ERP-Systeme im Handel: Was ist das und wann lohnt es sich?

Mit einem ERP-System können Unternehmen ihre Prozesse und Daten in einem System konsolidieren und damit Betriebsprozesse für alle relevanten Abteilungen steuern und automatisieren. Was genau ein SAP ERP-System im Handel leistet und ab wann sich eine Einführung lohnt, wird im folgenden Beitrag betrachtet.

Der Wert von Daten nimmt im heutigen Geschäftsumfeld immer mehr zu. Darum wollen Unternehmen ihre Daten nutzbar machen.

Gleichzeitig spüren Firmen den Druck, ihre Prozesse zu beschleunigen. Software-Lösungen, insbesondere ERP-Systeme wie SAP S/4HANA, können Unternehmen dabei helfen, diese Ziele zu erreichen und sich dabei gleichzeitig fit zu machen für die Chancen der Digitalisierung.

Was ist ein ERP-System?

ERP-Systeme (von engl. Enterprise Resource Planning) unterstützen Unternehmen bei der Verwaltung von Geschäftsdaten und der Abwicklung von geschäftlichen Prozessen. Ein wesentliches Merkmal ist die Integration: Die ERP-Lösung konsolidiert das Datenmanagement und die Prozessabwicklung auf einem System. Die Software trägt somit dazu bei, Prozesse zu vereinfachen und zu standardisieren. Zersiedelte IT-Landschaften aus mehreren Systemen werden in einem System konsolidiert.

Was ist der Unterschied zwischen ERP und Warenwirtschaftssystem?

Fälschlicherweise werden die Begriffe ERP und Warenwirtschaftssystem häufig synonym verwendet. Jedoch bezieht sich die Warenwirtschaft vorrangig auf den Materialfluss im Unternehmen. Dies umfasst demnach Funktionen für die Bedarfsermittlung, Warenbeschaffung, Lagerverwaltung sowie den Vertrieb der Waren.

Die ERP-Software hingegen steuert sämtliche Ressourcen im Unternehmen, inklusive der Mitarbeiter und des Kapitals. Demnach enthält ein ERP-System – zusätzlich zu den Funktionen des Warenwirtschaftssystems – erweiterte Funktionen für die Produktion, das Kundenbeziehungsmanagement, das Personalwesen sowie Finanzwesen und Controlling.

Wie funktionieren ERP-Systeme?

Moderne ERP-Lösungen sind in der Regel in mehrere Module oder Bereiche untergliedert. Die Module sind miteinander vernetzt und decken jeweils einen speziellen Geschäftsbereich ab. Dabei greifen alle Anwendungsmodule auf dieselbe Datenbank zu, um so konsistente Daten zu gewährleisten. Im Allgemeinen unterstützen ERP-Systeme, wie beispielsweise das moderne ERP-System SAP S/4HANA, unter anderem bei folgenden Unternehmensprozessen:

  • Rechnungswesen
    Der Finanzbereich ist für nahezu jedes Unternehmen wichtig, denn er gibt Auskunft über den aktuellen Stand des Kapitals. Zu den wichtigsten Funktionen des SAP ERP-Systems gehören in diesem Zusammenhang die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung und die Verwaltung des Hauptbuchs. Zudem erstellt und speichert das ERP-Finanzmodul wichtige Informationen wie Bilanzen, Zahlungsbelege und Steuererklärungen und kann diese bei Bedarf auch direkt elektronisch an die Behörden übermitteln. Papierberge und Aktenschränke können somit Schritt für Schritt digitalisiert werden.
  • Einkauf und Beschaffung
    Das Einkaufsmodul unterstützt Unternehmen in der Beschaffung von Materialien, die zur Produktion oder zum Verkauf von Waren benötigt werden. Sämtliche Einkaufsprozesse von der Prognose über die Bestellung bis zur Lieferantenrechnung werden im SAP ERP-System digital abgebildet und dazugehörige Prozesse, wie zum Beispiel Zahlungsanordnungen, gesteuert. Auch Lieferantenverträge oder die Bestandsführung können systemseitig verwaltet werden.
  • Produktion
    Mit vielen ERP-Systemen können auch einfache Fertigungsprozesse abgebildet werden. Konstrukteure und Produktionsmitarbeiter erstellen passende Stücklisten im System, leiten daraus Materialbedarfe ab und planen die Fertigung mithilfe termingenauer Produktionspläne. Die hierfür benötigten Daten, wie Artikelnummern oder Bestellprognosen, befinden sich konsolidiert im ERP. Notwendige Beschaffungs- oder Lagerprozesse können direkt aus dem Modul heraus angestoßen werden.
  • Logistik und Supply Chain
    Das Logistikmodul verfolgt jeden Schritt der Warenbewegungen innerhalb des eigenen Lagers. Der Logistiker kann Ein- und Auslagerungen digital steuern und verbuchen und sieht so jederzeit, wo sich die Ware befindet. Darüber hinaus gibt die integrierte SAP-Bestandsführung verlässlich Auskunft über den vorhandenen Lagerbestand eines Artikels. So werden Kundenaufträge zuverlässig und zeitnah bedient.
  • Verkauf und Vertrieb
    Das SAP ERP-Modul für Verkauf und Vertrieb unterstützt Mitarbeiter in der Abwicklung und Verfolgung von Kundenaufträgen – von der Angebotserfassung bis zur Auslieferung. Die nahtlose Verbindung von Sales und Distribution garantiert ein einzigartiges Einkaufserlebnis und kurze Lieferzeiten. So werden Kunden entlang der gesamten Customer Journey optimal begleitet und langfristig an das Unternehmen gebunden.
  • Personalwesen
    Essenziell für Unternehmen ist auch die Verwaltung der Mitarbeiterdaten, insbesondere der Arbeitszeiten und Mitarbeiterstammdaten. Auch die Gehaltsabrechnung kann mit dem SAP HR-Modul digitalisiert werden. Die entsprechenden Zahlungen werden über das Finanzmodul abgewickelt. Somit werden mit dem ERP-System die Personalressourcen ideal gesteuert und verwaltet.
  • Weitere Module
    Neben diesen Hauptmodulen bieten viele ERP-Systeme Zusatzmodule an, die weitere Funktionsbereiche abdecken – wie etwa das in SAP S/4HANA integrierte Qualitätsmanagement oder Geschäftsbereichslösungen für Forschung und Entwicklung, Anlagenmanagement oder Kundenservice-Management. Je nach Geschäftsmodell können Unternehmen die entsprechenden Bereiche hinzukaufen, die für die Ausübung ihrer Geschäftstätigkeiten unverzichtbar sind.

Mit dem ERP-System können somit Basisfunktionen der Geschäftsbereiche eines Unternehmens digital abgewickelt werden. Die ERP-Standardmodule beinhalten jedoch häufig nur einfache Grundfunktionen für die jeweiligen Geschäftsbereiche. Je nach Branche ist es daher gegebenenfalls notwendig, diese Basismodule um weiterführende Software-Lösungen zu ergänzen.

Ein Beispiel aus dem Handel: Bei einem Händler finden täglich üblicherweise mehrere hunderte bis tausende Warenbewegungen statt. Um all die anfallenden Lagerprozesse effizient zu steuern und zu automatisieren, sind die ERP-Standardfunktionen häufig nicht ausreichend. In der Regel sind daher erweiterte Geschäftsbereichslösungen oder zum Beispiel ein separates Lagerverwaltungssystem nötig.

Abb.: Abwicklung der Geschäftsbereiche mit einem ERP-System

Wann macht ein ERP-System im Handel Sinn?

ERP-Systeme bringen grundsätzlich Vorteile für alle Handelsunternehmen, da sie dabei helfen, den Überblick über Daten und Transaktionen zu wahren sowie manuelle Arbeitsschritte zu automatisieren. Bei handelsspezifischen Geschäftsmodellen mit folgenden Merkmalen ist der Einsatz einer SAP ERP-Software jedoch unumgänglich:

  • Großes Produktsortiment
    Bei hunderttausenden oder gar Millionen von Artikeln, wie es etwa im Handel beziehungsweise Großhandel üblich ist, kann ein SAP ERP die Artikelverwaltung drastisch vereinfachen. Fehlerquellen in der Bearbeitung von großen Datenmengen, etwa im Zuge von Preisaktualisierungen, werden durch automatisierte Prozesse eliminiert. Ferner wird durch die zentrale Datenhaltung sichergestellt, dass alle betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter stets mit denselben Daten arbeiten.
  • Viele Transaktionen
    SAP ERP-Systeme sind nicht nur auf die sichere und schnelle Verarbeitung großer Auftragsmengen optimiert. Sie bieten durch ihr integriertes Berichtswesen mit visuellen Dashboards auch ein hohes Maß an Transparenz über Kundenaufträge und Bestellungen, einschließlich der zugrunde liegenden Logistik. So behalten Mitarbeiter stets den Überblick und können bei Engpässen oder sonstigen Problemen rechtzeitig intervenieren.
  • Liefertreue maßgebend
    Der moderne Kunde erwartet eine schnelle und vor allem pünktliche Lieferung seiner Bestellung. Mit einer SAP ERP-Software, in der alle Prozesse vereint sind, kann die logistische Kette vom Einkauf bis zum Versand nachvollzogen und gesteuert werden. Mithilfe des SAP-Systems kann der Servicemitarbeiter dem Kunden frühzeitig verlässliche Liefertermine nennen. Durch die elektronische Anbindung wird zudem beispielsweise der Versand mit Paketdienstleistern, wie DHL oder DPD, weitestgehend automatisiert – inklusive Sendungsverfolgung.
  • Externe Plattformen, Shop-Systeme oder Geschäftspartner anbinden
    Der Einsatz eines ERP-Systems ist eine Grundvoraussetzung, wenn es um die elektronische Anbindung von Online-Marktplätzen oder Partnern geht.

    ERP-Systeme können für die elektronische Beschaffung zum Beispiel an Online-Plattformen wie Mercateo oder Amazon Business angebunden werden. Auch die direkte Bestellanbindung an Lieferanten über EDI (auch VMI oder Vendor Managed Inventory genannt) lässt sich damit umsetzen. So können die Mitarbeiter einfacher oder gar automatisiert Ware nachbestellen.

    Auch der Verkaufsbereich kann mit einem SAP-System an Onlineshops oder Online-Marktplätze angebunden werden. Die Kunden- und Artikeldaten werden dabei direkt aus dem ERP an das Onlineshop-System übertragen oder mit dem Online-Marktplatz ausgetauscht. Dadurch sind alle Daten, wie Preise oder Artikelbeschreibungen, in den verschiedenen Systemen stets aktuell und konsistent. Ein reibungsloser Verkauf der Ware über die Onlinekanäle ist so gesichert.
  • Neue, digitale Services anbieten
    Immer mehr Unternehmen möchten ihren Kunden digitale Mehrwertdienste anbieten, um ihr Leistungsangebot auszubauen und die Kundenbindung zu erhöhen. Beispiele für solche Dienste sind Online-Portale mit Zugriff auf die Bestellhistorie und Rechnungsbelege oder Apps zur Ersatzteilbestellung. Der Aufbau solcher Services ist wesentlich einfacher, wenn bereits ein SAP ERP-System im Einsatz ist, in dem alle geschäftlichen Stamm- und Transaktionsdaten vereint sind. Mit diesem Zusatzangebot können Unternehmen ihre Kunden längerfristig an sich binden und sich gegenüber Mitbewerbern abgrenzen.

Fazit: Eine Investition, die sich lohnt

Die Einführung eines ERP-Systems ist natürlich mit Aufwand verbunden und erfordert Investitionen in Software, Infrastruktur und Mitarbeiterschulungen. Doch der Einsatz lohnt sich für Unternehmen aller Branchen und Größen und amortisiert sich bereits nach wenigen Jahren.

Insbesondere bei einem großen, dynamischen Artikelsortiment und einem hohen Transaktionsvolumen sind IT-Lösungen rund um ERP und Warenwirtschaft ratsam. In solchen Fällen werden mithilfe der Software-Unterstützung die Geschäftsprozesse vereinfacht und dank der konsistenten Datenbasis zuverlässiger gestaltet, sodass Mitarbeiter entlastet und Kunden besser bedient werden können.

Langfristig sind Unternehmen mit einem SAP ERP-System daher wettbewerbsfähiger und schaffen die Voraussetzung für die weitere Digitalisierung ihrer Prozesse.