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H4S4, HXM, SF Next Generation – Auch für die öffentliche Verwaltung relevant

Seit SAP vor mehr als zehn Jahren SuccessFactors übernommen hat, wird vorrangig die "Cloud-First-Strategie" gefahren. Das bedeutet, dass neue Entwicklungen primär in den Cloud-Anwendungen stattfinden. Ursprünglich wurde das Ziel verfolgt, alle Kunden bis 2025 in die Cloud zu bringen. Im Beitrag erfahren Sie, warum dies nicht umzusetzen war.

Nach Intervention der Kunden, insbesondere aus dem Bereich der öffentlichen Verwaltung und durch Unterstützung der DSAG, wurde diese Strategie von SAP in den letzten Jahren angepasst.

Nicht zuletzt deswegen, da Gesetze und Verordnungen den Einsatz von cloudbasierten Systemen im öffentlichen Bereich teilweise verbieten.

Welche Strategie wird nun also verfolgt?

Mit der neuen H4S4-Landschaft bietet SAP bis 2040 zukunftssicher ein On-Premises HCM-System auf Basis einer HANA-Datenbank.

Der Übergang in die Cloud bleibt weiterhin das primäre Ziel von SAP. Von der klassischen On-Premises-Systemlandschaft (siehe unterer Bereich der Abbildung) soll es entweder direkt oder über eine Übergangslösung (hybride Strategie) in die Full HXM Cloud gehen.

Abb.: Zeitlicher Übergang der Phasen von On-Premises zur Cloud

Doch was bedeutet HXM? HXM steht für Human Experience Management. Gegenüber dem Human Capital Management (HCM) stellt HXM die Mitarbeitenden sowie deren Bedürfnisse und Emotionen in den Fokus. Im Rahmen des Human Experience Managements wird für Mitarbeitende über die gesamte Laufbahn im Unternehmen hinweg ein individuelles, positives und überzeugendes Arbeitsumfeld und somit ein umfassendes Mitarbeitererlebnis (Employee Experience) geschaffen.

Für die Bereiche Entgeltabrechnung und Zeitauswertung sind bei SAP bereits cloudbasierte Neuentwicklungen in Arbeit. Inwieweit die Next Generation Payroll sowie SuccessFactors Time Tracking an ihre Vorbilder aus dem On-Premises-Bereich heranreichen beziehungsweise sogar bessere Funktionalitäten bieten, kann man zum heutigen Zeitpunkt noch nicht abschließend beurteilen.

Was ist für die öffentliche Verwaltung wichtig?

Klares und wichtiges Commitment von SAP: Die On-Premises-Personalverwaltungssysteme bleiben bis 2040 weiterhin verfügbar und werden gewartet.

Das heißt nicht, dass bis dahin keine Schritte in Richtung Cloud gegangen werden sollten. Denn auch in der öffentlichen Verwaltung gibt es zahlreiche positive Effekte, wenn cloudbasierte Systeme – wie die Bewerberverwaltung, Onboarding und Recruiting Marketing – eingesetzt werden.

Dazu gehört zum Beispiel, dass sich ein Bewerber jederzeit selbst über den aktuellen Stand seiner Bewerbung informieren kann. Die Massenverarbeitung per E-Mail (wie Bestätigungsschreiben oder Einladungen) führt auch zu einer Erleichterung im Bewerbungsprozess.

Entscheidend ist jedoch, dass die Kernprozesse bis ins Jahr 2040 gesichert sind. Hierzu zählen zum Beispiel die Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft. Es ist aber trotzdem wichtig, sich bereits jetzt Gedanken zu machen, wie die Systeme der öffentlichen Verwaltung in den nächsten Jahrzehnten reibungslos und sicher weiter genutzt werden können. Auch in Richtung einer hybriden Strategie.

Abb.: SAP HCM On-Premises versus SAP SF HXM Cloud

So gilt es zunächst zu prüfen, in welchen Bereichen die Nutzung von Cloud-Lösungen durch Gesetze und Verordnungen verboten sind und wo die Chancen bereits jetzt genutzt werden können.

Fazit: Was heute schon getan werden kann

Unter der Voraussetzung, dass die Kernfunktionalitäten wie Entgeltabrechnung oder Zeitwirtschaft mindestens weitere 18 Jahre On-Premises genutzt werden können, sollten diese entsprechend nachvollziehbar, revisions- und zukunftssicher auf den aktuellen Stand gebracht werden.

Es ist wichtig, auch die Möglichkeiten von SAP-Optimierungen zu prüfen, die dabei unterstützen können. Beispiele hierfür können eine digitale Personalakte oder aber Werkzeuge – wie die Visualisierung von Organigrammen, ein Kopier- und Vergleichstool oder ein Versionierungstool für Abrechnung und Zeitwirtschaft – sein.

Darüber hinaus sollten Anwenderunternehmen prüfen, inwieweit Anwendungen aus der Cloud die Kernfunktionalitäten ergänzen können – insbesondere beim Talent Management. Für beide Bereiche bietet die DSAG vielfältige Informations- und Austauschmöglichkeiten.

Redaktionsteam
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