Da stellt sich die Frage: Wie kommen die Rechnungsbelege an den Kunden? Ausdrucken und per Brief? Wohl doch lieber elektronisch und damit schneller, kostengünstiger, ökonomischer – und letztlich auch besser für den Kunden.
Denn dieser kann darauf aufbauend eine automatisierte Eingangsverarbeitung einrichten. In diesem Beitrag erläutern wir die technischen Hintergründe des elektronischen Rechnungsausgangs mit SAP.
Elektronische Rechnung im SAP ERP-System erzeugen
Aber eins nach dem andern. Wie erzeuge ich eine elektronische Rechnung aus dem SAP ERP-System?
Eine zentrale Rolle bei der Ausgabe von Belegen im SAP-System bildet die Nachrichtensteuerung. In dieser kann über die Konditionstechnik sehr flexibel gesteuert werden, unter welchen Bedingungen bestimmte Nachrichten gezogen werden.
Zu jeder Rechnung in einem SAP-System können verschiedene Nachrichten erzeugt werden. Hierzu zählen zum Beispiel die Druckausgabe oder die Erstellung eines PDF-Dokuments der Rechnung. Damit eine Rechnung als elektronischer Beleg aus dem SAP-System versendet wird, muss eine Nachricht mit dem Sendemedium „EDI“ (Electronic Data Interchange, sprich: elektronischer Datenaustausch) erstellt werden.
Um dies nicht manuell zu jeder Rechnung erledigen zu müssen, gibt es, wie erwähnt, die Nachrichtenfindung. Sie ist im SAP-System über die Transaktion „NACE“ erreichbar. Die Einstellungen, unter welchen Voraussetzungen welche Nachricht bei einer Rechnung automatisch angelegt wird, muss über die Applikation „V3“ – Fakturierung ausgewählt werden. Diese Voraussetzungen nennen sich Zugriffsfolgen und können beispielsweise folgende sein:
- Fakturaart
- Verkaufsorganisation und Fakturaart
- Verkaufsorganisation und Kunde und Fakturaart
Diese Zugriffsfolgen lassen sich auf die jeweiligen Bedürfnisse im Unternehmen anpassen. Die Frage nach dem Zeitpunkt der Nachricht, also zu welchem Ereignis die Nachricht in der Rechnung angelegt wird, konfiguriert man über die Schemata. Hier können individuelle oder auch im SAP-Standard vorformulierte Bedingungen verwendet werden, wie zum Beispiel „Faktura Freigabe Buchhaltung“.
Weiterhin wird eine „Destination“ – also eine Zieladresse, an welche die Daten versendet werden – benötigt. Diese wird in der Transaktion „SM59“ definiert. In einer speziellen Destination, der „http-Destination“, wird der Server mit den entsprechenden Zugangsdaten angegeben. Der logische Port bildet eine Abstraktionsschicht zur Destination und legt darüber hinaus den Content-Type für die Übermittlung der Daten fest.
Verwendet wird der logische Port in der für jeden Partner zu definierenden Partnervereinbarung (Transaktion „WE20“). Hier wird als Ausgangsparameter der Nachrichtentyp INVOIC, Basistyp INVOIC02 und der Port aus der Transaktion „WE21“ ausgewählt. Zusätzlich muss die Nachrichtensteuerung für die EDI-Nachricht auf den Vorgangscode SD09 gesetzt werden.
E-Invoicing im Rechnungsausgang: Stets den aktuellen Status im Blick
Wenn nun eine Nachricht mit dem Sendemedium „EDI“ gezogen und verarbeitet wird, passiert folgendes.
Für den konkreten Kunden wird über die Nachrichtensteuerung und die Partnervereinbarung der zugeordnete Vorgangscode SD09 ermittelt. Damit wird die Funktion, welche die Daten des Beleges in ein SAP IDoc überführt, gezogen. IDoc ist die Abkürzung für „Intermediate Document“, also Zwischenbeleg. Über den hinterlegten Port und über die konfigurierte Destination wird automatisch eine elektronische Rechnung auf die Reise geschickt. Zur Aufbereitung in spezielle E-Invoicing-Formate wie XRechnung, ZUGFeRD oder Fattura PA ist ein spezielles Tool notwendig.
Zur Überwachung bietet das SAP-System auf technischer Ebene mehrere Möglichkeiten, was mit den IDocs passiert. Ein Beispiel ist hier die Transaktion „BD87“. An dieser Stelle können die IDocs nach Richtung (Ausgang/Eingang) und Status überwacht werden. Ebenfalls lässt sich hier ein fehlerhaftes IDoc erneut verarbeiten. Die Transaktion „WLF_IDOC“ bietet ebenso vielfältige Optionen zur Überwachung.
Spezialisierte Lösungen zur Überwachung bieten auch der Fachabteilung die Möglichkeit zur Prüfung. Hier werden die elektronischen Rechnungen mit entsprechenden Informationen zu Inhalten und Status in einem übersichtlichen Cockpit angezeigt. Weiterhin kann sehr einfach erkannt werden, in welchem speziellen Rechnungsformat übertragen wurde. Beispiele hierfür sind XRechnung oder ZUGFeRD. Mit der richtigen Lösung behalten SAP-Anwender somit stets den aktuellen Status der automatisiert versendeten Rechnungen im Blick.
Schnell, sicher, komfortabel – Automatisierte Rechnungsstellung in SAP
Unternehmen profitieren von einer automatisierten Rechnungsstellung. Dies spart Zeit und Kosten und verhindert Fehler durch eine manuelle Rechnungsbearbeitung. Zudem bietet sich die Möglichkeit, dass der Kunde darauf aufbauend eine elektronische Eingangsverarbeitung einrichten kann.
Für SAP-Anwender lohnt es sich, auf eine integrierte Software-Lösung zurückzugreifen. Diese wählt automatisiert das zum Kunden passende Rechnungsformat und den Übertragungsweg, überwacht den Eingang der Zahlung und ermöglicht ein übersichtliches Monitoring der versendeten Rechnungen. So gelingt die Automatisierung im Rechnungsausgang schnell, sicher und komfortabel.
