Stammdatentools für SAP: Faktoren für den Return on Investment (ROI)

Dass gut gepflegte Stammdaten für den geschäftlichen Erfolg enorm wichtig sind, ist mittlerweile allgemein bekannt. Doch für die meisten Unternehmen bedeutet Stammdatenpflege immer noch viel manuelle Arbeit, was nicht zuletzt daran liegt, dass der SAP-Standard nur einen Grundstock an Pflegetransaktionen – im Wesentlichen für die Pflege einzelner Datensätze – bereitstellt.

Mit speziellen SAP-Stammdatentools können Unternehmen ihre Stammdatenprozesse beschleunigen.

Diese erweitern den SAP-Standard um zusätzliche Funktionen wie Massenpflege, Freigabe-Workflows für Stammdatenanpassungen und Prüfroutinen für Stammdaten.

Stammdatentools ermöglichen dadurch wesentlich effizientere Abläufe, die gleichzeitig eine hohe Stammdatenqualität gewährleisten.

Beispielszenario 1: Aktualisierung von Einkaufspreisen

Einmal im Jahr, zum Jahreswechsel, steht in den Einkaufsabteilungen eine Herkulesaufgabe an: Die neuen Preislisten der Lieferanten liegen auf dem Tisch. Nun müssen die neuen Preise im SAP ERP-System eingepflegt werden. Bei einem großen Lieferantenpool und einem Artikelstamm mit tausenden oder gar Millionen von Artikeln, kann diese Aufgabe schnell gigantische Dimensionen einnehmen.

Die Einkaufsmitarbeiter behelfen sich oftmals mit selbstgebauten Excel-Makros oder Access-Datenbanken. Die Einkäufer müssen zunächst Ist-Konditionen aus SAP exportieren, daraufhin in Excel alte und neue Preise gegenüberstellen, um die Korrektheit der Preisanpassungen zu prüfen. Daraufhin werden diese über Batch-Input-Mappen ins Produktivsystem zurückgespielt.

Diese Arbeit erfordert höchste Konzentration. Ob die neuen Preise korrekt und vollständig ins System übertragen werden, hängt im Wesentlichen von der Gewissenhaftigkeit des Mitarbeiters ab – eine systemgestützte Prüfung der Daten findet oftmals nicht statt.

Welche Vorteile bietet ein Stammdatentool bei der Konditionspflege?

• Stammdatentools, wie FIS/mpm, sind direkt in SAP ERP integriert, unterstützen aber gleichzeitig Microsoft Excel als vertrautes Frontend zur Preispflege. Die aktuellen Preiskonditionen können per Knopfdruck aus SAP ausgelesen und in Excel übertragen werden, wo sie aktualisiert und danach in SAP zurückgespielt werden können. Die SAP-Integration ermöglicht eine enorme Aufwandsreduzierung, weil der manuelle Datentransfer zwischen Excel und anderen Applikationen entfällt.
• Schnelländerungen von Beträgen und Gültigkeiten oder Vergleiche von Alt- und Neu-Konditionen sind mit einem Stammdatentool ebenfalls möglich. Zudem können auch komplexe Konditionsstrukturen, wie Staffelpreise oder Haupt- und Zusatzkonditionen, gepflegt werden. Auch die Erweiterung von Konditionen auf andere Organisationseinheiten wird mit einem Tool schnell und sicher erledigt.
• Interne Prüflogiken stellen sicher, dass nur richtige und plausible Artikel- und Konditionsdaten ins SAP ERP-System gelangen. Das erspart Zusatzaufwand für Konditions- und Pflegefehler, wie sie sich bei manueller Preispflege oftmals rasch einschleichen. Dadurch entsteht ein konsistenter und sicherer Prozess, der nicht nur eine effiziente, sondern auch fehlerfreie Konditionspflege gewährleistet.
• Zudem erledigt der Einkaufsmitarbeiter die Konditionspflege ganz ohne IT-Support. Denn das Stammdatentool ist für den Fachbereich konzipiert und erfordert – abgesehen von der initialen Einrichtung – keine nennenswerte Unterstützung durch die IT.

Welche Faktoren beeinflussen den ROI bei der Investition in ein Stammdatentool zur Pflege von Preiskonditionen?

• Anzahl Artikel: Je größer der Bestand an Einkaufsmaterialien in SAP, umso mehr Zeit nimmt die Preispflege in Anspruch – und umso schneller rechnet sich ein Stammdatentool zur Massenpflege von Preiskonditionen.
• Bearbeitungszeit: Die Zeit, die Einkaufsmitarbeiter im Rahmen der Konditionspflege aufwenden, muss bei der Kosten-/Nutzenbetrachtung des Stammdatentools berücksichtigt werden. Neben dem Arbeitsaufwand des Einkaufs kann auch der Aufwand seitens der IT-Abteilung einbezogen werden, denn oftmals werden selbst eingerichtete Werkzeuge zur Preispflege von der IT betreut.
• Folgekosten durch entstandene Fehler: Ist die Einkaufsabteilung bei der Preispflege auf eigene Behelfslösungen angewiesen, können sich leichter Konditionsfehler ins Produktivsystem einschleichen. Denn häufig sind Eigenentwicklungen nicht auf Sicherheit optimiert. Dann kann es passieren, dass etwa Bestellungen mit falschen Preisen angelegt werden, was zu Preisabweichungen im Rechnungswesen führt. 
  
  Solche Fehler müssen daraufhin bereinigt werden – eine Aufgabe, die nicht selten Stunden oder gar Tage in Anspruch nehmen kann. Dies sind Aufwandskosten, die mit einem Stammdatentool vermieden werden können. Über die direkte SAP-Integration und die Verwendung einer Staging-Datenbank (eine Art „Zwischendatenbank“) wird sichergestellt, dass wirklich nur korrekte Konditionsdaten ins SAP-Produktivsystem gelangen.

Beispielszenario 2: Pflege von Kunden- und Lieferantenstammsätzen

Kunden- und Lieferantendaten bilden das zentrale Datenobjekt für geschäftliche Transaktionen. Doch leider gestaltet sich die Stammsatzanlage und Pflege von Kunden sowie Lieferanten in der Praxis schwierig. Es müssen verschiedene „Sichten“ – wie beispielsweise Grunddaten – gepflegt werden, das Fachwissen hierfür liegt jedoch in unterschiedlichen Abteilungen.

Dadurch ist eine umfassende, abteilungsübergreifende Abstimmung nötig, um die richtigen Feldausprägungen zu definieren. Durch die Abstimmung – meist per E-Mail – vergeht kostbare Zeit, sodass Aufträge nicht sofort angelegt oder Bestellungen nicht zeitnah getätigt werden können. Langsame Stammdatenprozesse beeinträchtigen im Endeffekt viele nachgelagerte Prozesse.

Welche Vorteile bietet ein Stammdatentool bei der Kunden- und Lieferantenstammpflege?

• Ein Stammdatentool kann bei der Neuanlage von Kunden beziehungsweise Lieferanten einen Großteil der zu pflegenden Felder mithilfe von Regeln automatisch belegen. Hierdurch wird der manuelle Pflegeaufwand durch die Fachabteilung stark reduziert.
• Die im Rahmen der Kunden- und Lieferantenstammpflege notwendige abteilungsübergreifende Abstimmung erfolgt nicht mehr manuell per E-Mail oder Telefon. Stattdessen werden Workflows, beispielsweise zur Neuanlage von Kunden oder bei Änderungen von Kundendaten, definiert. Die notwendigen Stakeholder werden einfach über diesen elektronischen Workflow eingebunden und erledigen darin ihre Teilaufgabe.
• Stammdatentools vereinfachen auch die Stammdatenüberarbeitung im Zuge von Systemmigrationen stark – etwa beim Umstieg von SAP ECC auf S/4HANA. So können beispielsweise bestehende Kunden- und Lieferantendaten im Altsystem auf Dubletten überprüft und harmonisiert werden, was die Umstellung auf das Business Partner-Datenmodell drastisch erleichtert und die Fachabteilung entlastet.

Welche Faktoren beeinflussen den ROI bei der Investition in ein Stammdatentool zur Pflege von Kunden- und Lieferantenstammdaten?

• Anzahl Stammsatzvorgänge: Hier geht es darum, wie viele Kunden- beziehungsweise Lieferantenstammsätze im für die ROI-Kalkulation betrachteten Zeitraum angelegt beziehungsweise geändert werden. Je mehr Kunden ein Unternehmen hat und je größer die Zahl der Lieferanten, umso größer ist auch der Pflegeaufwand für die Stammdaten. 
  
  Zahlungsbedingungen, -methoden und auch Adress- beziehungsweise Kontaktdaten können sich ändern und müssen im System aktualisiert werden. Das treibt den Pflegeaufwand und damit die -kosten in die Höhe. Je höher die Anzahl der Stammsatzvorgänge, umso schneller rechnet sich die Einführung eines Stammdatentools.
• Bearbeitungszeit je Stammsatzvorgang: Bei jeder Anlage oder Änderung eines Kunden- beziehungsweise Lieferantenstammsatzes machen in der Regel mehrere Abteilungen Vorgaben oder genehmigen Änderungsanfragen. Die Bearbeitung jedes Vorgangs kostet Zeit, die je nach Fall kumuliert über alle beteiligten Akteure schnell relevante Größenordnungen einnehmen kann.
  
  Nicht selten müssen Fachabteilungsmitarbeiter in Summe 30 Minuten oder mehr bei einer Stammsatzanlage oder Änderung investieren, inklusive Kommunikationsaufwand und Meetings.

• Folgekosten durch entstandene Fehler: Insgesamt kann ein Stammdatentool für die Kunden- und Lieferantenstammpflege auch durch die Vermeidung von Fehlern und der dafür notwendigen Bereinigungsaktivitäten zu Zeiteinsparungen führen. In der Praxis müssen nämlich immer wieder Bereinigungen durchgeführt werden, etwa wenn Umsätze oder Kosten aufgrund fehlerhafter Kunden- beziehungsweise Lieferantenstammdaten auf den falschen Sachkonten verbucht wurden.

Beispielszenario 3: Materialstammpflege

Die Materialstammpflege in SAP ist komplex und zeitaufwändig: Für jedes Material müssen schnell mehr als 100 bis 200 Datenfelder korrekt gepflegt werden. Dabei ist es notwendig, dass sich Materialstammverantwortliche mit ihren Kollegen aus den Fachabteilungen abstimmen. Denn die Mehrheit der Materialstammfelder hat einen direkten Einfluss auf Prozesse wie Rechnungswesen, Einkauf, Logistik oder Vertrieb.

Die fachliche Abstimmung, meist per E-Mail, gestaltet sich jedoch schwierig. Bis ein Fall geklärt ist, sind oft mehrere Rücksprachen nötig, was Materialstammprozesse unnötig verzögert und dazu führt, dass Materialien nicht schnell genug für die Nutzung bereitstehen. Eine weitere Schwierigkeit, mit der Materialstammteams konfrontiert sind, sind fehlende Funktionen zur Massenpflege von Materialien.

Welche Vorteile bietet ein Stammdatentool bei der Materialstammpflege?

• Bei der Neuanlage von Material kann ein Tool einen Großteil der Stammsatzfelder automatisch belegen – in der Praxis oftmals bis zu 90 Prozent. Das Tool analysiert dazu die vorhandenen Materialstammsätze und erzeugt treffsicher geeignete Vorschlagswerte. Am Ende muss das Materialstammteam nur noch eine kleine Restmenge der Felder von Hand pflegen.
• Vorgänge zur Anlage oder Änderung eines Materials können über einen elektronischen Workflow abgewickelt werden. In den Workflow werden die involvierten Personen oder Abteilungen in der gewünschten Reihenfolge eingebunden. Damit erfolgt jeder Materialpflegevorgang über einen geordneten und effizienten Prozess. Das gewährleistet eine schnelle Bereitstellung der Materialstammdaten mit den richtigen Ausprägungen.
• Auch Materialerweiterungen auf andere Organisationseinheiten, wie zum Beispiel Werke, lassen sich mit einer SAP-Stammdatenlösung viel schneller umsetzen als von Hand. Es können Regeln definiert werden, die für die Organisationseinheit automatisch passende Vorschlagswerte für die Stammsatzfelder generieren.

Welche Faktoren beeinflussen den ROI bei der Investition in ein Stammdatentool für die Materialstammpflege?

• Anzahl Stammsatzvorgänge: Die Anzahl von Materialstammanlagen und -änderungen bestimmt maßgeblich die ROI-Berechnung. Je größer die Zahl an Vorgängen, umso schneller rechnet sich die Investition in eine professionelle SAP-Stammdatenlösung.
• Bearbeitungszeit je Stammsatzvorgang: Beim Materialstammteam und anderen involvierten Fachabteilungen entsteht Aufwand, um die korrekte Ausprägung eines SAP-Materials festzulegen und einzurichten. Insbesondere die Neuanlage von Materialien nimmt sehr viel Zeit in Anspruch, denn es müssen alle relevanten Materialstammfelder korrekt befüllt werden. Beim Einsatz eines Stammdatentools kann die Mehrzahl der Felder automatisch anhand von Regeln befüllt werden, was die Bearbeitungszeit auf einen Bruchteil reduziert und Mitarbeiter spürbar entlastet.
• Folgekosten durch entstandene Fehler: Falsch oder unvollständig gepflegte SAP-Materialien können dazu führen, dass Prozesse nicht vollständig gebucht werden können. Die anschließende Fehlersuche und -behebung bindet wertvolle Mitarbeiterkapazität, die sich in Euro und Cent ausdrücken lässt. 
  
  Diese „Fehlerbehebungskosten“ müssen bei der ROI-Betrachtung einbezogen werden, denn durch ihre Mechanismen – wie die automatische Vorbelegung von Materialstammfeldern und Freigabe-Workflows – können Fehleinträge im Materialstamm in der Regel zuverlässig vermieden werden.

Fazit: SAP-Stammdatentools für Effizienzgewinne und höhere Datenqualität

Mithilfe von Stammdatentools können Unternehmen den Pflegeaufwand für ihre Stammdaten signifikant senken und gleichzeitig ihre Datenqualität dauerhaft auf einem hohen Niveau halten. Doch die Einführung eines Tools bedeutet eine Investition – wie können Entscheider diese rechtfertigen?

In der ROI-Betrachtung lässt sich ein großer Teil der Einsparungen auf die Zeitersparnis zurückführen, welche durch den Einsatz eines Tools herbeigeführt werden. Doch viel wichtiger als reine Effizienzgewinne sind die qualitativen Verbesserungen, die durch die Nutzung intelligenter Stammdatentools erreicht werden. Denn eine hohe Stammdatenqualität wirkt sich maßgeblich auf die Qualität der wertschöpfenden Prozesse im Unternehmen aus. Und schafft somit einen echten Wettbewerbsvorteil.

Auch hinsichtlich der gebundenen Mitarbeiterkapazitäten entstehen wesentliche Mehrwerte. Anstatt sich mit Fragen zu Stammdaten befassen zu müssen, können sich die Mitarbeiter ihrer eigentlichen fachlichen Aufgabe widmen. Sie haben mehr Zeit für Projekte, Kunden, Mitarbeiterführung und Innovation – kurzum: für jene Tätigkeiten, die das Unternehmen nach vorne bringen.

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