen, insbesondere aber über meine persönlichen Eindrücke.

Warum ich mich für eine (oder genau diese) Ausbildung entschied

Eine Ausbildung war für mich der erste Schritt in die Unabhängigkeit. Vor allem der Aspekt, endlich eigenes Geld zu verdienen, bekräftigte meine Entscheidung für eine Ausbildung.

Dass ich mich genau für diese Berufsausbildung zur Kauffrau für Büromanagement entschied, lag unter anderem daran, weil ich einen abwechslungsreichen Beruf suchte. Vielfältige Aufgaben machen den Arbeitsalltag spannend und lassen ihn auf Dauer nicht zur langweiligen Routine werden.

Organisation und Planung waren für mich zudem wichtige Bereiche, die meine Ausbildung beinhalten sollte, da mir dies besonders Spaß macht.

Aber auch die vertrauensvolle und unterstützende Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen lag mir am Herzen. Die Vielzahl an unterschiedlichen Aufgaben am eigenen Arbeitsplatz, aber auch das kollegiale Miteinander auf dem gesamten Campus, sorgen für mich für die ideale Mischung. Daher fiel meine Wahl schnell auf genau diese Ausbildung bei FIS in Grafenrheinfeld.

So läuft meine Ausbildung ab

Der Ablauf der drei Ausbildungsjahre ist ähnlich.

Im ersten Ausbildungsjahr hatte ich wöchentlich zwei Berufsschultage. An den anderen drei Tagen war ich bei FIS im Büro. Hier wurde mir zu Beginn viel gezeigt, ich erhielt meine ersten festen Aufgaben (wie zum Beispiel den Posteingang organisieren) und habe an diversen Schulungen teilgenommen. Unter anderem besuchte ich am Campus Soft-Skills-Schulungen zu Rhetorik, Moderation und Präsentation sowie Business Etikette.

Außerdem hatte ich in meinem ersten Jahr eine Abteilungsrotation über mehrere Wochen, in der ich einige Kolleginnen und Kollegen sowie deren Arbeitsalltag besser kennenlernte.

In der Vertriebsabteilung habe ich einen Einblick in die Erstellung von Angeboten und Nachträgen bekommen. Außerdem wurden mir die genauen Abläufe von der erstmaligen Kontaktaufnahme mit einem Interessenten zu einem potenziellen Kunden erklärt und die dazugehörige Pflege von Informationen im CRM-System gezeigt.

Auch bei anstehenden Meetings oder kleineren Besprechungen konnte ich teilhaben und besser verstehen, wie die Arbeitstage und Aufgaben der einzelnen Kolleginnen und Kollegen sind.

Zudem war ich zwei Wochen in der Marketing-Abteilung und schrieb diesen Beitrag.

Mitte des ersten Jahres, als ich bereits einen groben Überblick über die Abläufe im Unternehmen erlangt hatte, kamen weitere Aufgaben zu meinem täglichen Doing hinzu.

Das zweite Ausbildungsjahr ist nahezu identisch zum ersten, jedoch habe ich komplexere Aufgaben erhalten und arbeite selbstständiger. Beispielsweise kümmere ich mich nun eigenständig um die Organisation der Mitarbeiterversammlung. Ab dem zweiten Lehrjahr habe ich nur noch einen Schultag pro Woche an der Berufsschule.

Zum Halbjahr dieses Ausbildungsjahres werde ich bereits eine Zwischenprüfung in den Bereichen Excel und Word absolvieren, die auch einen prozentualen Anteil der Abschlussprüfung beinhaltet. Dies dient dazu, den Stress am Ende des dritten Lehrjahres zu verringern und die Konzentration nur auf die schriftliche und mündliche Prüfung zu legen.

Das letzte Berufsausbildungsjahr gleicht dem zweiten. Zudem werde ich mich verstärkt auf die Abschlussprüfung fokussieren sowie auf weitere, eigenständigere Aufgaben.

Das gefällt mir besonders an meiner Ausbildung

Die geteilte Woche zwischen Arbeits- und Berufsschultagen sorgt für einen guten Ausgleich. Dadurch sind meine Wochen nicht so eintönig, wie es zum Beispiel durch Blockunterricht der Fall wäre. Vor allem im ersten Ausbildungsjahr war das für mich die perfekte Lösung, um sanft in das Berufsleben einzusteigen.

Außerdem finde ich das Arbeitsklima bei FIS sehr angenehm. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, bis zur Geschäftsleitung, werden geduzt. Das sorgt für eine freundliche und persönliche Atmosphäre. Spannend fand ich auch die Rotationen innerhalb der verschiedenen Abteilungen, um die Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen sowie die Prozesse besser zu verstehen.

Mein Arbeitsalltag

Morgens sind meine Abläufe meist identisch. Zu Beginn erledige ich einige organisatorische Aufgaben. Hierunter fallen das Beantworten von E-Mails, den Tagesablauf strukturieren und eingegangene Post bearbeiten und auf die jeweiligen Postfächer verteilen.

Danach erledige ich meine anstehenden Tätigkeiten, die an diesem Tag bearbeitet werden müssen. Das können zum Beispiel vom Vortag offene, wöchentliche oder durch bestimmte Aktionen oder Veranstaltungen anstehende To-dos sein. Bei meinen Aufgaben halte ich meist Rücksprache mit meiner Abteilungsleiterin und meinen Kolleginnen im Sekretariat und am Empfang. Meist geht es in E-Mails oder Telefonaten um erwartete Lieferungen, anstehende Bestellungen oder anderweitige Informationen, die das Sekretariat betreffen.

Wöchentlich oder monatlich anstehende Aufgaben sind beispielweise:

  • Die Ablage von Reisekosten
  • Die Kontrolle von Personalkennzahlen
  • Die Unterstützung des Personalmarketings bei anstehenden Veranstaltungen, wie zum Beispiel dem Betriebsfest oder dem Sommerfest
  • Die Veröffentlichung verschiedener Dokumente auf internen Plattformen

Beim Versand der Weihnachtskarten an unsere Kunden und Partner kümmere ich mich zusammen mit einer Kollegin um den gesamten Ablauf. Aber auch wenn Kolleginnen und Kollegen kurzfristig etwas von mir benötigen, versuche ich dies einzubinden.

Wenn alles gut läuft, kann ich sogar schon etwas für den nächsten Tag vorbereiten. Am Ende meines Arbeitstages pflege ich mein digitales Berichtsheft für die Berufsschule, vermerke meine Arbeitszeiten und notiere mir meine Aufgaben für den kommenden Tag.

Mein Fazit

Schlussendlich kann ich sagen, dass ich mit meiner Entscheidung, diesen Beruf und Arbeitgeber gewählt zu haben, sehr zufrieden bin. Der Ablauf der Ausbildung, die Aufgaben im Büro sowie der Zusammenhalt bei FIS sind optimal für mich und machen mir großen Spaß.