Vorbereitung ist die halbe Miete! Dieses Sprichwort nimmt wohl kaum jemand so ernst wie einer der weltbesten Tennisspieler – Rafael Nadal.
Der ehemalige Weltranglistenerste entwickelte zur Spielvorbereitung im Laufe seiner Karriere feste Gewohnheiten. Jedes Match, jeder Aufschlag wird immer gleich vorbereitet: In einer ganz bestimmten Folge berührt Nadal seine Ohren, Nase, Schultern und Hose.
Doch nicht nur im Spitzen-Tennis, sondern auch bei IT-Projekten sind Ordnung, sortierte Vorgehensweisen und eine gute Vorbereitung spielentscheidend. Denn die Risiken sind vielfältig: ob konkurrierende Ziele zwischen den Bereichen, fehlende spezifische Kenntnisse oder aber unzureichende organisatorische Bemühungen zur Bewältigung des Wandels innerhalb der Unternehmensorganisation.
Wer gut vorbereitet ist, kann unerwartete Abweichungen vermeiden und auf Herausforderungen im Projekt schneller reagieren.
Grundlegende Entscheidungen frühzeitig treffen
Vor Projektbeginn sollten Sie sich die Frage stellen, welchen Implementierungsansatz Sie für Ihr Transition-Projekt wählen. Ob Brown-, Green- oder Bluefield™ – die Auswahl stellt eine komplexe und langfristige Entscheidung dar.
Daraus ergeben sich folgende Fragestellungen:
- Welche Prozesse werden aktuell in welchem Umfang genutzt?
- Welche SAP S/4HANA-Neuerungen und -Technologien sind für unser Unternehmen relevant?
Derartige Fragen sollten möglichst vor Beginn eines jeden Transition-Projektes beantworten werden. Andernfalls erwarten Sie ungewünschte Folgen, etwa in Form von Zeitplan- und Budgetüberschreitungen oder in Form von Prozessen, die einen hohen manuellen Aufwand benötigen.
SAP Signavio Process Insights liefert schnelle Antworten
Kaum ein Unternehmen ist in den letzten Jahren von drastischen Veränderungen der Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe verschont geblieben. Dabei hat der Veränderungsdruck aus dem Tagesgeschäft oftmals die IT abgehängt oder vor große Herausforderungen gestellt. Es zeigt sich: Wer schnell auf Veränderungen reagieren kann, gehört gerade in Krisenzeiten zu den Gewinnern.
Dabei ist es oft schwierig, einen schnellen Überblick darüber zu erhalten, an welcher Stelle der größte Handlungsbedarf besteht. Die Leistungsindikatoren (Performance Indicators) von SAP Signavio Process Insights helfen Ihnen bei diesem Vorhaben. Mithilfe der Performance Indicators können Sie den Ist-Zustand Ihrer Prozesse im bestehenden System schnell und einfach bewerten. Zudem wird aufgezeigt, an welcher Stelle der größte Optimierungsbedarf besteht.
Speziell die sogenannte Automation Rate gibt Auskunft über die Effizienz eines bestimmten Prozesses. Ist eine Automatisierungsrate geringer als erwartet, so lässt dies auf einen hohen manuellen Arbeitsaufwand im Rahmen des Prozesses schließen. Nicht selten mündet dies anschließend in höheren Prozesskosten.
Wie das in der Praxis aussehen kann, möchte ich Ihnen anhand eines Beispiels erläutern. Werfen Sie einen Blick auf Abbildung 1, erkennen Sie, dass im Fall des Beispielunternehmens die Automatisierungsrate der erstellten Rechnungen 24 % beträgt.
Aber was bedeutet das? Von den erzeugten Belegen wurden circa drei Viertel manuell erstellt, lediglich die übrigen 24 % wurden automatisiert verarbeitet. Mithilfe dieser Auswertung von SAP Signavio Process Insights lässt sich durch Benchmarking mit vergleichbaren Unternehmen der Wert auf einen Blick in einen aussagekräftigen Kontext setzen. So zeigt sich schnell, dass die Automatisierungsrate des Beispielunternehmens einen mittelmäßigen Wert darstellt und an dieser Stelle ein erhebliches Verbesserungspotenzial besteht.
Anders hingegen sieht es dabei bei dem Leistungsindikator ”Erstellte Rechnungswesen-Belege“ aus. Von den Belegen wurden im Betrachtungszeitraum lediglich 9 % automatisiert erzeugt, was in Abbildung 2 zu sehen ist. Somit liegt das Unternehmen im Branchenvergleich im unteren Bereich und sollte die Automatisierung der Rechnungswesen-Belege forcieren.
Dank SAP Signavio Process Insights erhalten Unternehmen in Vorbereitung auf die Transition eine objektive Einschätzung über die Automatisierungsrate ihrer bestehenden Prozesse.
Das Potenzial des ERP-Umstiegs für die Verbesserung der Geschäftsprozesse nutzen
SAP S/4HANA beinhaltet eine ganze Reihe neuer Innovationen. Doch welche dieser Innovationen eignen sich für Ihr Unternehmen und welche sollten Sie nutzen? SAP Signavio Process Insights bietet sogenannte Innovationsempfehlungen (Innovation Recommendations), die einen Überblick über das Leistungsvermögen von SAP S/4HANA schaffen.
In Abbildung 3 ist eine Auswahl möglicher Innovationsempfehlungen sichtbar. So werden hier für den zugehörigen End-to-End-Prozess Invoice-to-Cash beispielsweise die SAP S/4HANA-Vorschläge „Sales Billing“, „Solution Billing“ sowie “Service Billing“ gegeben.
Zusätzlich erhalten Sie eine Einschätzung über die Relevanz der jeweiligen Vorschläge für Ihr Unternehmen. Diese ergibt sich aus der Häufigkeit der Nutzung der zugehörigen Transaktionen. Je häufiger Sie also bestimmte Transaktionen im Zuge Ihrer Geschäftsprozesse verwenden, desto größer ist deren Bedeutung im Gesamtkontext. Im Fall des Beispielunternehmens wird dem „Solution Billing“ sowie dem „Sales Billing“ eine hohe Relevanz zugeordnet.
Mit einem Klick auf den jeweiligen Vorschlag werden Sie sofort auf die entsprechende Website der SAP weitergeleitet. Dort finden Sie weiterführende Informationen hinsichtlich Funktionsumfang und Best Practices.
Sie erhalten einerseits einen Einblick in die Möglichkeiten des neuen Systems, wodurch frühzeitig der Nutzen des Umstiegs von SAP ECC zu SAP S/4HANA in den jeweiligen Unternehmensbereichen ersichtlich wird. Andererseits können mithilfe dieser Empfehlungen auch nach der Transition weitere Automatisierungsprojekte mit dem Ziel der Effizienzsteigerung und Kostenreduktion vorangetrieben werden.
Fazit
Bleibt man im Tennis-Jargon, so können bei komplexen Transformationsprojekten einige Bälle mit viel Spin auf einen zufliegen. Der erwartbare Nutzen einer SAP S/4HANA-Transformation ist allerdings zu groß, um ihn versanden zu lassen.
Die Transition bietet Ihnen die Chance, von vorne zu beginnen, denn keinesfalls sollten die Schwächen des Altsystems mit in die Zukunft transportiert werden. Für dieses Vorgehen braucht es jedoch eine gewissenhafte Vorbereitung und eine detaillierte Planung. SAP Signavio bietet hierfür die passende Unterstützung und ebnet den Weg für einen erfolgreichen Umstieg auf SAP S/4HANA.
Weitere Tipps zur Nutzung von SAP Signavio in der Phase 0 finden Sie auf dem Blog der SAP.
