Das Ziel beim Kopieren von Daten zu Testzwecken ist es grundsätzlich, möglichst genaue Kopien der ursprünglichen Daten zu erzeugen. Im besten Fall sollte zur Generierung von Testdaten eine 100 % originalgetreue Kopie erzeugt werden.
Um jedoch auch die Datenschutzrichtlinien einzuhalten, ist es wichtig, eine Anonymisierung beziehungsweise Pseudonymisierung der Stamm- und Bewegungsdaten vorzunehmen.
Warum sprechen wir beim Kopieren von Daten auch von „Klonen“ oder „Clone“?
Einige Werkzeuge nutzen für den Kopiervorgang den Begriff „Klonen“, weshalb dieser bei vielen Unternehmen in den gewöhnlichen Sprachgebrauch aufgenommen wurde. Somit wird häufig auch vom Klonen von Personaldaten, Klonprogramm oder Clone gesprochen.
Warum klonen Anwender überhaupt Daten in die vorgelagerten Systeme?
Hierfür schauen wir uns einmal den Aufbau eines klassischen HCM-Systems an:
Alle erforderlichen Daten sind zunächst nur im Produktivsystem vorhanden. Diese werden aber, insbesondere für Entwicklungen und Tests auch in den vorgelagerten Systemen benötigt. Dabei gilt es, die bei Entwicklungen vorgenommenen Anpassungen möglichst schnell anhand aktueller Testszenarien, zum Beispiel auf unberücksichtigte Nebenwirkungen, zu überprüfen.
Wenn für den Aufbau von Testdaten-Beständen in den vorgelagerten Systemen kein zusätzliches Werkzeug genutzt wird, kann dies auch über eine sogenannte Mandantenkopie erfolgen. Da dieser Prozess recht aufwendig ist, wird eine Mandantenkopie in der Regel aber nicht häufiger als einmal im Jahr durchgeführt und ist deshalb für das Testen mit aktuellen Daten nicht geeignet.
Um den SAP-Standard bestmöglich zu erweitern und stets mit aktuellen Testdaten arbeiten zu können, stellt der Einsatz einer SAP-Optimierung zum Kopieren die beste Lösung für SAP HCM-Anwender dar.
Für jedes SAP HCM-System sollte ein solches Werkzeug zum Kopieren beziehungsweise Klonen eingesetzt werden. Bei Kopiertools beziehungsweise Klonprogrammen gibt es verschiedene Lösungsansätze:
- Die einfachste Form ist eine Beraterlösung, also ein Programm, welches Daten transferiert. Dabei wird jedoch der Sicherheitsaspekt häufig vernachlässigt und auch die Vollständigkeit der Daten ist nicht immer gewährleistet.
- Eine weitere Möglichkeit ist ein Programm, welches anhand bestimmter Qualitätsrichtlinien entwickelt wurde und durch regelmäßige Wartung durch den Hersteller aktuell gehalten wird. Hier sprechen wir bereits von einer Optimierung zum Kopieren beziehungsweise Klonen.
- Die nächste Stufe einer Lösung zum Klonen oder Kopieren ist ein Werkzeug, welches sich leicht an die eigenen Wünsche anpassen lässt, aber auch Einstellungsmöglichkeiten über die reine Kopierfunktion (Klonen) hinaus bietet. Ein Beispiel hierfür ist das Thema Anonymisierung.
- Bei der letzten und leistungsfähigsten Stufe sprechen wir von einer Optimierung für SAP HCM, welche über das reine Klonen beziehungsweise Kopieren hinaus auch die Arbeit mit den kopierten Daten unterstützt. Es handelt sich dann um ein umfangreiches Kopier- und Vergleichstool, welches den Testprozess teilweise automatisieren und dadurch noch weiter optimieren kann.
Doch für wen ist welches Werkzeug zum Kopieren beziehungsweise Klonen das Richtige?
Allgemein lässt sich sagen, dass bei kleineren Unternehmen auch eine Beraterlösung ausreichend ist. Gerade dann, wenn wenig Anpassungsaufwand benötigt wird und der Testbedarf gering ist. In allen anderen Fällen sollte ein Werkzeug eingesetzt werden, das regemäßig gewartet und damit aktuell gehalten wird.
Vor allem bei internationalen Unternehmen, mit hohem Änderungsdruck, ist es umso wichtiger, eines der umfassenderen Tools einzusetzen. So können neben dem Klonen beziehungsweise Kopieren auch Vergleiche softwaregestützt durchgeführt werden.
Wenn keine dieser Klon-Lösungen oder besser Kopiertools eingesetzt wird, sind die Testprozesse häufig sehr aufwendig und werden deshalb oft vernachlässigt. Der Einführungsaufwand eines Tools hingegen ist — vor allem im Verhältnis zum Nutzen — sehr gering.
Den digitalen Wandel jetzt nutzen
Unternehmen stehen im HR-Umfeld vor verschiedenen Herausforderungen, wie der Zwang zur Digitalisierung oder auch ad hoc Anpassungen. Zuletzt zeigte sich dies zum Beispiel durch die kurzfristige Einführung der Kurzarbeit, welche nicht vorhersehbar war.
Aber auch längerfristige Anforderungen, wie die Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung, oder gesellschaftliche und gesetzliche Veränderungen, zwingen Unternehmen sich ständig weiterzuentwickeln. Deshalb ist es heutzutage besonders wichtig, dass HR-Prozesse und Vorgehensweisen regelmäßig überprüft, optimiert und digitalisiert werden.
Mit SAP HCM setzen Unternehmen auf ein ausgereiftes und bewährtes HR-System, das sich aber durch Optimierungen durchaus weiter verbessern lässt. Einige sind für die effiziente Arbeit in SAP HCM fast unumgänglich.
Dazu gehört eine Lösung zum Klonen beziehungsweise Kopieren von Mitarbeiterdaten, besser noch ein Kopier- und Vergleichstool. Zusätzlich ist es wichtig, die vorhandenen Prozesse im Unternehmen fortlaufend zu prüfen: „Reichen unsere Qualitätsansprüche und werden diese überhaupt erfüllt?“, „Passen die Testszenarien noch?“, …
Besonders das Personalwesen unterliegt einem stetigen Wandel. Aus diesem Grund sollten sich die Human Resources mit passenden Werkzeugen ausstatten, um stets einfach und schnell reagieren zu können.
