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So wird Prozessmanagement zur runden Sache

Effizientes Prozessmanagement und Pizza-Backen haben tatsächlich mehr gemeinsam, als man denken könnte. Je intelligenter die Reihenfolge der einzelnen Prozess-Schritte ist, desto besser ist das Ergebnis. Mit SAP Signavio, der Process Transformation Suite von SAP, kann die Arbeit aller Mitarbeiter effizienter und erfolgreicher gestaltet werden.

Runde Sache: Prozessmanagement mit SAP Signavio

Ein Unternehmen ist nur so gut wie seine Prozesse – denn Silodenken, Insellösungen und Lücken in der Prozesskette verhindern einen effizienten und erfolgreichen Output.

Um auf das Pizzabeispiel zurückzukommen: Wird der Käse zum falschen Zeitpunkt aufgelegt oder fehlt, schmeckt die Pizza nicht. Das bedeutet: Je optimaler die Reihenfolge der einzelnen Schritte, desto besser ist der Prozess.

Mit SAP Signavio entsteht echte Prozess-Intelligenz. Mit der cloudbasierten Plattform lassen sich Prozesse im Unternehmen untersuchen. Lücken werden aufgedeckt und Verbesserungen angestoßen. Die so erfassten Prozesse können mit SAP Signavio visualisiert, automatisiert und gesteuert werden.

Effizient wird ein modernes Business Process Management (BPM) dabei durch die Reduzierung von zwei Zeitfaktoren:

Time to insight
Die Zeit, die man braucht, um zu relevanten Ergebnissen zu kommen.

Time to adapt
Die Zeit, die man braucht, um diese Ergebnisse in die Tat umzusetzen.

Aufbauend auf dieser Prämisse, umfasst die All-in-one-Suite Module mit verschiedenen Schwerpunkten. In der zentralen Basis – dem SAP Signavio Process Collaboration Hub – laufen alle Fäden für eine Prozessoptimierung über das gesamte Unternehmen hinweg zusammen.

Abb.: Produkte der SAP Signavio Business Process Transformation Suite (Quelle: SAP)

Vom Analysieren bis zum Automatisieren: Welche Leistungen deckt SAP Signavio ab?

Ob für Transformationsprojekte wie die SAP S/4HANA Transition, ERP-Umstellungen oder beim Weg in die Cloud – mit SAP Signavio können Process Owner die Prozesse in Echtzeit überwachen und schnell reagieren, wenn etwas nicht rund läuft. Den Weg zum Prozess-intelligenten Unternehmen begleiten folgende Produkte:

SAP Signavio Process Insights
Einsicht ist der erste Weg zur Besserung. Deshalb steht am Beginn jeder Prozessoptimierung die genaue Analyse der bestehenden Prozesse. Mit SAP Signavio Process Insights werden die Prozesse im Unternehmen in ihrer Breite daraufhin untersucht, wie schnell und effizient sie tatsächlich laufen. Dazu greift die Anwendung auf Best Practices der jeweiligen Peer Group zu, die von SAP erfasst und verarbeitet wurden. Anhand dieser Kennzahlen werden Optimierungspotenziale per Ampel-Kennzeichnung auf einen Blick angezeigt: Bei rot markierten Prozessen besteht dringender Handlungsbedarf. Mit zielgerichteten Handlungsempfehlungen (Recommendations) bietet SAP schnelle Lösungen an.

SAP Signavio Process Intelligence
Einen Deep Dive mitten hinein in die roten Prozesse – also in genau die Abläufe, bei denen der größte Handlungsbedarf besteht – bietet SAP Signavio Process Intelligence. Ausgewählte Prozesse werden im Detail analysiert, indem über eingebundene Schnittstellen Prozessdaten aus den Anwendungen des Unternehmens gesammelt und ausgewertet werden. Anhand der so gewonnenen Daten werden die Prozesse anschaulich in Diagrammen visualisiert, die auf einen Blick Schwachstellen des Prozesses offenbaren. Ein Vergleich von Prozess-Varianten ist ebenfalls möglich.

Ein Beispiel: Am Standort A beträgt die Dauer für den Beschaffungsprozess 20 Tage. Derselbe Prozess hat am Standort B eine Dauer von 25 Tagen. Diesen Unterschied zu erkennen ist die Basis. Nun gilt es, die Ursachen zu finden. Der Process Owner kann auf die betroffenen Fachbereiche zugehen und direkt mit den eingebundenen Mitarbeitern sprechen. So können die Ursachen für den Leistungsunterschied untersucht werden. Zum Beispiel, dass im betroffenen Bereich am Standort B Personal fehlt oder die Nutzung eines notwendigen Tools erneut geschult werden muss.

SAP Signavio Process Manager
Mit dieser Anwendung werden die Prozesse endgültig auf die Design-Ebene gebracht. Prozesse lassen sich intuitiv erstellen und mit Kollegen teilen. Das gilt auch für Prozesse, die nicht nur das ERP-System betreffen. Der SAP Signavio Process Manager ist das perfekte Tool, um jegliche Geschäftsprozesse zu dokumentieren, modellieren und simulieren – übersichtlich visualisiert in transparenten Prozesslandschaften, die für alle Beteiligten nachvollziehbar und anwendbar sind. Ein weiterer Pluspunkt: Für ERP-Prozesse hält der Process Manager Best Practices bereit, auf die Process Owner zurückgreifen und diese selbst erweitern können.

SAP Signavio Journey Modeler
Vom ersten Kontakt mit der Marke bis zum Kauf des Produkts durchlaufen potenzielle Kunden verschiedene Entscheidungsphasen, an denen sie mit der richtigen Ansprache bestärkt werden müssen. Der SAP Signavio Journey Modeler untersucht vorhandene Customer Journeys, verknüpft sie mit Prozessen, Metriken, Systemen, Rollen und zeigt Optimierungspotenziale auf. In Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen können so Journeys modelliert werden, die im besten Fall in den Kauf münden.

SAP Signavio Process Governance
Vom Modell zur Lösung: Mit SAP Signavio Process Governance werden aus Prozessmodellen standardisierte, skalierbare Workflows, die unternehmensweit zum Einsatz kommen können. Innerhalb des Moduls können unter anderem Verantwortlichkeiten festgelegt, Aufgaben koordiniert sowie Prozesse gesteuert und überwacht werden – immer mit dem Ziel, Risiken zu minimieren.

SAP Process Automation
Wenn innerhalb eines Prozesses sich wiederholende Tätigkeiten identifiziert werden, bietet es sich an, diese zu automatisieren. SAP Process Automation ermöglicht die Vereinfachung von Workflows und die Automatisierung von Aufgaben mit Hilfe von intuitiven Low-Code/No-Code-Funktionen. Via Drag & Drop können Formulare angelegt und Prozessabläufe erstellt werden, die dann automatisiert durchlaufen werden, ohne dass dafür Manpower eingesetzt werden muss.

Hier laufen alle Fäden zusammen: SAP Signavio Process Collaboration Hub

Für alle Prozesse gibt es einen Single Point of Truth: Im SAP Signavio Process Collaboration Hub wird das Prozesswissen der gesamten Organisation zentral zusammengeführt. Alle Mitarbeiter verfügen dadurch über das gleiche Prozess-Know-how, so dass Prozesse unternehmensweit über alle Bereiche und Standorte hinweg gestaltet werden können. Alle benötigten Informationen, Dokumente und Verantwortlichkeiten sind schnell ersichtlich – das macht die Zusammenarbeit transparent, einfach und effizient.

Fazit: Mit optimalen Abläufen zum Erfolg

„Das Problem zu erkennen, ist wichtiger, als die Lösung zu erkennen, denn die genaue Darstellung des Problems führt zur Lösung.“ Dass dieser Satz Albert Einsteins stimmt, zeigt SAP Signavio. Mit Hilfe der Process Transformation Suite von SAP können Prozesse analysiert, Schwachstellen identifiziert und neue Workflows modelliert werden.

Im cloudbasierten Tool laufen die Prozesse des gesamten Unternehmens zusammen, damit Wissenslücken und Datensilos der Vergangenheit angehören. Die übergreifende Zusammenarbeit führt zu verbesserten und ggf. automatisierten Prozessen, die den Ablauf beschleunigen und für zufriedene Kunden sowie Mitarbeiter sorgen. Denn wenn die verschiedenen Schritte ineinandergreifen, können die Prozesse reibungslos ablaufen, werden effizient und führen zu einem erfolgreichen Ergebnis – beim Backen der Pizza und im Unternehmen.

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