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Dauerbrenner Stammdaten – Mit strategischem Stammdatenmanagement zum SAP S/4HANA-Umstieg

Stammdatenprojekte zählen zur wichtigen Vorbereitung auf SAP S/4HANA-Transformationen. Je nachdem welche Strategie die Unternehmen beim S/4HANA-Umstieg verfolgen, ist die Umstellung bestimmter Stammdatenobjekte, wie dem SAP-Geschäftspartner, für die Nutzung von S/4HANA sogar Voraussetzung. Dieses Interview gewährt nützliche Einblicke.

Anwenderunternehmen nutzen diese Chance, ihre Stammdatenprozesse auf neue und digitale Beine zu stellen. Zudem sind hochwertige Stammdaten die Basis für automatisierte Prozesse und die erfolgreiche Digitalisierung von Unternehmen.

Wir fragten Raphael Zundel (Head of Specialized Sales | FIS Informationssysteme und Consulting GmbH) wo die größten Herausforderungen bei den SAP-Stammdaten liegen, wenn man an den S/4HANA-Umstieg denkt, was typische Maßnahmen sind und welche Rolle spezielle Tools in diesem Kontext spielen können.

Herr Zundel, wo liegen die Herausforderungen beim SAP-Stammdatenmanagement und wo haben Ihre Kunden den größten Bedarf zur Verbesserung?

Stammdaten bilden die Grundlage für digitale und automatisierte Prozesse. Umso wichtiger ist es, dass die unternehmensweiten Daten vollständig und fehlerfrei sind. Die Herausforderungen im SAP-Stammdatenmanagement sind komplex und vielfältig: Dubletten, fehlerhafte und veraltete Stammdaten kennt wohl jeder.

Die größte Herausforderung besteht jedoch in der Regel darin, Prozesse und Verantwortlichkeiten digital abzubilden, um eine hohe Stammdatenqualität zu schaffen – und das langfristig und nachhaltig. Die meisten Unternehmen haben bereits erkannt, dass Handlungsbedarf in Bezug auf das Stammdatenmanagement besteht, sind oftmals jedoch noch gar nicht so weit, um digitale Stammdatenprozesse zu etablieren.

Hier muss zunächst das Bewusstsein für die Notwendigkeit einer hohen Datenqualität im Unternehmen geschaffen werden. Denn nur mit einer unternehmensweiten Stammdatenmanagementstrategie lässt sich eine nachhaltig hohe Stammdatenqualität erreichen. Unternehmen sollten hierzu systemtechnisch denken und nachvollziehbare Stammdatenprozesse und Workflows etablieren.

Gehört die Untersuchung der Stammdatenprozesse zur Vorbereitung eines jeden SAP S/4HANA-Projekts, das Sie begleiten?

Kurz gesprochen – Ja! Egal, ob bei einer Neueinführung oder Transition – Bei der Datenmigration auf der grünen Wiese nach SAP S/4HANA werden die Stammdaten aus dem Altsystem exportiert und in das neue System übernommen. Gerade bei einem IT-Projekt macht es im Rahmen der technischen Migration Sinn, Daten im Vorfeld zu konsolidieren und zu harmonisieren.

Denn statt ihre Altlasten ins neue System zu übernehmen, sollten Unternehmen die Chance nutzen, ihre Datenqualität nachhaltig zu optimieren und Geschäftsprozesse zu verschlanken. So können Unternehmen im Zuge der Datenmigration mit einer korrekten, vollständigen und redundanzfreien Datenbasis in SAP S/4HANA starten.

Ich empfehle immer bereits so früh wie möglich mit der Analyse der Stammdatenprozesse und Datenbereinigung zu beginnen. Das bringt viele Vorteile mit sich und zahlt sich immer aus – insbesondere dann, wenn die Strategie auf S/4HANA mit dem bestehenden System angestrebt wird.

Was sind dann typische Maßnahmen, falls Sie Nachholbedarf feststellen? Kommen immer Tools zum Einsatz?

In unseren Kundenprojekten hat es sich bewährt, mit einem gemeinsamen Workshop zu starten. So kann sich der Kunde ein Bild über die Qualität und Quantität seiner Daten machen. Wir führen eine allumfassende Datenqualitätsanalyse durch, um Fehler zu analysieren und ihren Ursprung zu identifizieren.

Ganze Prozesse müssen regelrecht auf den Prüfstand gestellt werden. Je nach Kundenbedürfnis können anschließend unterschiedliche Wege eingeschlagen werden. An der Stelle ist ganz wesentlich der Kunde selbst gefordert. Denn das Wissen zu den Daten liegt beim Endanwender.

Erst im zweiten Schritt geht es um die passende Software. Hierbei muss nicht immer zwingend ein Tool zum Einsatz kommen. Stammdaten lassen sich auch manuell bereinigen und pflegen. Dies ist jedoch mit einem hohen Administrationsaufwand verbunden und fehleranfällig. Es bietet sich aber besonders bei einem hohen Datenvolumen an, ein Tool einzusetzen.

Stammdatentools, wie unser FIS/mpm, unterstützen bei der Migration und sorgen für konsistente Stammdaten sowie höchste Datenqualität – vom automatisierten Datenabgleich mithilfe von Machine Learning und Dublettenprüfung über die Datenbereinigung bis hin zu Customer Vendor Integration.

So wird der manuelle Aufwand beim Datenabgleich auf ein Minimum reduziert. Endanwender bekommen mit FIS/mpm ein Tool an die Hand, mit dem sie effizient und ohne fundierte IT-Kenntnisse die unternehmensweiten SAP-Stammdaten einfach nachbearbeiten können. Das entlastet die MitarbeiterInnen und verbessert nachhaltig die Stammdatenqualität.

Unsere Umfrage in der SAP-Community hat ergeben, dass es neben einem guten Datenfundament und Tools bei vielen Unternehmen auch an Governance und besonders an Datenverständnis und der Datenkultur im Unternehmen hapert. Was empfehlen Sie diesen Unternehmen?

Der Technologiewandel und die Digitalisierung schreiten rasant voran, sodass für Unternehmen heute kaum eine andere Wahl besteht, als in eine verlässliche Datenbasis zu investieren. Vollständige, korrekte und redundanzfreie Stammdaten bilden die Grundlage nahezu aller Geschäftsprozesse.

Ist kein Datenverständnis im Unternehmen vorhanden, sind Stammdatenprojekte zum Scheitern verurteilt. Unternehmen sollten sich unbedingt Gedanken machen, wie sie eine entsprechende Datenkultur im Unternehmen etablieren und verankern. Nur wenn beispielsweise Daten einheitlich und diszipliniert verwaltet werden und die Verantwortlichkeiten klar geregelt werden, sind Unternehmen in der Lage künftige Herausforderungen zu lösen.

Abschließend: Was wird 2022 das dominierende Thema in der SAP-Community?

Master Data Management wird ein Trend-Thema werden, da massiver Nachholbedarf bei vielen Unternehmen besteht. Jedoch wird es nicht das eine dominierende Thema geben – der Blumenstrauß wird bunter.

Die IT-Landschaften werden komplexer, gleichzeitig gewinnen hybride Infrastrukturen zunehmend an Bedeutung. Cloud- und On-Premises-Systeme müssen in der Architektur berücksichtigt werden. Hier entstehen vollkommen neue Herausforderungen beim Handling von Stammdaten. Gigantische Datenmengen müssen über verschiedenste Systeme hinweg synchronisiert werden. Eine Stammdatenstrategie wird umso wichtiger.

Der Umstieg auf SAP S/4HANA wird uns nach wie vor als zentrales Thema begleiten. Bei vielen SAP-Anwenderunternehmen steht die Einführung von S/4HANA noch auf der Agenda.

Auch Themenbereiche wie Process Mining, die Analyse von Prozessen und Daten, um weitere Optimierungspotenziale zu identifizieren, werden eine übergeordnete Rolle spielen. Stichwort „Signavio“. Hier können wir mit unserer Stammdatenlösung ansetzen. Das neue Jahr bringt also ausreichend spannende Themen für die SAP-Community mit sich!

Vielen Dank für das Gespräch.

Die Fragen stellte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.

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