5 Tipps für den ERP-Generationswechsel auf SAP S/4HANA

SAP S/4HANA ist die Echtzeit-ERP-Suite der nächsten Generation. Das neue ERP-System SAP S/4HANA bietet eine optimale Basis, um Unternehmen bei der Umsetzung ihrer strategischen Ziele zu unterstützen. Welche fünf strategischen Faktoren im Transition-Projekt konsequent mitbedacht werden müssen, zeigen die folgenden Tipps aus der Praxis.

Der Wechsel auf SAP S/4HANA ist mit großen Chancen und vielfältigen Herausforderungen verbunden. Entsprechend wichtig ist eine strategische Zieldefinition, eine gute Vorbereitung, aber auch große Sorgfalt bei der Projektumsetzung.

Wenn Unternehmen in einem solch umfassenden Projekt lediglich die reibungslose technische Umsetzung als Ziel verfolgen, werden enorme Chancen verschenkt. Altbekannte Abläufe werden dann bloß in das neue ERP-System überführt, anstatt Optimierungspotenziale zu berücksichtigen und zu implementieren.

Es sollte aber in einem solchen Projekt um die Erschließung von strategischen Wettbewerbsvorteilen gehen. Entscheider können die Gelegenheit nutzen, ihr zukunftsorientiertes Geschäftsmodell – im Sinne eines intelligenten Unternehmens – mit den neuen Möglichkeiten von SAP S/4HANA abzubilden.

SAP S/4HANA bietet zahlreiche Möglichkeiten, um ein digitales und intelligentes Unternehmen zu erlangen, wie zum Beispiel:

  • neue, optimierte und automatisierte Geschäftsprozesse,
  • End-to-End-Geschäftsprozesse und Analysen,
  • Datenverarbeitung in Echtzeit als Basis für fundierte Entscheidungen auf Knopfdruck,
  • integrierte, offene Technologien und Prozesse,
  • ein vereinfachtes Datenmodell sowie
  • eine moderne und nutzerfreundliche Bedienoberfläche.

Aus strategischer Sicht zahlt ein Umstieg vom in die Jahre gekommenen SAP ECC System zur SAP S/4HANA Echtzeit-ERP-Suite nachhaltig auf die Unternehmensstrategie ein. Unternehmen steigern so ihre Wettbewerbsfähigkeit und sichern sich Alleinstellungsmerkmale. Wie genau das gelingen kann – dazu im Folgenden einige Erfahrungen aus bisherigen Umstiegs-Projekten.

Business Case als Entscheidungsgrundlage

Die Transition auf SAP S/4HANA ist eine Investition in die digitale Zukunft, bei der Unternehmen durch leistungsstarke Technologien und optimierte End-to-End Geschäftsprozesse eine verbesserte Wertschöpfung erhalten. Unter diesem Aspekt sollten das Zielbild und die damit verbundenen Projektziele zu Beginn des Transition-Projekts detailliert betrachtet werden. Hieraus lässt sich eine SAP S/4HANA Roadmap für die zukünftige Umsetzung ableiten.

In bisherigen Kundenprojekten hat es sich bewährt, einen individuellen Business Case für die SAP S/4HANA Transition zu ermitteln. Die Investition wird dabei dem angestrebten Nutzen gegenübergestellt. Der Nutzen lässt sich in Kategorien wie beispielsweise quantifizierbarer, schwer quantifizierbarer und qualitativer Nutzen einteilen.

Grundsätzlich sollten Antworten zu folgenden Ebenen formuliert und in Einklang gebracht werden:

  • Unternehmensebene: Warum machen wir die Transition?
  • Technische Bewertung: Was genau wird aus technischer Sicht benötigt?
  • Bewertung der Transformation: Wie soll das Projekt ablaufen?

Mit entsprechenden SAP-Werkzeugen für ERP-Systeme kann der Business Case erstellt werden. Das SAP-Tool „Process Discovery“ kommt für eine Prozessbewertung und ein Benchmarking mit vergleichbaren Unternehmen zum Einsatz.

Der SAP Readiness Check beantwortet technologische Fragestellungen für einen Umstieg auf SAP S/4HANA und zeigt das Automatisierungspotenzial von Geschäftsprozessen auf. Erfahrene IT-Berater unterstützen bei der Interpretation der Ergebnisse dieser Tools und geben Handlungsempfehlungen für das weitere Vorgehen.

Prozesse digital denken

Als nächstes müssen die Unternehmensprozesse detailliert betrachtet werden. Die letzte ERP-Implementierung im Unternehmen liegt in der Regel bereits mehrere Jahre, meist sogar Jahrzehnte, zurück. Die zum damaligen Zeitpunkt hinterlegten Prozesse sind heute oft nicht mehr effizient oder entsprechen nicht mehr vollständig den tatsächlichen Abläufen.

Diese Prozesse einfach zu übernehmen oder lediglich auf den aktuellen Stand zu bringen, genügt aber nicht. Fragen, die Prozessverantwortliche beantworten müssen, sind unter anderem:

  • Sind Schwachstellen zum aktuellen Prozess bereits bekannt?
  • Ist der Ressourcen-Verbrauch (zum Beispiel Personal, Finanzmittel, Sachmittel) zu hoch?
  • Können Bearbeitungs-, Liege- und Transportzeiten reduziert werden?
  • Wie sollten die Prozesse aufgesetzt sein, um auch zukünftige Entwicklungen zu berücksichtigen?

Besonders spannend dabei sind die neuen Möglichkeiten, die sich mit SAP S/4HANA erschließen lassen. Mit Hilfe von SAP S/4HANA sind digitalisierte End-to-End-Prozesse umsetzbar, die bereichsübergreifend die gesamte Wertschöpfungskette abbilden, wie zum Beispiel Design-to-Operate, Quote-to-Cash oder Hire-to-Retire.

Solche übergreifenden Geschäftsprozesse können im Rahmen eines Transition-Projekts genutzt werden – beispielsweise um überflüssige Prozessschritte zu eliminieren, Medienbrüchen zu vermeiden oder Prozesse zu automatisieren.

In diesem Zusammenhang können häufig auch Teilprozesse, die zuvor nur über Drittsysteme abgebildet werden konnten, direkt in SAP integriert werden. So sind die Prozesse durchgängig im ERP-System abgebildet und alle Mitarbeiter arbeiten in einem gemeinsamen System mit denselben, stets aktuellen Daten.

Stammdaten als Erfolgsfaktor

Bei all der Neuausrichtung darf ein Kernthema nicht außer Acht gelassen werden: die Stammdaten und das damit verbundene Stammdatenmanagement. Die besten Technologien zur Datenanalyse und -auswertung nutzen wenig, wenn die zugrunde liegenden Daten nicht korrekt und konsistent sind. Die Stammdaten sind der Schlüssel zum Erfolg für jedes ERP-Projekt – für die es ebenfalls spezielle Werkzeuge gibt.

FIS hat beispielsweise ein integriertes Werkzeug für das SAP-Stammdatenmanagement entwickelt, um Stammdaten effizient anzulegen, zu pflegen und zu verwalten. Es ermöglicht komfortable Massendaten-Änderungen, eine automatische Daten-Anreicherung sowie eine integrierte Dublettenprüfung.

Damit lässt sich die Datenqualität deutlich steigern und der Aufwand bei der Pflege der Stammdaten reduzieren. Darüber hinaus kann der Fachbereich mit dem Tool eigenständig und effizient Stammdaten anlegen, importieren oder exportieren.

Einer Transition-Roadmap folgen

Eine SAP S/4HANA Transition hat vielfältige Dimensionen, die zu berücksichtigen sind – unabhängig davon, ob es sich um eine Systemkonvertierung (Brownfield-Projekt) oder um eine Neueinführung (Greenfield-Projekt) handelt. Deshalb ist es ratsam, eine Roadmap für dieses erfolgskritische Projekt zu erstellen.

FIS stellt hierfür eine SAP S/4HANA Transition Roadmap bereit, mit der die notwendigen Tätigkeiten geplant werden, die für die Durchführung einer Transition notwendig sind. Die Roadmap schließt die Lücke zwischen dem angestrebten Zielbild und dem aktuellen Ist-Zustand. Im Ergebnis steht ein gemeinsamer Fahrplan für die Umsetzung auf Basis eines Stufenkonzepts. Durch die Einbeziehung der Fachbereiche wird zudem ein wichtiges Fundament für den folgenden Veränderungsprozess gelegt.

Abb.: Die Phasen der SAP S/4HANA Transition Roadmap

Die gemeinsam in Workshops erarbeiteten Themen der SAP S/4HANA Roadmap sind zum Beispiel:

  • Validierung der Systemlandschaft
  • Bewertung der Geschäftsprozesse
  • Einsatzfähigkeit von SAP Best Practices
  • Entwicklung von User Experience (UX) Strategien
  • Erstellung des SAP-Systemdesigns
  • Konzeption der SAP Security Architektur
  • Gestaltungsbereiche des Stammdatenmanagements
  • Definition der Einführungs- und Projektmethodik
  • Empfehlung geeigneter Vorprojekte

SAP S/4HANA Transition als Change Management Projekt

Eine SAP S/4HANA Transformation ist mehr als ein reines IT-Projekt – es ist vielmehr ein Change Management Projekt, das sämtliche Mitarbeiter im Unternehmen betrifft. Denn die Umsetzung von strategischen Zielen mit Hilfe neuer Technologien verändert die Arbeitsabläufe aller Beteiligten. Neue Prozesse und Funktionen unter SAP S/4HANA wirken sich schließlich auf die tägliche Arbeit der Anwender aus und erfordern deren Akzeptanz.

Daher gilt es, dass erforderliche Change Management im Vorfeld detailliert zu planen und vor allem umzusetzen. Am allerwichtigsten ist und bleibt hierbei der Faktor Mensch. So gibt es organisatorische Veränderungen, veränderte Arbeitsbeschreibungen und geänderte Verantwortlichkeiten.

Der kritische Erfolgsfaktor einer ERP-Einführung ist selten die Software-Ebene, sondern vielmehr der Aspekt, ob es gelingt, alle Beteiligten von den Vorteilen zu überzeugen. Betroffene Mitarbeiter und Führungskräfte sind für ein erfolgreiches Projekt eng einzubinden – immer mit dem Ziel, das Verständnis, die Akzeptanz und die Unterstützung des Transition-Projekts zu fördern.

Erfahrene Berater weisen bereits zu Beginn des Projekts darauf hin, dass kompetente Ansprechpartner in den einzelnen Abteilungen im gesamten Projektverlauf gebraucht werden – und nicht nur beim Kick-off. Dieser Einsatz sollte von Anfang an in der Zeit- und Ressourcenplanung der Fachbereiche mit eingeplant werden, damit das Projekt nicht aufgrund personeller Engpässe ins Stocken gerät.

Fazit: Zeit umzudenken

SAP S/4HANA Transitions haben das Potenzial, Unternehmen zu optimieren und bisher unbekannte Chancen zu ermöglichen. Neben den neuen SAP-Technologien liegt der Schlüssel zum Erfolg in optimierten und durchgängigen Geschäftsprozessen, konsistenten Stammdaten und dem konsequenten Change Management.

Aber auch die strategische Planung mittels einer stringenten Roadmap und einem anschaulichen Business Case sind erfolgsentscheidend für das ERP-Projekt. Allem voran sollte jedoch die Bereitschaft im Unternehmen und bei den Mitarbeitern vorhanden sein, Bestehendes zu hinterfragen und digital neu zu denken.

Dieser Beitrag erschien zuerst bei dhf Intralogistik.