Wir alle sind täglich mit kleinen oder großen Veränderungen konfrontiert. Mit Veränderungen erfolgreich sein? Das ist kein Hexenwerk. Mit der richtigen Einstellung und dem geeigneten Handwerkszeug gelingt der Change.
Gerade im IT-Umfeld haben Veränderungen einen enormen Impakt auf das Unternehmen und dessen Beschäftigte. Wir sehen dies täglich in den zahlreichen SAP S4/HANA-Transition Projekten unserer Kunden.
Stehen auch Sie oder Ihr Unternehmen vor großen Umbrüchen oder sehen Sie die Notwendigkeit wichtige Veränderungen anzugehen? Wenn ja, kennen auch Sie die vielen Unsicherheiten und Fragen, die sich Ihnen entgegenstellen. Wie heißt es in dem alten deutschen Sprichwort? „Große Veränderungen werfen ihre Schatten voraus.“
Sicherlich spüren Sie an gewissen Stellen auch schon die aufkommende Gegenwehr oder gar Ablehnung. Keine Sorge, damit sind Sie nicht allein. Das sind typische Reaktionen, die bei solch einschneidenden Projekten zu erwarten sind. Aber sind Sie unbesorgt. Change kann auch eine Chance sein!
Change Management – Was ist das?
Der Begriff Change Management, auch Veränderungsmanagement genannt, kommt aus dem Englischen von „to change“, also „verändern“. Ziel des Change Managements ist es, Prozesse, Strukturen und Verhaltensweisen grundlegend zu verändern.
Aber wer mag schon Veränderungen? – Neues, Unbekanntes, wieder Einarbeitungszeit, sich auf neue Prozesse einlassen und parallel das ganz normale Tagesgeschäft. Nein, dann lassen wir lieber alles wie es ist!
Menschen sind bequem und verlassen nur widerwillig die Komfortzone. Mitarbeiter als auch Führungskräfte halten am Bestehenden fest, solange es irgendwie geht. Die Folge ist, dass Veränderungen von Grund auf abgelehnt und gemieden werden.
Doch ist dieses Verhalten, auch wenn es jeder von uns kennt, zielführend? Nein. Denn wie heißt es so schön: „Wer rastet, der rostet.“ Veränderungen lassen sich nicht stoppen, aber sie lassen sich erfolgreich managen.
Aktuell steht bei vielen Unternehmen der Wechsel auf SAP S/4HANA an. Es handelt sich um ein komplexes Projekt mit unternehmensweiten Auswirkungen. An dieser Stelle kommt das Change Management ins Spiel. Mit einem geplanten und professionellen Vorgehen kann diese Herausforderung gemeistert werden und es ergeben sich neue Chancen für das Unternehmen.
Change Management in der Praxis
Viele Change-Projekte scheitern nicht aufgrund von Fehlern im Projektmanagement, sondern weil Betroffene nicht rechtzeitig und richtig eingebunden werden. Es entstehen Widerstände und das Vorhaben droht zu scheitern.
Ein Problem ist, dass menschliche, sinnorientierte und emotionale Faktoren wie Kultur, Werte, Motivation und Verhalten oft vergessen werden. Mitarbeiter, Stakeholder und Kunden müssen verstehen, warum Veränderungen notwendig sind, um zu kooperieren.
Ein häufiger Grund für das Scheitern von Projekten, ist die Unfähigkeit der Projektverantwortlichen, mit Widerständen umzugehen. Diese sind umso größer, je stärker sich die Neugestaltung auf den Alltag und das persönliche Wohlbefinden der Mitarbeiter auswirkt. Die Betroffenen beginnen den Change zu bekämpfen, da sie Angst vor negativen Auswirkungen auf die eigene Sicherheit, ihr soziales Umfeld, ihren Verantwortungsbereich oder ihre finanzielle Situation haben.
Im geringsten Fall entwickeln sie eine ablehnende Haltung, weil sie zu wenig Zeit haben, sich in angemessenem Maß mit dem Wandel auseinanderzusetzen und ihnen das Ziel der Veränderung nicht klar ist. Es kommt zu Lustlosigkeit, Wut, Abwesenheit oder sogar Sabotage. Derartige Reaktionen zeigen sich sowohl aktiv als auch passiv und müssen für ein erfolgreiches Change Management berücksichtigt werden.
Beim Kampf gegen die Abwehr und für den Projekterfolg nehmen Führungskräfte eine Hauptrolle ein. Sie müssen die Widerstände auflösen, indem Sie täglich mit gutem Beispiel vorangehen und die Bereitschaft zur Veränderung anregen. Eine Hauptaufgabe ist es, sensibel auf Sorgen und Ängste einzugehen und somit das Engagement der Betroffenen während des kompletten Prozesses zu sichern.
Wie erfolgreiches Change Management funktionieren kann, zeigt die folgende Erfolgsgeschichte.
Change als Chance: Change Management als Erfolgsfaktor in der S/4HANA Transition
Bei einem unserer Kunden stand die Greenfield-Einführung von SAP S/4HANA im Finance-Bereich an. Ziel war es, den gesamten Konzern in einem Zug umzustellen. Zu Beginn stand bereits fest, dass eine wirkungsvolle Projektorganisation ausschlaggebend für den Projekterfolg ist. Deshalb setzte der Einzelhändler bei diesem Vorhaben auf ein ausgereiftes Change Management als Erfolgsfaktor.
Für unseren Kunden war klar, dass es neben Vorarbeit auch Liebe zum Detail benötigt. Es genügt nicht lediglich alle Mitarbeiter mit den notwendigen Informationen zu versorgen. Vielmehr muss das Feuer und die Begeisterung am Projekt entfacht und am Leben erhalten werden.
Hierfür wurden am Anfang des Projekts alle Betroffenen durch eine Vision abgeholt. Im gleichen Schritt wurden bestehende Prozesse und Strukturen überdacht, um eine Basis für die Veränderung zu bilden.
Die wichtigsten Erfolgsfaktoren des Einzelhändlers waren,
- interdisziplinäre Teams, in denen IT und Fachbereich zusammengebracht wurde,
- absolute Transparenz,
- Offenheit für Ängste und Bedenken und
- eine ungebrochene Begeisterung und Teamspirit.
Unser Kunde schaffte eine Umgebung, in der man stolz war, Teil des Teams zu sein. Andere Mitarbeiter wurden motiviert und wollten dem Team angehören und mitarbeiten. Das Feuer und die Begeisterung für das S/4HANA-Transition Projekt war von Beginn bis Ende ungebremst.
Noch vor Projektstart wurden die Teammitglieder mit dem Herzen abgeholt, begeistert und „heiß“ auf die Veränderung gemacht. Aus Betroffenen wurden Beteiligte. Die Notwendigkeit war allen bewusst. Alle Mitarbeiter waren höchst engagiert und zogen an einem Strang.
Die Transformation war immer gegenwärtig und wurde ganz oben angesiedelt. Mit eigenem Projektnamen und Informationsstreams, die in einem eigens dafür gebauten Studio gedreht wurden, war es jedem möglich zu jeder Zeit den Status, die Fortschritte oder Schwierigkeiten mitzubekommen.
Fazit
Nur wer den Mitarbeitern die Ängste nimmt und von Beginn bis zum Ende die Begeisterung für den Wandel und den Nutzen der Veränderung für alle im Fokus behält, kann mit Change Management erfolgreich sein. Hier genügt es bei weitem nicht, die neue Strategie zu planen und öffentlich bekannt zu geben. Jeder Mitarbeiter muss sein Verhalten verändern, angepasste Aufgaben erfüllen und unter Umständen neue Werte verinnerlichen. Schlussendlich ist ein Change-Projekt erst dann erfolgreich, wenn dieses in der Unternehmenskultur fest verankert ist.
