Von der Pflicht zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eAU ab Januar bis zum neuen Hinweisgeberschutzgesetz im Juni: Das Jahr 2023 brachte zahlreiche Neuerungen für Arbeitgeber mit sich.
Die Vorgaben des Gesetzgebers sind vielfältig, wodurch Anpassungen im Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht und Arbeitsrecht das ganze Jahr über nötig sind.
Zum Anfang eines neuen Jahrs jedoch fallen traditionell die meisten Änderungen an. Und die nächsten größeren Veränderungen zum Jahreswechsel 2023/24 werfen schon ihre Schatten voraus.
Die jährlichen Werte der Steuertabelle, Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung und die weiteren Änderungen werden von SAP im Jahreswechsel-Support Package ausgeliefert. Dieses muss nach der Dezemberabrechnung, aber noch vor der Januarabrechnung des neuen Jahrs eingespielt werden.
Rechtsänderungen leiten das neue Jahr ein
Für den Start ins Jahr 2024 sind unter anderem eine neue Beitragsgestaltung in der Pflegeversicherung und neue Ansätze bei der Besteuerung von Firmenwagen angekündigt. Hinzu kommen wie in jedem Jahr allgemeine steuerrechtliche Änderungen, neue Grenzwerte in der Sozialversicherung und viele weitere Anpassungen, die in die HR-Software und die Lohn- und Gehaltsabrechnung übernommen werden müssen.
Da mit diesen Änderungen zum Jahreswechsel fest gerechnet werden kann, werden sie rechtzeitig in die HR Support Packages eingepflegt und spätestens Mitte Dezember den Kundenunternehmen zur Verfügung gestellt.
An dieser Stelle beginnt für einige Anwenderinnen und Anwender von SAP HCM die Herausforderung: Sind die Support Packages in das System eingespielt, muss anschließend geprüft und getestet werden, da sich infolge der Neuerungen auch Änderungen bei der Entgeltabrechnung und eventuell auch der Zeitauswertung ergeben.
Hilfreiche Tools für die Aktivitäten zum Jahreswechsel
Unterstützung hierbei bieten spezialisierte Werkzeuge, zum Beispiel die Tools der FIS/hrd-Produktfamilie. Sie erleichtern die tägliche Arbeit der Anwenderinnen und Anwender von SAP HCM und ermöglichen insbesondere beim Einspielen und Testen von Support Packages mehr Zuverlässigkeit, geringere Ausfallrisiken und eine erhebliche Zeitersparnis. Die zentralen Vorteile sind:
- Erhöhte Geschwindigkeit beim Einspielen und Prüfen der Support Packages. Die übliche Vorgehensweise beim Testen ohne Tools ist es, Entgeltnachweise auszudrucken und diese mit den Ergebnissen nach den Neuerungen manuell zu vergleichen. Bewährte Werkzeuge wie das FIS/hrd können entsprechende Auswertungen automatisiert als Massentests für größere Personengruppen abwickeln. Notwendige Analysen lassen sich so detaillierter durchführen und Anpassungen entsprechend schneller vornehmen.
- Gesteigerte Qualität und Zuverlässigkeit, da mithilfe eines spezialisierten Werkzeugs direkt ersichtlich wird, an welcher Stelle Änderungen vorgenommen wurden und wo entgegengesteuert werden muss. Anders sieht es bei der Durchführung ohne Tool-Unterstützung aus. Denn manche Anpassungen lassen sich im System nicht erkennen, da sie auf dem Entgeltnachweis nicht auftauchen.
- Mehr Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit: Aktuelle Fälle können mithilfe eines Tools realitätsnah einfach aus dem Produktivsystem in das Entwicklungssystem übertragen und dort zu Testzwecken verwendet werden. Die Durchführung von Massentests und die Anonymisierung zu Beispiel aus Datenschutzgründen ist ebenfalls möglich. Darüber hinaus lässt sich das Abmischen des geänderten Customizings in das System erheblich vereinfachen. Das alles trägt zu einer transparenten Dokumentation direkt im HCM-System bei und verleiht den Anwendern mehr Sicherheit.
- Weniger Zeitdruck durch einen schnelleren Abgleich der HCM Support Packages, von Entwicklungsständen und Systemdifferenzen. Im Dezember wird es oftmals zeitlich knapp, da die Anpassungen bis Januar des neuen Jahrs umgesetzt sein müssen. Die Tools ermöglichen schnellere Tests und tragen gleichzeitig dazu bei, dass nichts übersehen wird.
- Einfachere Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, da die bereits vorgenommenen Anpassungen gut nachvollzogen werden können. Die Thematik wird für die neuen Kolleginnen und Kollegen schneller verständlich und sie können frühzeitig produktiv mitarbeiten.
Ein weiterer großer Pluspunkt ist, dass durch den Einsatz von Werkzeugen bereits im Rahmen der Jahreswechsel-Aktivitäten eine gute Grundlage für die Zukunft geschaffen werden kann: Während der aktuellen Jahreswechsel-Tätigkeiten haben sie die Möglichkeit, einen klaren Ablaufplan zu definieren. Dieser kann in Zukunft zu jedem weiteren Jahreswechsel und bei unterjährigen Support Packages befolgt werden.
Das verleiht Sicherheit und es stellt sich eine gewisse Routine ein. Die Jahreswechsel-Arbeiten müssen nicht in jedem Jahr wieder völlig bei null begonnen werden. Das spart zudem erheblich viel Arbeitsaufwand. Die gewonnene Zeit können die Expertinnen und Experten nutzen, sich auf die wesentlichen Themen und Inhalte zu fokussieren.
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Praxisbeispiel: veränderten Programmablauf reibungslos umsetzen
Ein Beispiel aus der Praxis: Ändern sich beispielsweise die jährlichen Werte der Steuertabelle (Programmablaufplan), werden auch sozialversicherungsrechtliche Kenngrößen wie die Beiträge für die Kranken- und Rentenversicherung angepasst. Durch den Einsatz von FIS/hrd CCC können die Anwenderinnen und Anwender ausführliche Testabrechnungen durchführen. Auf diese Weise kann schnell überprüft werden, ob ausschließlich die relevanten Lohnarten betroffen sind und ob die Änderungen richtig umgesetzt wurden.
Ein relevantes Tool in diesem Kontext ist außerdem der FIS/hrd Schemen und Regeln-Analyzer (SRA). Er dient unter anderem der Unterstützung beim Abgleich und zeigt auf, welche Kundenobjekte geprüft werden müssen, wenn sich Änderungen im SAP-Standard ergeben. Er unterstützt bei der Analyse und Fehlerbehebung und ermöglicht es den Anwenderinnen und Anwendern, Sonderfälle leicht zu prüfen und zu testen. Durch Vorhalten der Stände im Customizing und begründeter Änderungen können Sie jederzeit ihre Anpassungen nachvollziehen.
Fazit: Lassen Sie sich beim Jahreswechsel unterstützen!
Die Umsetzung der gesetzlichen, sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Änderungen, die sich zu jedem Jahreswechsel ergeben, stellen viele Anwenderinnen und Anwender von SAP HCM vor Herausforderungen und lassen die Zeit vor den Weihnachtstagen häufig zu einer der stressigsten Phasen des Jahres werden. Das muss nicht sein, denn es gibt erprobte Hilfsmittel, die nicht nur den Zeitaufwand erheblich minimieren, sondern auch für eine bessere Ergebnisqualität sorgen.
Durch die Nutzung eines Tools erhalten die Anwenderinnen und Anwender ein Plus an Sicherheit und Zuverlässigkeit und haben gleichzeitig die Möglichkeit, vorausschauend die Jahreswechselaktivitäten der nächsten Jahre zu vereinfachen. So können Sie der ersten Personalabrechnung im neuen Jahr beruhigt entgegensehen und entspanntere Weihnachtsfeiertage genießen.
