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Kundenzentrierung live erleben – hinter den Kulissen des FIS Forums

"Kundenzentrierung ist, mit Zeit und Aufmerksamkeit des Kunden optimal umzugehen. Das setzt voraus, dass man den Kunden kennenlernt und dann in einer Beziehung – in einem Life-Cycle – dieses Wissen über das ganze Unternehmen nutzt und die Beziehung aufbaut", sagt Hendrik van Laaten, Mitbegründer des FIS-Tochterunternehmens Medienwerft und Teilnehmer der Podiumsdiskussion.

FIS schenkt seinen Kunden bei hauseigenen Veranstaltungen die gesamte Aufmerksamkeit und sorgt neben der Vermittlung von Fachinhalten für gelebte Kundenzentrierung. Eines dieser etablierten Veranstaltungsformate ist das FIS Forum – eine Kombination aus Fachvorträgen, Workshops, Werksführungen und Zeit zum Netzwerken. In diesem Jahr gastierte das FIS Forum zur 8. Auflage bei der Kässbohrer Geländefahrzeug AG in Laupheim.

 

Als Mitglied des Eventmarketing-Teams bei FIS will ich Ihnen einen Blick hinter die Kulissen eines solchen Events – mit allen eventuellen Pannen und Pleiten – gewähren.

Dienstag, 26. März 2019

12:00 Uhr

Das Eventmarketing-Team von FIS trifft mit vollgepacktem Auto in der Veranstaltungslocation, dem Firmensitz der Kässbohrer Geländefahrzeug AG in Laupheim, ein. Zu Beginn gleich der erste Schock – eine von drei sonst im Kundencenter platzierten Pistenraupen ist bereits auf dem Weg auf eine Messe. Um die nun "unbespielte", weiße Auffahrrampe zu kaschieren, wurde beschlossen, das Buffet dort aufzubauen. Apropos Buffet: nach kurzer Stärkung in der Kantine beginnt der eigentliche Aufbau. Metaplanwände, Flipcharts, Moderationskoffer und Tische werden platziert – die Basis für erfolgreiche Design Thinking Workshops, aber dazu später mehr.

Um für den Input des Tages bestens vorbereitet zu sein, erhalten alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer ein Notizbuch, einen Kugelschreiber und die Agenda auf dem Sitzplatz – natürlich im Corporate Design von FIS.

 

15:00 Uhr

Die Veranstaltungstechnik wird geliefert. Vorträge und im speziellen die Podiumsdiskussion – ein erstmalig getestetes Eventmodul – verlangen eine gute Klangqualität. Somit werden alle Referenten mit Head-Set-Mikrofonen ausgestattet. "Test, Check, eins, zwei" – nach erfolgreicher Einweisung und einem ersten Soundcheck begibt sich die inzwischen zehn Personen starke FIS-Mannschaft ins Hotel nach Ulm.

 

18:50 Uhr

Treffpunkt zum Abmarsch ins Restaurant – wer fehlt? Richtig, das Eventmarketing-Team. Sollten die nicht eigentlich wissen, wie gutes Zeitmanagement funktioniert? Gut, dann kommen sie halt nach, 15 Minuten zum "Frischmachen" sollten reichen. Bei einem gemeinsamen Abendessen in traumhafter Location, direkt am Wasser, werden letzte offene Fragen für den morgigen Event-Tag geklärt, alle Kolleginnen und Kollegen untereinander vorgestellt und erste Kunden in Empfang genommen. Privates darf hier natürlich nicht fehlen.


Mittwoch, 27. März 2019

06:00 Uhr

Das Eventmarketing-Team macht sich als erstes auf den Weg – dieses Mal auch pünktlich – zu Kässbohrer, denn der Caterer hat sich für 06:30 Uhr angekündigt. Wie das Frühstück im Hotel war? Diese Frage bleibt leider unbeantwortet. Aufgrund der Uhrzeit reicht es nur für ein Lunchpaket, welches jedoch sehr liebevoll zubereitet ist.

 

Beladen mit allerlei Köstlichkeiten und Equipment machen sich die Helfer gleich ans Werk. Dank der guten Vorbereitung am Vortag musste lediglich noch der Welcome Desk, die Wegweiser und die Garderobenständer aufgebaut werden.

 

07:30 Uhr

Die Kaffeemaschine ist aufgebaut und bereit für den ersten Test: erfolgreich bestanden.

 

08:15 Uhr

Auch der Vertrieb hat inzwischen ausgeschlafen – die Sales-Kollegen treffen ein, erhalten ihr Namensschild und werden in die Location und Aufgaben eingewiesen.

 

08:30 Uhr

Es geht los, die Teilnehmerinnen und Teilnehmer kommen. Jetzt zeigt sich, ob alles gut vorbereitet ist. Haben alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer ein gedrucktes Namensschild? Gibt es genug Give-Aways? Finden alle Teilnehmer die Location? Wie viele spontane Absagen gibt es? Die Aufregung im Eventmarketing- bzw. des gesamten Organisations-Team ist nun am Höhepunkt.

Das Sales-Team nimmt seine Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in Empfang und kommt bei der ersten Tasse Kaffee ins Gespräch. Der Kunde steht im Mittelpunkt.

 

09:00 Uhr

Das Programm startet. Puh …, durchatmen, die erste Anspannung fällt ab. Nach der Begrüßung seitens FIS und einem Vertreter des Weltmarktführers für Pistenbullys erhalten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer durch den Imagefilm einen ersten Einblick in die Kässbohrer-Welt, der später noch durch eine Werksführung vertieft wird.

 

Hinter den Kulissen laufen schon die Vorbereitungen zur Podiumsdiskussion: Referenten verkabeln, Wassergläser richten etc.

 

 

The secret of getting ahead is getting started.

Mark Twain

Mit diesem Zitat startet Dirk Schneider, Mitglied der Geschäftsleitung von FIS, seinen Fachvortrag, der von den Auswirkungen der digitalen Transformation auf etablierte Geschäftsabläufe handelt.

 

Welche entscheidende Rolle der Kunde dabei spielt, wird in der darauffolgenden Podiumsdiskussion, unter der Moderation von Dirk Schneider, erörtert: Tim Cortinovis (Top-Speaker und Vertriebsexperte), Hendrik van Laaten, Peter Niemeyer (Senior Partner Business Manager von SAP und verantwortlich für die Themen CX und C/4HANA) und Reiner Wagner (Director Finance und Controlling der Wild Dairy Ingredients GmbH) waren sich einig, dass die IT-Architektur konsequent auf die Anforderungen des Kunden ausgerichtet werden muss.

 

Programm läuft = Entspannung für das Eventmarketing-Team? Weit gefehlt: Das heimische Social-Media-Marketing scharrt schließlich schon mit den Hufen und wartet auf Input, auf die richtige Lautstärke der Speaker muss geachtet und die Wassergläser nachgefüllt werden. Ein kleiner Snack vom Buffet und eine zweite Tasse Kaffee sorgen für das persönliche Wohlbefinden. Es gibt immer etwas zu tun.

Zurück zum Programm.

 

11:30 Uhr

Werksführung: in zwei Gruppen werden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer durch die Produktion der Kässbohrer Geländefahrzeug AG geführt. Während dessen checkt das Eventmarketing-Team das Business Lunch Buffet, prüft alle Sitzplätze und bereitet alles für die zweite Tageshälfte vor.

 

12:30 Uhr

Business Lunch: alle Gläschen stehen bereit. Bei Flying Buffet und netten Gesprächen wird die Mittagspause verbracht. Netzwerken hat hier, neben dem Energietanken, oberstes Gebot.

 

13:30 Uhr

Jetzt heißt es kreativ und produktiv werden – mit Design Thinking, einer Methode zum systematischen und ganzheitlichen Lösen von komplexen Problemstellungen. Unter der fachlichen Leitung von FIS-Kollegen erarbeitet jedes Team, auf Basis von zuvor entwickelten Buyer Personas, einen Prototypen zur Neustrukturierung des Vertriebsprozesses.

 

 

Das Eventmarketing-Team nutzt die Zeit, in der die Teilnehmerinnen und Teilnehmer beschäftigt sind, zur eigenen Stärkung und bereitet den Check-Out vor. Ein Sammelglas für Namensschilder, eines für Feedbackbögen und weitere Give-Aways stehen bereit. Ach ja, Fotos für Social Media dürfen nicht vergessen werden.

 

17:00 Uhr

Nach der Zusammenfassung des Tages und dem Dank an alle Beteiligten leitet die Moderatorin den Ausklang der Veranstaltung bei einer kleinen Stärkung ein. Endlich wird auch das größte Geheimnis gelüftet – was bekommt man, wenn man seinen Feedbackbogen ausgefüllt abgibt? Dies beschäftigte die Teilnehmerinnen und Teilnehmer, neben den fachbezogenen Fragen, den ganzen Tag. Immer wieder gab es kleine Hinweise durch die Moderatorin. Des Rätsels Lösung: Ein Pistenbully zum Mitnehmen.

 

Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie Akteure blicken auf ein sehr erfolgreiches Event zurück und treten mit der neuen Pistenraupe die Heimreise an.

 

Alle? Ok, fast. Das Eventmarketing-Team kümmert sich die kommenden zwei Stunden noch um den Abbau und die Betreuung der bestellten Dienstleister. Dann geht es auch für sie zurück ins heimische Grafenrheinfeld...

Oliver Lintl

Als Marketingreferent für Messen und Events berichte ich in meinen Beiträgen über meine Erfahrungen und die Veränderungen im Eventmanagement. Events – vor-Ort-Erlebnisse – wird es trotz Digitalisierung weiterhin geben, der persönliche Kontakt, das Netzwerken ist und bleibt wichtig – Emotionen inklusive. Die Digitalisierung bringt jedoch einfache und schnelle Prozesse im Teilnehmermanagement oder der Vermarktung mit sich. Darüber hinaus gibt es eine Reihe neuer Technologien um Events auf ein neues Level zu heben – Augmented Reality, Virtual Reality oder Event Apps sind hier die Schlagworte.

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